Skip to ContentSkip to Navigation
Over onsWerken bij de RUG

Verplaatsingskostenregeling Rijksuniversiteit Groningen

Het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen;

gelet op:

artikel 3.21, lid 1 sub a van de CAO Nederlandse Universiteiten (2011-2013);

besluit de volgende regeling vast te stellen:

Verplaatsingskostenregeling Rijksuniversiteit Groningen.

Artikel 1: definities

Deze regeling verstaat onder:

1.   universiteit: Rijksuniversiteit Groningen (RUG);

2.   werknemer: de bezoldigde werknemer bedoeld in de CAO Nederlandse Universiteiten die in dienst is bij de RUG;

3.   het bevoegd gezag: het College van Bestuur van de RUG, dan wel diegenen die volgens de Regeling Mandaat personele aangelegenheden bevoegd zijn;

4.   standplaats: gemeente waar de werknemer zijn werkzaamheden verricht.

5.   partner: degene met wie de werknemer is gehuwd, duurzaam samenwoont of met wie een geregistreerd partnerschap is aangegaan;

6.   reisafstand: Het aantal afgelegde kilometers tussen het woonadres en de aangewezen werkplek(ken)wordt vastgesteld aan de hand van de Google app routeplanner op basis van de volledige postcode en de snelste route en afgerond op hele kilometers [1] [2] .

7.   werkplek: de locatie waar de werknemer (doorgaans) zijn werkzaamheden verricht;

8.   woonplaats: de gemeente of het bij name genoemde deel daarvan, waar de betrokkene feitelijk is gevestigd;

9.   eigen huishouding: het zelfstandig bewonen van woonruimte, voorzien van eigen meubilair en stoffering, een en ander ter beoordeling van het bevoegd gezag;

10. berekeningsbasis: bezoldiging zoals vermeld in de CAO Nederlandse Universiteiten, vermeerderd met vakantietoeslag, excl. eindejaarsuitkering, opde dag van de verhuizing.

Tegemoetkoming in de kosten woon-werkverkeer

Artikel 2: uitgangspunten reiskosten woon-werkverkeer

1.   De werknemer die op een reisafstand van meer dan 15 kilometer van zijn vaste werkplek woont en niet voldoet aan de bepalingen op grond van artikel 4, heeft aanspraak op een tegemoetkomingin de reiskosten, ongeacht de wijze van vervoer.

2.   De vergoeding wordt berekend per maand op basis van het aantal reisdagen per week. Voor het berekenen van het aantal reisdagen per maand bij een voltijds aanstelling wordt uitgegaan van 214 reisdagen per jaar gedeeld door 12.Indien op minder dagen per week wordt gereisd, wordt de vergoeding pro rato berekend.

3.   De werknemer heeft voor het woon-werkverkeer aanspraak op een vergoeding van € 0,04 per kilometer voor ten hoogste 40 kilometer. De vergoeding wordt zowel voor de heen- als terugreis verstrekt.

4.   De reisafstand wordt vastgesteld aan de hand van de Google app routeplanner op basis van de volledige postcode en de snelste route.

5.   De vergoeding wordt maandelijks met het salaris uitbetaald.

Artikel 3: OV-studentenkaart en woon-werkverkeer

1.   De werknemer, die in het bezit is van een OV-studentenkaart, maar wel aantoonbaar reiskosten woon-werkverkeer maakt, die niet vallen onder het traject of periode waarvoor de OV-jaarkaart is afgegeven, komt in aanmerking voor een tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer zoals vermeld in artikel 2 van deze regeling.

Artikel 4: reiskosten woon-werkverkeer bij een reisafstand van > 75 km en een kleine aanstellingsomvang (< 0,5 fte) of een aanstellingsduur < 2 jaar

1.   De werknemer, voor wie de reisafstand van de woonplaats naar de werkplek meer dan 75 kilometer bedraagt en voor wie de omvang van het dienstverband 0,5 fte of minder is of de aanstellingsduur korter is dan 2 jaar, kan aanspraak maken op een maandelijkse vergoeding van de werkelijke reiskosten van zijn woonplaats naar de werkplek op basis van het openbaar vervoer, laagste klasse. Indien niet met het openbaar vervoer kan worden gereisd, ontvangt de medewerker een vergoeding van € 0,09 per kilometer.

