Het Studentenondersteuningsfonds (StOF)

Wat is het Studentenondersteuningsfonds?

NB: Door een wetswijziging is de naam vanaf academisch jaar 2025-2026 van het Profileringsfonds veranderd in Studentenondersteuningsfonds (StOF). De oude term wordt niet meer gebruikt.

Het Studentenondersteuningsfonds is een regeling die financiële tegemoetkoming biedt aan bestuurders van studentenorganisaties op basis van hun bestuurslast. Tenzij een organisatie (nog) niet is opgenomen, zal deze eens per drie jaar, afhankelijk van het cluster (Sport, Studie, Gezelligheid, Cultureel of overig), een aanvraag voor herijking indienen. De bestuurslast wordt dan opnieuw beoordeeld en de financiële tegemoetkoming wordt bijgesteld. Is de organisatie nog niet opgenomen, dan mag deze elk jaar een aanvraag doen.

Hoe werkt het Studentenondersteuningsfonds?

De bestuurslast wordt beoordeeld aan de hand van verschillende documenten. Aanvragen voor het StOF moeten daarom voldoen aan de inhoudelijke en procedurele eisen die staan beschreven onder ‘Aanvraag opname Studentenondersteuningsfonds’. Deze regels worden strikt gevolgd.

Na de deadline beoordeelt het CUOS de aanvragen en stuurt een advies over opname in de regeling naar het College van Bestuur (CvB). Als het definitieve besluit door het CvB, met instemming van de Universiteitsraad, is genomen, wordt dit door het CUOS gecommuniceerd naar iedereen die een aanvraag heeft gedaan. Het besluit wordt dan op de pagina ‘Besluiten’ geplaatst en bevat onder andere het aantal bestuursbeursmaanden (BBM) waar de komende bestuurders van de studentenorganisatie gezamenlijk aanspraak op kunnen maken.

Het is daarna aan de studentenorganisatie zelf om de bestuursbeurs aan te vragen en onder de bestuurders van de organisatie te verdelen. Hoe je dat doet, lees je onderaan de pagina onder het kopje 'Hoe vraag ik mijn bestuurbeurs aan?'.

Het CvB stelt jaarlijks de Regeling Studentenondersteuningsfonds vast, waaraan het CUOS gebonden is. 

Aanvraag opname Studentenondersteuningsfonds

Deadline: 15 november, 12:00 uur (‘s middags)

Het CUOS beoordeelt alleen aanvragen die voldoen aan alle inhoudelijke en procedurele eisen. Als er van die regels wordt afgeweken, wordt de aanvraag niet geaccepteerd. Het CUOS houdt kennismakingsgesprekken, informatiebijeenkomsten en verstuurt informatiemails om extra uitleg te geven over de vereisten. Algemene vragen kunnen ook altijd gesteld worden aan cuos rug.nl.

Het wordt besturen aangeraden om elk jaar hun documenten bij te houden, ook als er geen aanvraag gedaan hoeft te worden. Het bestuur dat een aanvraag indient, is altijd zelf verantwoordelijk dat die aanvraag klopt en voldoet aan de regels die op dat moment gelden. Aan vorige herijkingen of aanvragen kunnen geen rechten worden ontleend.

In de onderstaande Richtlijn zijn enkele toelichtingen op de eisen opgenomen. Let op dat deze slechts ondersteunend is en dat hier geen rechten aan kunnen worden ontleend.

Inhoudelijke vereisten

Alle stukken moeten exact conform onderstaande aanwijzingen opgesteld. Dit betekent dat - afhankelijk van het aantal van toepassing zijnde documenten - elke organisatie minimaal 13 en maximaal 17 documenten aanlevert, tenzij anders is overeengekomen met het CUOS. Aanvullende documenten worden niet behandeld.

De manier waarop de documenten qua indeling en inhoud moeten worden ingeleverd, mag niet worden gewijzigd. De titel van de bestanden mogen enkel worden gewijzigd om [jaar] en [org] te vervangen met het relevante jaar en de naam van de organisatie.

Het CUOS gaat zorgvuldig en vertrouwlijk om met de ingestuurde documenten conform de geldende regelgeving. Lees voor meer informatie de Privacyverklaring CUOS.

Een volledige aanvraag bestaat uit de volgende documenten:

+ 0. Formulier A – [org]

Bestandsnaam: 0. Formulier A – [org]
Bestandstype: PDF
Format: Formulier A - Aanvraagformulier

Inhoud: Formulier A is een samenvattend overzicht van jullie aanvraag. Algemene gegevens omtrent de betreffende studentenorganisatie, een checklist van de aan te leveren stukken, het cluster, etc. staan hierin allemaal vermeld. 

+ 1. Statuten – [org]

Bestandsnaam: 1. Statuten – [org]
Bestandstype: PDF
Format: Originele, gewaarmerkte statuten als op te vragen bij de KVK.

