Erasmus+ training staff

Binnen de EU kunnen docenten/stafleden/OBP-ers van de FdL trainingen/cursussen volgen aan een partnerinstelling. Hiervoor zijn middelen beschikbaar die de reis en het verblijf vergoeden. Partnerinstellingen sturen informatie over hun aanbod aan trainingen/cursussen, maar u kunt ook zelf op zoek gaan naar cursussen, of een werkbezoek plannen aan een partnerinstelling.

Om te verifiëren of de gewenste cursus/training/werkbezoek in aanmerking komt, neem even contact met het faculteitsbureau via erasmus.arts rug.nl.

Gezien de beperkte beschikbaarheid voor staftrainingsplekken aan de RUG, wordt de aanmelding ter beoordeling neergelegd bij de afdeling Internationale Samenwerking Centraal om er zeker van te zijn dat de staftrainingsaanvraag gehonoreerd kan worden.

Aanvraag en boeken van de reis

• Het formulier Aanvraag/Opdracht buitenlandse reis invullen. Op het formulier is ruimte voor een begroting, het is belangrijk dat u die zo realistisch mogelijk invult. (Let op dat u het BR-nummer dat in de rechterbovenhoek staat, noteert. U heeft het nodig om uw reis te boeken en voor uw declaratie.)
• Laat het formulier vervolgens ter goedkeuring ondertekenen door uw leidinggevende en stuur het naar erasmus.arts@rug.nl
• Het goedgekeurde formulier wordt vervolgens door de budgetverantwoordelijke ondertekend en ingediend bij het Financieel Administratief Centrum (FAC) zodat de reis geregistreerd staat.
• U kunt de reis boeken bij reisbureau Uniglobe, tel.nr. 050-3601580. Het eerder genoteerde R-nummer is daarbij van groot belang, want Uniglobe mag uw reis pas accepteren en vastleggen als intern de reisaanvraag met het BR-nummer is goedgekeurd en het FAC dit d.m.v. een mail aan Uniglobe kenbaar heeft gemaakt.
• Het goedgekeurde reisaanvraagformulier heeft u ook nodig wilt u onder de collectieve reisverzekering van de RUG vallen.

Rapportage van de reis

Om in aanmerking te komen voor een vergoeding via Erasmus+ moeten de volgende formulieren  ingevuld en ondertekend worden :

• Erasmus+ Training Mobility Agreement

• Erasmus+ Grant Agreement (tentative version)

Declaratie van de kosten

• Het formulier Declaratie buitenlandse reis invullen (inclusief uw R-nummer) en samen met alle bonnen en andere bewijsstukken van de te declareren kosten inleveren bij secretariaat Faculteitsbureau. Reist u per vliegtuig, dan graag uw boarding pass ook inleveren! Alleen originele betalingsbewijzen, geen kopieën, worden in behandeling genomen.
• Bij onvolledig ingevulde formulieren of ontbreken van formulieren en/of betalingsbewijzen is de faculteit gerechtigd de declaratie niet volledig toe te kennen en evt. ontbrekende bedragen in mindering te brengen.

Subsidiebedragen

Voor het jaar 2013-2014 was er € 75 per werkdag aan Europese subsidie voor verblijfs- en huisvestingskosten en voor de reiskosten een vergoeding van € 300 beschikbaar. Voor studiejaar 2014-2015 zijn de precieze bedragen nog niet bekendIn uitzonderingsgevallen, vanwege extra kosten, kan een wat hoger bedrag worden toegekend uit de EU-gelden. Dit hogere bedrag moet vooraf aangevraagd dan wel expliciet verantwoord worden in een begeleidend schrijven. Binnen redelijkheid wordt de subsidie aangevuld uit facultaire middelen; mede hierom is het van belang zo realistisch mogelijk te begroten bij uw reisaanvraag. Substantiële overschrijdingen van de begroting die zonder overleg zijn ontstaan, worden niet vergoed.

Vragen?

Voor vragen of opmerkingen stuur een mailtje naar erasmus.arts rug.nl