Veiligheidsmaatregelen

Er zijn diverse beveiligingsmaatregelen genomen bij (1) het verzamelen van contactdetails voor respondenten en bij (2) het uitzetten van de vragenlijst.

De contactdetails zijn verzameld uit de Projectendatabase van Rijkswaterstaat. Het betreft de volgende gegevens: naam, managementrol en e-mailadres. De volgende maatregelen zijn getroffen:

• De persoonsgegevens worden opgeslagen in een Excel-bestand (“namenlijst”) die is versleuteld met een wachtwoord.
• De namenlijst wordt opgeslagen binnen de digitale omgeving van Rijkswaterstaat, op de account van Dr. Stefan Verweij, en wordt niet verplaatst via email, USB of anderszins.
• Voor het verzamelen van gegevens uit de Projectendatabase is een vertrouwensverklaring opgesteld tussen Rijkswaterstaat en de Rijksuniversiteit Groningen.
• De gegevens worden enkel gebruikt voor het benaderen van respondenten.

In de vragenlijst betreft het de volgende persoonsgegevens: leeftijd, geslacht, jaren ervaring en managementrol. Voor het verzamelen van deze gegevens via de vragenlijst zijn de volgende maatregelen getroffen:

• Dataminimalisatie: alleen het onderzoeksteam heeft toegang tot de data. De gegevens worden niet aan derden verstrekt.
• De data zijn gepseudonimiseerd.
• De data bevatten geen persoonsgegevens van gevoelige aard of betreffende de private sfeer.
• Wanneer een vragenlijst is ingevuld, worden de data opgeslagen op de server van Qualtrics. De Rijksuniversiteit Groningen heeft hiervoor een verwerkingsovereenkomst gesloten met Qualtrics. Die is gebaseerd op de model Verwerkingsovereenkomst van SURF en ondertekend door de Rijksuniversiteit Groningen en Qualtrics op 26 maart 2019. Qualtrics zegt in die overeenkomst toe de data niet in te zien, te verplaatsen of te delen met derden.
• Na 31 december worden de antwoorden overgezet naar de onderzoeksomgeving van de Rijksuniversiteit Groningen, i.e., de repository van URSI, de onderzoeksschool van de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen van de Rijksuniversiteit Groningen. Alleen de betrokken onderzoekers hebben toegang tot de data, via hun Y-schijf waarbij inloggen met P-nummer en wachtwoord noodzakelijk is. De vragenlijstdata worden niet opgeslagen op een andere plek dan de beveiligde Y-schijf. Dit is de standaardprocedure binnen de Rijksuniversiteit Groningen. De data worden dan van de server Qualtrics verwijderd.

De veiligheidsmaatregelen voor het survey-onderzoek voor de dataverzameling, -verwerking en -opslag zijn getoetst en goedgekeurd door:

• De Ethische Commissie van de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen, Rijksuniversiteit Groningen.
• Het bureau Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken van de Rijksuniversiteit Groningen.
• De Specialist Wetenschappelijke Informatie van de Universiteitsbibliotheek van de Rijksuniversiteit Groningen.
• De Privacy Coördinator van Rijkswaterstaat.
• Het hoofd Vakontwikkeling Projectmanagement van Rijkswaterstaat.

De veiligheidsmaatregelen zijn vastgelegd en ondertekend in een “Onderlinge Regeling AVG” tussen de Rijksuniversiteit Groningen en Rijkswaterstaat en in een Registratieformulier Persoonsgegevens voor Rijkswaterstaat.