+ 2. Uittreksel KVK – [org]

Bestandsnaam: 2. Uittreksel KVK – [org]
Bestandstype: PDF
Format: Originele uittreksel als op te vragen bij de KVK.

Inhoud: Het uittreksel bevat de inschrijving van slechts de huidige bestuurders van jullie organisatie. Houd er rekening mee dat inschrijving enige tijd in beslag kan nemen na een bestuurswissel. Neem tijdig contact op met het CUOS via cuos.secretaris rug.nl indien dit niet geregeld kan worden voor de deadline.

+ 3. Begroting [jaar] – [org]

Bestandsnaam: 3. Begroting [jaar] – [org]
Bestandstype: PDF of Excel
Format: N.v.t.

Inhoud: Jullie meest recente jaarlijkse begroting.

+ 4.1 Financieel jaarverslag [jaar] – [org]

Bestandsnaam: 4.1 Financieel jaarverslag [jaar] – [org]
Bestandstype: PDF of Excel
Format: N.v.t.

Inhoud: De vastgestelde financiële jaarverslagen van de afgelopen drie boekjaren worden in drievoud aangeleverd. Deze vastgestelde financiële jaarverslagen bevatten in ieder geval een resultatenrekening, balans en de hierbij behorende toelichting.

Document 4.1 gaat over het oudste jaar, en document 4.3 over het meest recente jaar. De nummering loopt dus van oud (4.1) naar nieuw (4.3).

Vereist: Handtekeningen van twee bestuurders (indien nog niet ondertekend volstaan de handtekeningen van huidige bestuurders ook).

+ 4.2 Financieel jaarverslag [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 4.1.

+ 4.3 Financieel jaarverslag [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 4.1.

+ 5.1 Formulier J [jaar] – [org]

Bestandsnaam: 5.1 Formulier J [jaar] – [org]
Bestandstype: PDF
Format: Formulier J - Secretariële jaarverslagen

Inhoud: Formulier J wordt in drievoud aangeleverd en beschrijft telkens het gevoerde beleid van het betreffende verslagjaar op basis van het secretariële jaarverslag. Het wordt sterk aangeraden wordt om alle onderdelen zo specifiek, zorgvuldig en volledig mogelijk in te vullen, aangezien deze een goede indicatie van de bestuurslast (belangrijk voor het aantal BBM) van het betreffende jaar weergeven.

Document 5.1 gaat over het oudste jaar, en document 5.3 over het meest recente jaar. De nummering loopt dus van oud (5.1) naar nieuw (5.3).

Vereist: Handtekeningen van twee bestuurders (indien nog niet ondertekend volstaan de handtekeningen van huidige bestuurders ook).

NB: Het is niet nodig om de secretariële jaarverslagen mee te sturen. Deze worden niet behandeld.

+ 5.2 Formulier J [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 5.1.

+ 5.3 Formulier J [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 5.1.

+ 6.1 Formulier D [jaar] – [org]

Bestandsnaam: 6.1 Formulier D [jaar] – [org]
Bestandstype: PDF
Format: Formulier D - Activiteitenoverzicht

Inhoud: Formulier D wordt in drievoud aangeleverd en laat telkens de georganiseerde activiteiten van het betreffende jaar zien. Zorg ervoor dat het formulier zo volledig mogelijk ingevuld wordt; wat er niet in staat kunnen wij niet meenemen in de beoordeling van de bestuurslast.

Terugkerende activiteiten kunnen per jaar gebundeld worden. Indien je bijvoorbeeld elke week een bepaalde borrel of training organiseert, kan bij frequentie ‘52’ ingevuld worden.

Het aantal deelnemers per activiteit mag geschat worden, maar wees zo specifiek mogelijk. Bestuursvergaderingen, commissievergaderingen en andere administratieve bezigheden vallen niet onder activiteiten.

Document 6.1 gaat over het oudste jaar, en document 6.3 over het meest recente jaar. De nummering loopt dus van oud (6.1) naar nieuw (6.3).

+ 6.2 Formulier D [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 6.1

+ 6.3 Formulier D [jaar] – [org]

Zie uitleg onder 6.1

+ 7. Formulier L - [org]

NB: Niet van toepassing op stichtingen. 

Bestandsnaam: 7. Formulier L [org]
Bestandstype: Excel
Format: Formulier L - Ledenlijst

Inhoud: Formulier L bevat de leden die bij jullie vereniging staan ingeschreven. De RUG en de Hanze controleren het aantal ingeschreven studenten op peildatum 15 november, a.d.h.v. de ledenlijsten onder de tabjes ‘RUG’ en ‘Hanze’.

Leden tellen alleen mee in de beoordeling als zij ingeschreven staan bij de RUG en/of Hanze. Het is dus van essentieel belang om actuele en correcte studentnummers aan te leveren. Slechts de nummers die zonder S of H ervoor staan vermeld (in elk een eigen ‘cel’) worden meegeteld in de controle.