2.   De vergoeding kan verstrekt worden voor de maximale periode die geldt bij dienstverbanden voor bepaalde tijd voor WP resp. OBP, zoals vermeld in de CAO Nederlandse Universiteiten.

Artikel 5: verblijfskosten

1.   De werknemer die voldoet aan de voorwaarde zoals genoemd in artikel 1, sub 9 en artikel 4, lid 1, komt in aanmerking voor een tegemoetkoming voor verblijfskosten in de nabije omgeving van de werkplek als hij vanwege de reisafstand niet dagelijks van de woonplaats naar de werkplek kan reizen. Als door de RUG in huisvesting wordt voorzien, ontstaat deze aanspraak niet. De kosten kunnen bestaan uit betaalde kale huur, hotel- of pensionkosten. Het bevoegd gezag beslist of een dergelijke situatie zich voordoet.

2.   De vergoeding wordt voor maximaal een jaar verleend, gerekend vanaf de datum van indiensttreding. Aan de medewerker die voldoet aan de voorwaarde zoals gesteld in art. 4 , lid 1, kan de vergoeding worden verstrekt voor maximaal 2 jaar.

3.   Het bevoegd gezag stelt jaarlijks het maximum bedrag vast op basis van de tarieven van het University Hotel.

4.   De hoogte van de vergoeding bedraagt in 2015 60% van de aantoonbare werkelijk gemaakte kosten tot het maximum bedrag zoals genoemd in lid 3 van dit artikel en 50% in 2016 en 40% in de hierop volgende jaren.

5.   Artikel 6 en artikel 10, lid 6 is van overeenkomstig toepassing.

Artikel 6: wijziging omstandigheden, ziekte, zwangerschaps- en bevallingsverlof

1.   De werknemer is gehouden alle wijzigingen die van invloed zijn op de hoogte van tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer –zoals wijziging van woonplaats, werkplek, en het aantal reisdagen per week- terstond door te geven.

2.   In geval van ziekte wordt een vergoeding woon-werkverkeer gestaakt op de eerste van de maand, volgend op een periode waarin de onderbreking van het woon-werkverkeer tenminste een kalendermaand heeft geduurd. Gedurende zwangerschaps- en bevallingsverlof en andere vormen van langdurige afwezigheid komt de medewerker niet in aanmerking voor de vergoeding woon-werkverkeer. De werknemer is verplicht om uit eigen beweging schriftelijk melding te maken van een dergelijke periode.

Verhuizing en hieraan gerelateerde kosten bij door de werkgever verplicht opgelegde verhuizing

(art. 7-13)

Artikel 7: opdracht tot verhuizing

1.   Het bevoegd gezag kan aan de werknemer een opdracht tot verhuizing opleggen, indien de werknemer in het belang van de goede vervulling van de functie in de nabije omgeving van zijn werkplek woonachtig dient te zijn.

2.   In beginsel kan een opdracht tot verhuizing worden gegeven, indien de duur van het dienstverband minimaal twee jaar is en de dagtaak van het dienstverband meer dan 0,5 fte is.

3.   Tenzij door het bevoegd gezag anders is bepaald, dient de werknemer die een opdracht tot verhuizing heeft gekregen zich binnen een jaar nadat de opdracht tot verhuizing is gegeven, dan wel indien de opdracht is verstrekt voor de datum van indiensttreding, binnen een jaar na de datum van indiensttreding, te vestigen in of de nabije omgeving van zijn werkplek.

