PhD ceremonie en PhD diploma

U moet uiterlijk 2 maanden voor uw plechtigheid het titelblad uploaden in Hora Finita. Voor het vormgeven van uw titelblad kunt u de onderstaande templates gebruiken. Het door de afdeling Promoties goedgekeurde titelblad neemt u op in de definitieve versie van uw manuscript.

Let op

Wacht met het drukken van uw proefschrift tot het titelblad is goedgekeurd. Lever het titelblad dus op tijd aan.

Templates titelblad proefschrift

U kunt het titelblad als pdf downloaden:

• PhD degree
• Double PhD degree
• Joint Doctoral

Gedrukte versie

De gedrukte versie van uw proefschrift (2 exemplaren en 2 losse exemplaren van de stellingen) kan worden:

• ingeleverd bij de Library Support Desk (Broerstraat 4), of
• gestuurd naar het postadres:
  
  Universiteitsbibliotheek
  Afdeling dissertaties
  Postbus 559
  9700 AN Groningen

Elektronische versie

De elektronische versies van het proefschrift en de stellingen dienen te worden aangeleverd via Hora Finita.

Waarom moet ik een licentieovereenkomst invullen?

Door de licentieovereenkomst in te vullen, geeft u de RUG toestemming om het proefschrift te publiceren via de RUG Research Portal.

Als u volledig akkoord gaat met het open access (niet-exclusieve openbaarmaking) publiceren van uw proefschrift, kunt u de punten 1 t/m 3 overslaan en direct ondertekenen.

Indien materiaal in uw proefschrift niet open access is, wordt uw proefschrift volledig onder een voorlopig embargo van een jaar geplaatst. Bij punt 1 en 2 in de licentieovereenkomst kunt u aangeven wat van toepassing is:

Bij punt 1 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat u van plan bent te publiceren. Dit zijn vaak hoofdstukken van het proefschrift met de status 'Submitted', 'In preparation' of 'Under review'.

Bij punt 2 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat al gepubliceerd is.

Indien je een commerciële editie van het proefschrift publiceert, vermeld dit dan even via een notitie op de licentieovereenkomst. Je kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.

Bij punt 3 geeft u aan dat er afspraken zijn die zorgen dat de bibliotheek in eerste instantie een embargo van één jaar op het volledige proefschrift legt, ingaande op de promotiedatum. Dit embargo vervalt automatisch. Indien overeenkomsten met een uitgever een verlenging van dit embargo na het eerste jaar vereisen, verzoeken wij u een e-mail te sturen naar dissertations rug.nl.

Hoe de promotieplechtigheid eruit ziet en waar u rekening mee moet houden, leest u in het Promotieprotocol voor de promotieplechtigheid.

In het promotiereglement van de Rijksuniversiteit Groningen is een aantal wettelijke bepalingen opgenomen zoals die in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) zijn vastgelegd, alsmede een aantal voorwaarden die door het college voor promoties van de Rijksuniversiteit Groningen zijn vastgesteld. Onder andere is te lezen wie toegang heeft tot de promotie, hoe promotores en co-promotores aangewezen worden, hoe het proefschrift tot stand dient te komen en hoe de beoordelingscommissie en de promotiecommissie worden samengesteld.

Dit reglement geldt vanaf 1 september 2018 en vervangt het oude reglement.

Het nieuwe Reglement is tot stand gekomen in samenspraak met het College voor Promoties en de Graduate Schools van de RUG.

De meest opvallende wijzigingen ten opzichte van het oude Promotiereglement zijn dat:

• per 1 april 2018 het ius promovendi door het College voor Promoties kan worden toegekend aan gepromoveerde universitaire hoofddocenten en dat zij vervolgens ook als promotor kunnen worden benoemd;
• voor universitaire hoofddocenten aan wie het ius promovendi is toegekend geldt, net als voor hoogleraren, dat zij niet meer als copromotor kunnen optreden;
• uitdrukkelijk is opgenomen dat de promovendus promoveert aan de universiteit en niet aan de faculteit;
• de artikelen rondom databeleid van de RUG een update hebben gekregen;
• de artikelen rondom het verlenen van het predicaat Cum Laude zijn verduidelijkt;
• en tot slot de hoofdstukken over gemeenschappelijke (joint) en dubbele (double) doctoraten zijn samengevoegd in één hoofdstuk (hoofdstuk 12).

In het linkermenu vindt u naast een aantal handige formulieren ook een nauwkeurige beschrijving van de gang van zaken tijdens promoties en tevens een handige adressenlijst.

De tijdstippen van de promoties zijn:

• 9:00 uur
• 11:00 uur
• 12:45 uur
• 14:30 uur
• 16:15 uur

U kunt zelf een promotiedatum reserveren in Hora Finita. Zodra u het manucript in Hora Finita hebt ingevoerd, en de beoordelingscommissie is goedgekeurd en uitgenodigd, ontvangt u een mail dat aangeeft dat u vanaf nu een promotiedatum kunt reserveren in Hora Finita.

Meer informatie: Handleiding reserveren promotiedatum in Hora Finita

U kunt via het Aanvraagformulier Promotie op My University aan het Facilitair Bedrijf doorgeven of u een receptie wilt houden na uw plechtigheid. Het is verstandig om een van de receptiezalen zes weken voor uw promotiedatum te reserveren.

Toegang tot de promotie

• De promotie is openbaar.
• De promotie vindt plaats in de Aula, waar 300 zitplaatsen zijn. Voor de familie van de promovendus zijn er 30 gereserveerde plaatsen. Mocht dit niet voldoende zijn, dan kunt u contact opnemen met de Bode- en Conciërgedienst. Indien het niet mogelijk is de promotie in de Aula te doen plaatsvinden, wordt er indien mogelijk uitgeweken naar de Senaatskamer. In de Senaatskamer zijn maximaal 100 zitplaatsen.
• Kinderen onder de 6 jaar kunnen niet tot de promotieplechtigheid worden toegelaten.
• Het Academiegebouw is via de zij-ingang toegankelijk voor rolstoelgebruikers.
• Indien wenselijk kun je als promovendus zelf een parkeerplek aanvragen op het parkeerterrein naast het Academiegebouw door te mailen naar receptie.academie@rug.nl. Gasten kunnen parkeren in de nabijgelegen parkeergarages Q-Park Ossenmarkt of Parkeergarage Forum, deze bevinden zich op ongeveer 7 minuten loopafstand vanaf het Academiegebouw.

Kleding

Het wordt op prijs gesteld dat de kleding in overeenstemming is met de waarde die de Universiteit aan de plechtigheid hecht.  

Fotograferen

• Tijdens de plechtigheid, de verdediging, mag er niet worden gefotografeerd.

Receptie

Na afloop van de plechtigheid leidt de Pedel, een medewerker van de Bode- en Conciërgedienst, u naar de receptieruimte, dan wel de uitgang indien de receptie elders wordt gehouden.

Ga je je diploma ook in het buitenland gebruiken? Dan is de kans groot dat je een apostille aan moet vragen.

Meer informatie kun je vinden op de pagina Nederlands document legaliseren met een apostille op de website van de Rijksoverheid.

Het PhD-diploma wordt eenmalig verstrekt. Wanneer deze kwijt of beschadigd raakt, kunnen wij helaas geen nieuwe verstrekken.

We kunnen wel een kopie van de declaration sturen. Om deze aan te vragen kun je een e-mail sturen naar promoveren rug.nl.

Je kunt een verificatieverzoek indienen via het formulier Aanvragen verklaring of indienen verificatieverzoek.