Op andere gegevens kan i.v.m. privacywetgeving niet gecontroleerd worden. Deze gegevens moeten wel aangeleverd worden om fraude met studentnummers te voorkomen.

NB: Een zorgvuldige invulling is belangrijk, omdat er voor elke cluster een minimumaantal bij de RUG of Hanze ingeschreven leden geldt. Daarnaast kan een groter aantal ingeschreven leden leiden tot ledenopslag voor verengigingen in bepaalde clusters.

Zie voor meer informatie hoe wordt omgegaan met gegevens van leden de Privacyverklaring CUOS.

Indien van toepassing:

+ 8. Bewijs betalende leden – [org]

NB: Niet van toepassing op stichtingen. 

Bestandsnaam: 8. Bewijs betalende leden – [org]
Bestandstype: PDF
Format: N.v.t.

Inhoud: In het geval dat een organisatie leden heeft die contributie betalen, hoort hier een bewijs van het aantal betalende leden van het jaar van de aanvraag bij. De post ‘contributies’ kan hierbij worden uitgesplitst in de verschillende hoeveelheden van contributie en het aantal leden dat deze hoeveelheid betaalt.

+ 9. Bewijs bewaking en bevordering onderwijskwaliteit – [org]

NB: Vaak van toepassing op studieverenigingen.

Bestandsnaam: 9. Bewijs bewaking en bevordering onderwijskwaliteit – [org]
Bestandstype: PDF
Format: N.v.t.

Inhoud: In het geval dat een organisatie activiteiten ontplooit ter bevordering van de onderwijskwaliteit willen we hier graag een bewijs van zien. Dit kan bijvoorbeeld een bewijs van overleg (denk aan notulen e.d.) met de opleidingsdirecteur of het faculteitsbestuur zijn.

+ 10. Bewijs exploitatie pand – [org]

Bestandsnaam: 10. Bewijs exploitatie pand – [org]
Bestandstype: PDF
Format: N.v.t.

Inhoud: Wanneer een organisatie gebruik maakt van een pand ontvangen wij graag een bewijs van gebruik van dat pand. Dit kan bijvoorbeeld een huurovereenkomst, bewijs van koop of document van een beherende stichting zijn.

Een ander bestand, zoals een bankafschrift of een niet-officieel document, volstaat niet.

Procedurele vereisten

Het indienen van een aanvraag verloopt op een vaste wijze. Hiervan wordt niet afgeweken.

Verstuur alle documenten in één e-mail aan cuos.aanvraag rug.nl:

• met als onderwerp ‘[org] aanvraag Studentenondersteuningsfonds’; 

• voorzien van alle gevraagde stukken (dus géén link naar een drive o.i.d.);

• vóór de deadline van 15 november, 12:00 uur;

• door één van de bestuurdersmailadressen (dus geen persoonlijke!) van de te beoordelen organisatie.

NB: Het adres cuos.aanvraag rug.nl is slechts bestemd ter documentatie van alle aanvragen. Eventuele tekst in deze e-mails wordt niet gelezen. Alle communicatie omtrent de aanvragen gaat via cuos.secretaris rug.nl. Eventuele bijlagen in deze e-mails worden wegens privacyredenen verwijderd.

Hoe vraag ik mijn bestuurbeurs aan?

LET OP: Het CUOS is NIET verantwoordelijk voor de aanvragen of de uitbetaling hiervan, dat is de Universitaire Fondsen Commissie. Zij zijn te bereiken onder ufc rug.nl. Voor meer informatie, kijk hier.

Studenten aan de RUG kunnen hun bestuursbeurs hier aanvrangen: http://www.rug.nl/studievertraging.

Studenten van de Hanzehogeschool kunnen hun aanvraag indienen bij mevrouw E.M. van Olffen (e.m.van.olffen pl.hanze.nl).

De uiterlijke aanvraagtermijn is te vinden in de regeling.

Voor de aanvraag heb je een document nodig waarin je aangeeft hoe de bestuursbeursmaanden binnen jouw bestuur worden verdeelt. Dit document dient door het gehele bestuur te worden ondertekend. Zie hieronder voor een voorbeelddocument:

Voorbeelddocument verdeling bestuursbeursmaanden

Verklaring bestuursperiode

Als je een bestuursjaar doet bij een organisatie die op dit moment opgenomen is in het Studentenondersteuningsfonds, krijg je een bestuursbeurs. Aan het einde van je bestuursjaar moet je een door jouw opvolger ondertekend document uploaden om te bewijzen dat je jouw bestuursjaar met succes hebt voltooid. Je kunt het onderstaande document gebruiken en uploaden via hetzelfde (UFC) portaal waar je ook de bestuursbeurs aanvraagt.

Hier kun je meer informatie vinden.