4.   Wanneer een werknemer een opdracht tot verhuizing opgelegd krijgt, heeft hij, indien en voor zover van toepassing, aanspraak op een tegemoetkoming in de verhuiskosten (artikel 8 en 9), een gedeeltelijke vergoeding van werkelijk gemaakte verblijfkosten (artikel 10) en de reiskosten op grond van art. 11, 12 of 13 van deze regeling.

5.   Een gegeven opdracht tot verhuizing kan door het bevoegd gezag worden ingetrokken op grond van veranderde feiten of omstandigheden, of omdat gewijzigde inzichten zich in overwegende mate tegen handhaving van de opdracht verzetten.

6.   Indien de werknemer niet binnen de door het bevoegd gezag gestelde termijn is verhuisd, vervalt het recht op vergoeding van de verhuiskosten. De verhuisplicht blijft bestaan, tenzij het bevoegd gezag de werknemer schriftelijk hiervoor ontheffing verleent.

7.   Indien de werknemer is verhuisd naar een tijdelijke woning in de nabije omgeving van zijn werkplek, dan is voldaan aan de opdracht tot verhuizing en ontvangt hij een vergoeding voor de verhuiskosten. Bij een eventuele latere verhuizing naar een definitieve woning, kan niet opnieuw aanspraak worden gemaakt op een vergoeding van de verhuiskosten.

Artikel 8: vergoeding van de verhuiskosten

1.   De vergoeding van de verhuiskosten omvat maximaal:

a)     een bedrag voor de transportkosten van de inboedel naar de nieuwe woning in de nabije omgeving van zijn werkplek. Onder transport van inboedel wordt tevens verstaan: het (de)monteren van kasten en eventueel het bedrag voor de tijdelijke opslag van de inboedel tot de datum van verhuizing. Extra transportkosten, waaronder de kosten voor verzamelingen, kunstvoorwerpen en/of muziekinstrumenten komen niet voor vergoeding in aanmerking.

b)     een bedrag voor herinrichtingskosten en overige kosten. De vergoeding voor herinrichtingskosten en overige kosten bedraagt 12% van de bezoldiging tot een maximum van € 5400,=.

2.   Twee werknemers die elkaars partner zijn, hebben beiden samen recht op maximaal eenmaal de in lid 1 omschreven vergoeding van de verhuiskosten. De vergoeding voor herinrichtingskosten en overige kosten wordt berekend op basis van degene met het hoogste bruto maandsalaris.

3.   De vergoeding in de verhuiskosten wordt slechts eenmaal verstrekt.

4.   De vergoeding in de verhuiskosten wordt niet verstrekt, indien de werknemer of zijn partner voor dezelfde verhuizing al op een ander wijze (bijvoorbeeld een andere werkgever/subsidieverstrekker) een tegemoetkoming ontvangt, dan wel hiertoe een verzoek heeft ingediend. In dat geval wordt slechts het verschil uitbetaald tussen deze vergoeding en de vergoeding die de universiteit anders zou hebben verstrekt.

Artikel 9: transportkosten inboedel

1.   De werknemer, die de verhuizing niet in eigen beheer uitvoert, laat de verhuizing uitvoeren door:

a)   een door het bevoegd gezag aangewezen verhuisbedrijf of

b)   een erkend verhuisbedrijf.

2.   De in redelijkheid te maken transportkosten voor het overbrengen van de inboedel worden vergoed op basis van een door de werkgever goedgekeurde offerte, waarvan er één van een door het bevoegd gezag aangewezen verhuisbedrijf kan zijn. De laagste offerte wordt vergoed.

3.   Indien de werknemer de verhuizing in eigen beheer uitvoert, kan de vergoeding van de transportkosten van de inboedel bestaan uit:

a)   de huur van een verhuiswagen, alsmede de brandstofkosten die direct verband houden met het overbrengen van de inboedel naar de nieuwe woning of

b)   een vergoeding van € 0,19 per kilometer over de kortste route van de oude naar de nieuwe woning. Er worden maximaal twee ritten vice versa vergoed. Indien hierbij een aanhanger wordt gehuurd, worden de kosten hiervan eveneens vergoed.

