Elektronisch proefschrift en licentieovereenkomst

LET OP: vanaf januari 2026 zijn er (tijdelijk) 2 licentieformulieren in omloop.

Heeft u uw proefschrift voor 15 januari 2026 ingediend en het bijbehorende licentieformulier gedownload dan is onderstaande van toepassing:

• Via de licentieovereenkomst geef je toestemming aan de RUG om het proefschrift via de RUG Research Portal openbaar te maken.

• De punten 2 en 3 in de licentieovereenkomst zijn het meest van belang. Hier geeft u aan welke uitzonderingen er op de open access plaatsing moeten worden gemaakt.

• U geeft de nummers van de hoofdstukken die u nog gaat of wilt publiceren aan bij punt 2. Deze hebben meestal de status “Submitted”, ”In preparation” of “Under review”.

• De nummers van de gepubliceerde hoofdstukken geeft u aan bij punt 3. In principe hoeft u bij punt 3 open access artikelen niet op te geven.

• Bij de verwerking checken we onafhankelijk van de inhoud van de licentieovereenkomst altijd nog alle hoofdstukken of er een embargo nodig is.

• Als wij constateren dat een gepubliceerd hoofdstuk geen embargo (meer) nodig heeft voeren we dit zo uit en gaat de verantwoordelijkheid voor het open access beschikbaar stellen van dit hoofdstuk over naar de RUG.

• Indien u een commerciële editie van het proefschrift publiceert, vermeld dit dan even via een notitie op de licentieovereenkomst. U kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.

• Punt 4 van de licentieovereenkomst informeert u dat wij op bij punt 2 genoemde hoofdstukken in eerste instantie een embargo plaatsen van 1 jaar vanaf de promotiedatum. Dit embargo verloopt automatisch. Indien afspraken met een uitgever het wenselijk maken dit embargo na het eerste jaar te verlengen, dan kunt u mailen via dissertations rug.nl.

Heeft u na 15 januari uw proefschrift ingediend en het bijbehorende licentieformulier gedownload dan is onderstaande van toepassing:

• Door de licentieovereenkomst in te vullen, geeft u de RUG toestemming om het proefschrift te publiceren via de RUG Research Portal.

• Als u volledig akkoord gaat met het open access (niet-exclusieve openbaarmaking) publiceren van uw proefschrift, kunt u de punten 1 t/m 3 overslaan en direct ondertekenen.

• Indien materiaal in uw proefschrift niet open access is, wordt uw proefschrift volledig onder een voorlopig embargo van een jaar geplaatst. Bij punt 1 en 2 in de licentieovereenkomst kunt u aangeven wat van toepassing is:

• Bij punt 1 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat u van plan bent te publiceren. Dit zijn vaak hoofdstukken van het proefschrift met de status 'Submitted', 'In preparation' of 'Under review'.

• Bij punt 2 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat al gepubliceerd is.

• Indien u een commerciële editie van het proefschrift publiceert, vermeld dit dan even via een notitie op de licentieovereenkomst. Je kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.

• Bij punt 3 geeft u aan dat er afspraken zijn die zorgen dat de bibliotheek in eerste instantie een embargo van één jaar op het volledige proefschrift legt, ingaande op de promotiedatum. Dit embargo vervalt automatisch. Indien overeenkomsten met een uitgever een verlenging van dit embargo na het eerste jaar vereisen, verzoeken wij u een e-mail te sturen naar dissertations rug.nl.