Management/Office-assistent (0,3 fte) (V25.0286)

Ben jij een bevlogen management-/office assistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij als geen ander hoe je het overzicht behoudt over je taken en deadlines? Ben jij een betrouwbare partner voor het management en wil je belangrijk zijn voor de ondersteuning van wetenschappelijk personeel? Ga aan de slag als management-/office assistent bij de faculteit Rechten van de Rijksuniversiteit Groningen.

Voor faculteit Rechtsgeleerdheid, afdeling Energierecht (Rölinggebouw binnenstad) zijn we op zoek naar een proactieve en leergierige management-/office assistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om een sparringpartner en spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een complexe omgeving. Een organisatorisch talent die een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs bij een top 100 universiteit. In deze rol ben je een betrouwbare partner voor het management door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatie van onderzoek en onderwijs en een grote bijdrage te leveren aan de bedrijfsvoering.

Als management-/office assistent vervul je een belangrijke rol met de volgende taken

• Je voert algemene secretariële en administratieve taken uit zoals het notuleren van vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en het bijhouden van administraties.
• Je zorgt voor de ontvangst van nieuwe binnen- en buitenlandse collega's en gasten binnen de secties en zorg dat ze hun weg kunnen vinden vinnen de (digitale) werkomgeving.
• Je beheert agenda’s, plant en coördineert afspraken en vergaderingen.
• Je stelt teksten op, redigeert deze en archiveert documenten, rapporten en correspondentie en beheert vertrouwelijke informatie en digitale dossiers.
• Je bent proactief in het oplossen van onverwachte situaties en uitdagingen ten behoeve van een soepele gang van zaken.
• Je bent een actieve gesprekpartner in het verder ontwikkelen van het team.

Hier kom je te werken
Bij de Rijksuniversiteit Groningen zorgen we ervoor dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. We zijn een grote universiteit waar niet alleen gepassioneerde onderzoekers en docenten werken, maar waar ook juist ondersteunend personeel een waardevolle bijdrage levert. Onze universiteit is actief betrokken bij de samenleving en we vinden het belangrijk om goed voor onze omgeving te zorgen. Talent, ambitie en prestatie van de 34.000 studenten en 6.500 medewerkers worden zoveel mogelijk gestimuleerd.

De juridische faculteit is een (inter)nationaal georiënteerde organisatie die een modern én klassiek profiel heeft. Hoewel zij een vier eeuwen lange traditie kent, blijft zij haar onderwijs vernieuwen om breed georiënteerde juristen op te leiden. Haar onderzoek is voor een groot deel rechtsgebied-overstijgend en multidisciplinair van aard. Met ongeveer 5.000 studenten en 450 medewerkers is het een middelgrote faculteit van de RUG.

Het team: De sectie energierecht is een jonge energieke groep deskundigen die graag willen bijdragen aan de transitie naar herbruikbare energiebronnen en een eerlijker energy markt. We plaatsen welzijn en sociale veiligheid als onze kerndoel in de wetenschap dat talent floreert onder de juiste werkomstandigheden. We hebben vele interacties met regionale, nationale en internationale partners die ons helpen om onze kennis en kunde verder uit te breiden en effectiever in te zetten ten bate van de energietransitie.

Voor deze afwisselende rol zoeken we een enthousiaste collega die het volgende in huis heeft

• Je hebt minimaal mbo-niveau 4 afgerond, een opleiding in de richting van management-/office assistent/secretaresse is een pre.
• Secretariële of administratieve ervaring is een pre.
• Kennis en ervaring met MS Office en Google Apps en digitaal vaardig waardoor je nieuwe programma’s snel oppakt.
• Je hebt een goede beheersing en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid van het Nederlands (C2) en het Engels (B2).
• Je bent accuraat, daadkrachtig, dienstverlenend en kunt snel schakelen in de hectiek van de dag.
• Je bent klantbetrokken, in staat nieuwe kennis en informatie op te nemen en toe te passen en kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

We bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• Een salaris afhankelijk van kennis en relevante werkervaring van minimaal € 2.872,- tot maximaal € 3.454,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag van het jaarlijks bruto-inkomen.
• Op basis van een 38-urige werkweek ontvang je bij een fulltime dienstverband 232 verlofuren. Het is mogelijk om te kiezen voor een 36- of 40-urige werkweek. Bij de keuze voor een 40-urige werkweek spaar je jaarlijks 96 uur extra vrije uren. Kies je ervoor om 36 uur te werken bij voltijd, dan lever je 96 vrije uren per jaar in.
• Een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar. Tegen het einde van voornoemde periode vindt een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Bij een positieve evaluatie vindt omzetting van het dienstverband naar onbepaalde tijd plaats.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals o.a. scholingsmogelijkheden en reductie op de aanvullende zorgverzekering van Menzis.

Je kunt solliciteren door middel van jouw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 19 juni 2025 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/nl/sollicitatiecode

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.