Samenwerken is cruciaal voor veel processen. Zo is samenwerking tussen organisatieonderdelen (bv. tussen marketing en logistieke teams) essentieel voor de effectiviteit, efficiëntie en integraliteit van een organisatie. Ook helpt samenwerking kennis en ‘best practices’ te verspreiden in de organisatie. Daarnaast bevordert samenwerking de kennisontwikkeling en creativiteit door medewerkers toegang te bieden tot de vernieuwende ideeën van andere teams.

Samenwerking heeft echter ook nadelen. Samenwerken is bijzonder complex, omdat medewerkers van bijvoorbeeld marketing en logistiek elkaar vaak minder goed kennen, andere doelen nastreven, andere werkwijzen hanteren en andere technologieën gebruiken. Samenwerkende teams zijn daardoor veel tijd en energie kwijt aan het verhelderen en begrijpen van elkaars doelen en werkwijzen. Dit is verontrustend omdat teams hierdoor maar weinig tijd en energie overhouden voor andere belangrijke interne processen. Ook leidt samenwerken tot stress en werkdruk onder medewerkers.

Veel organisaties proberen dergelijke problemen te voorkomen door gecentraliseerdinterfaces te implementeren tussen teams. Organisaties stellen bijvoorbeeld één centrale persoon aan binnen elke team om het gros van de samenwerkingsactiviteiten uit te voeren – een liaison. De centrale liaison specialiseert zich in samenwerking en doet hier uitgebreide ervaring in op. De liaison werkt uitsluitend met andere liaisons uit externe teams. Deze persoon kan zodoende efficiënt samenwerken met een groot aantal teams, waardoor andere teamleden zich volledig kunnen richten op hun kerntaken.

Het succes van liaisons wisselt helaas sterk in de praktijk. Liaisons zijn regelmatig overbelast omdat het in de praktijk vaak onmogelijk blijkt voor enkele centrale personen om de interne structuren, processen en capaciteiten van alle andere teams volledig te begrijpen en vervolgens effectief alle coördinatie tussen teams te mediëren. Daarnaast belemmert een liaison direct contact tussen leden van verschillende teams, waardoor kennisuitwisseling en creativiteit afneemt. De liaison werkt als het ware als een bottleneck die instroom van nieuwe ideeën en kennis in het team beperkt. De beperkte informatie die wel binnenkomt, is gefilterd en vertaald door de liaison en mist rijke, context-specifieke details die belangrijk zijn voor creativiteit.

Recent onderzoek laat zien hoe het gebruik van liaisons geoptimaliseerd kan worden zodat deze problemen worden opgelost. Het is vooral belangrijk dat er een sterkeintraface bestaat binnen een team. Een intraface beschrijft hoe teamleden met elkaar werken binnen het team. We spreken over een sterke intraface wanneer er een dicht netwerk bestaat binnen het team met veel directe, interpersoonlijke werkrelaties tussen collega’s. Een sterke intraface kan veel problemen van een gecentraliseerd interface helpen voorkomen en tegelijkertijd de voordelen behouden. Zo krijgen liaisons voldoende ondersteuning binnen teams met sterke intrafaces, waardoor liaisons minder snel overbelast raken. Daarnaast bevordert een sterke intraface communicatie binnen het team. Hierdoor is het mogelijk om de centrale inzichten verkregen via een liaison uitgebreid te duiden en verspreiden. De nadelen van een gecentraliseerde interfaces voor creativiteit en kennisuitwisseling worden zo beperkt.