Vacature Teamleider secretariaat (0,8-1,0 fte)

Express yourself – understand the world is het motto van het Talencentrum. Wij geloven dat we de wereld beter kunnen maken. We doen dat door onze klanten te ondersteunen bij de ontwikkeling van hun taal- en interculturele vaardigheid, zodat taal en cultuur geen barrière vormen in hun communicatie in werk en studie. We zijn bevlogen, innovatief en doelgericht.

Het Talencentrum, een zelfstandige eenheid gesitueerd in de Faculteit der Letteren, biedt taalcursussen (individueel en in een groep) in verscheidene talen aan, op verschillende niveaus en voor algemene en specifieke doeleinden. Daarnaast bieden we trainingen interculturele communicatie. Veel van onze cursussen worden op maat gemaakt, gericht op de wensen van de opdrachtgever. Het Talencentrum bestaat uit de secties Engels, Nederlands, Moderne Vreemde Talen, Interculturele Communicatie en een Vertaal- en Correctie Service. Het Talencentrum heeft een internationaal team van ongeveer 110 medewerkers, onder wie ca. 40 oproepkrachten.

Vanwege het vertrek van een collega zijn we voor ons secretariaat op zoek naar een teamleider met een uitstekende helicopterview. In deze veelzijdige functie geeft u leiding aan een secretariaat van 7 medewerkers. Het secretariaat is in de frontoffice het eerste aanspreekpunt voor docenten en andere medewerkers van het Talencentrum en voor (aspirant-) cursisten en opdrachtgevers die vragen hebben over cursussen en trainingen, of informatie willen over de verschillende mogelijkheden die het Talencentrum te bieden heeft. Daarnaast voeren medewerkers van het secretariaat een groot aantal backoffice taken uit zoals verzorgen van de cursusadministratie, voeren van correspondentie, roosteren, ondersteunen van secties en management, aanleveren van gegevens voor rapportages en verslagen, factureren en uitvoeren van financiële controle, voeren van webredactie, ondersteunen van projecten en verzorgen van PR. We verwachten van u dat u binnen het secretariaat een sturende en coachende rol inneemt met oog voor de persoonlijke en beroepsmatige ontwikkeling van uw medewerkers. De inrichting en organisatie van het secretariaat bevindt zich door de groei van het Talencentrum in een transitiefase. Uw helicopterview stelt u in staat om mee te denken en mogelijkheden te verkennen voor verdere optimalisering, uniformering en automatisering van de bestaande processen en procedures. Door een goede taakverdeling, planning en organisatie van werkzaamheden kunt u binnen uw team een doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige werkuitvoering realiseren. U voert als teamleider eveneens taken uit in de front- en backoffice.
Het Talencentrum werkt met een internationaal team van docenten, in een informele cultuur waarbij samenwerking, een goede werksfeer, ontwikkeling van medewerkers, klantgerichtheid en het leveren van kwaliteit belangrijke onderdelen zijn. U rapporteert aan en ontvangt richtlijnen van de directeur van het Talencentrum, met wie u nauw samenwerkt. Voor haar verricht u indien nodig inhoudelijke en ondersteunende werkzaamheden, waaronder het onderhouden van contacten, verzamelen en analyseren van informatie en fungeren als aanspreekpunt voor vragen.

• hbo werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar ervaring met leidinggeven aan een team
• uitstekend kunnen coördineren, plannen, organiseren en delegeren
• minimaal 3 jaar ervaring in het hanteren en aanpassen van administratieve processen en procedures
• vaardigheid in het werken met administratieve systemen en ICT-applicaties, met name zeer vaardig in Excel
• aantoonbare ervaring met klantcontacten
• accuraat en integer kunnen handelen in een drukke en vaak stressvolle werkomgeving
• goede communicatieve mondelinge en schriftelijke vaardigheid Nederlands (C1) en Engels (B2/C1)
• een zelfstandige, pro-actieve, dienstverlenende houding
• hoge stressbestendigheid.

In aanvulling op deze functie-eisen verwachten we van u dat u:

• communicatief vaardig bent
• een uitstekende teamspeler bent die in staat is om de rust in het team te bewaren in drukke en stressvolle periodes
• zich snel kunt inwerken in de complexe en veelzijdige dynamiek van het Talencentrum
• resultaatgericht bent en het belang van de klant voor ogen houdt
• het vermogen hebt om snel te schakelen in een snel veranderende context.

De Rijksuniversiteit Groningen biedt afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 2465,- tot maximaal € 3292,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij volledige werktijd. De functie omvat 1,0 fte. Het betreft een aanstelling voor in eerste instantie de periode van een jaar. Aan het einde van het jaar wordt het functioneren geëvalueerd en bij een positieve evaluatie wordt een dienstverband voor onbepaalde tijd aangegaan. De functie wordt ingedeeld afhankelijk van opleiding en relevante ervaring volgens het Universitair Functie Ordenings Systeem in het UFO-functieprofiel Teamleider 2. Bij deze functie wordt het aanvullend profiel van Administrateur 3 gehanteerd.

Solliciteren
U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 20.06.2018 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier. Alle sollicitanten worden op de hoogte gehouden van de procedure; we verzoeken u dan ook een bericht hierover van ons af te wachten.

Sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 26.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.