4.   Over de transportkosten van de inboedel bij vervoer per schip vanuit een overzees gebied kan het bevoegd gezag besluiten maximaal de kosten van een hoeveelheid die kan worden geladen in een zeecontainer van 30 m³ te vergoeden.

5.   Kosten die verbonden zijn aan het vervoeren van huisdieren, het verschepen van een auto of een ander (motor)voertuig worden niet vergoed.


Artikel 10: vergoeding verblijfskosten

1.   De werknemer aan wie opdracht tot verhuizing is gegeven en naar het oordeel van het bevoegd gezag niet dagelijks heen en weer kan reizen tussen zijn woon- en standplaats, heeft tenzij door de RUG in huisvesting wordt voorzien, aanspraak op een tegemoetkoming voor verblijfskosten in de nabije omgeving van de werkplek. De kosten kunnen bestaan uit betaalde kale huur, hotel- of pensionkosten. Het bevoegd gezag beslist of een dergelijke situatie zich voordoet.

2.   De vergoeding wordt verleend voor maximaal één jaar, gerekend vanaf de datum van indiensttreding en wordt in ieder geval beëindigd met ingang van de datum van de verhuizing.

3.   Het bevoegd gezag stelt jaarlijks het maximum bedrag vast op basis van de tarieven van het University Hotel.

4.   De hoogte van de vergoeding bedraagt in 2015 60% van de aantoonbare werkelijk gemaakte kosten tot het maximum bedrag zoals genoemd in lid 3 van dit artikel en 50% in 2016 en 40% in de hierop volgende jaren.

5.   Indien de medewerker de opdracht tot verhuizing is gegeven en naar het oordeel van het bevoegd gezag niet alles heeft gedaan wat redelijkerwijs van hem verwacht mag worden om zo spoedig mogelijk te verhuizen, komt hij niet langer in aanmerking voor een tegemoetkoming als bedoeld in dit artikel.

6.   Werknemers die gebruik maken van de 30%-regeling hebben geen aanspraak op een vergoeding als gevolg van de verblijfskosten.

A r tikel 11: reiskosten werknemer en gezinsleden vanuit buitenland bij opdracht tot verhuizing

1.   Als de werknemer in verband met zijn indiensttreding zich vanuit het buitenland vestigt in de standplaats, kan het bevoegd gezag beslissen om tevens de reiskosten laagste klasse van de werknemer en meereizende gezinsleden (partner en kinderen), die direct verband houden met de verhuizing vanuit het buitenland, te vergoeden. Hierbij wordt maximaal een enkele reis tourist class vergoed. In het geval de kosten van een retourvliegticket aantoonbaar lager zijn, worden deze kosten vergoed.

Artikel 12: tegemoetkoming reiskosten woonplaats eenmaal per week (weekend gezinsbezoek)

1.   De werknemer die opdracht heeft gekregen om naar de standplaats te verhuizen en voor het declareren van de gemaakte verblijfskosten toestemming van het bevoegd gezag heeft gekregen, heeft tot een bepaald maximum aanspraak op een vergoeding van de kosten van het openbaar vervoer laagste klasse om eenmaal per week naar zijn woonplaats te reizen. Indien niet met het openbaar vervoer kan worden gereisd, ontvangt de werknemer een vergoeding van € 0,09 per kilometer.

2.   Als de werknemer in het buitenland woonachtig is en naar zijn woonplaats reist, bedraagt de vergoeding maximaal de kosten van het openbaar vervoer laagste klasse van het treintraject Groningen – Maastricht.

3.   Deze vergoeding wordt beëindigd met ingang van de datum van de verhuizing, doch uiterlijk na 1 jaar.

4.   Artikel 6 is van overeenkomstige toepassing.

5.   Werknemers die gebruik maken van de 30%-regeling hebben geen aanspraak op een vergoeding zoals opgenomen in dit artikel.

Artikel 13: reiskosten woon-werkverkeer tot datum verhuizing

1.   De werknemer die van het bevoegd gezag de opdracht heeft gekregen om naar de standplaats te verhuizen en toestemming van het bevoegd gezag heeft gekregen om tot aan de datum van verhuizing te blijven reizen tussen de woon- en standplaats, heeft tot een bepaald maximum bedrag aanspraak op een maandelijkse vergoeding van de werkelijke reiskosten van zijn woonplaats naar de werkplek op basis van het openbaar vervoer laagste klasse.

2.   Het bevoegd gezag stelt de vergoeding vast op basis van de kosten van een maandtraject treinkaart laagste klasse. De vergoeding bedraagt maximaal de kosten van het openbaar vervoer laagste klasse van het treintraject Groningen - Maastricht.

3.   De vergoeding wordt berekend per maand op basis van het aantal reisdagen per week. Voor het berekenen van het aantal reisdagen per maand bij een voltijds aanstelling wordt uitgegaan van uitgegaan 214 reisdagen per jaar gedeeld door 12.

4.   Indien op minder dagen per week wordt gereisd, wordt de vergoeding pro rato vastgesteld.

5.   Deze vergoeding wordt beëindigd met ingang van de datum van de verhuizing, doch uiterlijk na 1 jaar.

6.   Artikel 6 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14

Tegemoetkoming in verhuiskosten zonder verhuisplicht

1.   De medewerker die meer dan 75 kilometer van de werkplek woont en bij aanvang van het dienstverband gaat wonen in de nabije omgeving van de werkplek ontvangt op verzoek eenmalig een tegemoetkoming in de verhuiskosten. De tegemoetkoming bedraagt voor werknemers met een tijdelijk dienstverband van 5 jaar of meer, dan wel als sprake is van een tijdelijk dienstverband met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd, € 2500,=. Voor medewerkers met een korter dienstverband is de eenmalige tegemoetkoming € 750,=.

2.   Als sprake is van een promotietraject of onderzoekstraject, waarbij een deel van het onderzoek bij de RUG wordt verricht en een deel bij een andere instelling, dan is de tegemoetkoming bestemd voor de totale periode van het promotie- of onderzoekstraject.

3.   Deze tegemoetkoming zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel betreft de kosten die aan de verhuizing zijn gerelateerd, waaronder de transportkosten voor eventuele inboedel en bagage (incl. in-en uitpakken van inboedel, demontage en montage van inboedel en opslagkosten), herinrichtingskosten, eventuele verblijfskosten tot aan de datum van verhuizing en overige kosten die verband houden met de verhuizing. De tegemoetkoming wordt netto uitbetaald, mits voldaan is aan de fiscale voorwaarden. Als dit niet het geval is, wordt de tegemoetkoming bruto uitbetaald.

4.   Daarnaast kunnen bij een verhuizing uit het buitenland eenmalig de aantoonbaar werkelijk gemaakte netto reiskosten worden vergoed conform het bepaalde in artikel 11.

5.   Twee werknemers die elkaars partner zijn, hebben beiden samen recht op maximaal eenmaal de in lid 1 omschreven tegemoetkoming van de verhuiskosten.

6.   Bij een eventuele latere verhuizing naar een andere woning, kan niet opnieuw aanspraak worden gemaakt op een tegemoetkoming voor de verhuiskosten.

7.   Deze tegemoetkoming in de verhuiskosten wordt niet verstrekt als door de werkgever zelf wordt voorzien in huisvesting. De tegemoetkoming wordt ook niet verstrekt, als de werknemer of zijn partner voor dezelfde verhuizing al op een ander wijze (bijvoorbeeld een andere werkgever/subsidieverstrekker) een tegemoetkoming ontvangt, dan wel hiertoe een verzoek heeft ingediend. In dat geval wordt slechts het verschil uitbetaald tussen deze vergoeding en de vergoeding die de universiteit anders zou hebben verstrekt.      

Aanvraag, terugbetaling en overige voorwaarden

Artikel 15: aanvraag verhuiskostenvergoeding en andere vergoedingen ingevolge deze regeling

1.   Een verzoek om toekenning van de verhuiskostenvergoeding resp. andere vergoedingen ingevolge deze regeling moet zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen twee maanden nadat de verhuizing heeft plaatsgevonden dan wel de aanspraak op de vergoeding is ontstaan, worden ingediend bij het bevoegd gezag. Bij deze aanvraag moeten de benodigde bewijsstukken worden gevoegd.

2.   Het niet voldoen aan de in het eerste lid genoemde termijn en voorwaarden leidt tot het vervallen van de aanspraak op de vergoeding.

Artikel 16: terugbetaling verhuiskostenvergoeding

1.   De werknemer die binnen twee jaar na zijn verhuizing op eigen verzoek of als gevolg van aan hem zelf te wijten feiten of omstandigheden wordt ontslagen, is verplicht de vergoeding als bedoeld in artikel 8 en 9 of een tegemoetkoming zoals bedoeld in artikel 14 volledig terug te betalen.

2.   Het bevoegd gezag kan besluiten de verplichting tot terugbetaling geheel of gedeeltelijk te laten vervallen.


Artikel 17: arbeidsmarkt redenen

1.   Om arbeidsmarktredenen kan aan de werknemer in afwijking van artikel 4, artikel 5, artikel 10, artikel 12 en 13 een vergoeding worden verstrekt op basis van de kosten van het openbaar vervoer, eerste klasse en/of een hogere vergoeding voor verblijfskosten gedurende de in artikel 5 en 10 genoemde periode tot een maximum van 100% van de aantoonbare werkelijk gemaakte kosten.

2.   Het bevoegd gezag beoordeelt, wanneer sprake is van een situatie als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 18: fiscale belastbaarheid

1.   Alle vergoedingen bedoeld in deze regeling worden verstrekt met inachtneming van de bepalingen van de fiscus ten aanzien van onbelaste vergoedingen. Ze zijn onbelast voorzover de regels van de Nederlandse wetgeving dit toelaten. In overige gevallen worden ze toegekend met inhouding van loonheffing/sociale premies.

2.   Indien aan de fiscaal vrijgestelde uitbetaling vanwege regelgeving of door de Belastingdienst bijzondere voorwaarden worden verbonden, is de werknemer gehouden aan deze voorwaarden te voldoen en dit desgewenst aan te tonen. Een eventuele naheffing op grond van het niet voldoen aan deze voorwaarden komt voor rekening van de werknemer.

Artikel 19: hardheidsclausule

Met inachtneming van artikel 17 kan het bevoegd gezag in positieve zin van deze regeling afwijken in gevallen waarin deze regeling naar zijn oordeel niet of niet in redelijkheid voorziet.

Artikel 20: ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015. De regeling vervangt alle eerdere regelingen op dit gebied, welke binnen het gezagsbereik van de werkgever vallen. Onder de oude regeling gemaakte afspraken blijven gehandhaafd.

Artikel 21: citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als de Verplaatsingskostenregeling Rijksuniversiteit Groningen.

Deze regeling is vastgesteld door het College vanBestuur op 1 december 2014 na overeenstemming in het Lokaal Overleg d.d. 26 november 2014.



[1] De medewerker voor wie de afstand woon-werk is bepaald voor 1 januari 2015, behoudt zijn aanspraak, die is vastgesteld aan de hand van de ANWB-routeplanner o.b.v. de volledige postcode en de kortste route

[2] De berekening is als volgt: de heenreis van het woonadres naar de aangewezen werkplek(ken)wordt bij de terugreis over dezelfde afstand opgeteld en gedeeld door twee. Het aantal kilometers wordt afgerond op hele kilometers (zonder decimalen, 0-5 wordt naar beneden afgerond, 5 en hoger naar boven) en vervolgens vermenigvuldigd met 2.)

Laatst gewijzigd:22 januari 2015 18:39
printOok beschikbaar in het: English