Vergaderen
Een agenda is een min of meer vaste lijst van punten die tijdens de vergadering behandeld worden. Gewoonlijk stelt de voorzitter de agenda op, maar ook andere deelnemers kunnen onderwerpen inbrengen. Hoe formeler de vergadering, hoe strikter je je aan de agenda houdt.
| Agendapunten | Inhoud |
|---|---|
| Opening | Formele opening en welkomstwoord |
| Mededelingen | - Berichten van verhindering - Overige korte en zakelijke informatie van belang voor de deelnemers |
| Vaststelling van de agenda | - Vaststelling volgorde agendapunten - Toevoeging nieuwe agendapunten (onder w.v.v.t.k.) |
| Notulen van de vorige vergadering | - Goedkeuring volledige en correcte notulen van de vorige vergadering - Vragen en opmerkingen over de uitvoering van de actiepunten. |
| Binnengekomen en verzonden stukken | - Verslag van ontvangen en verstuurde stukken - Afspraken over verdere actie |
| De wisselende agendapunten | Deze vormen doorgaans de kern van de vergadering. Zie 'De wisselende agendapunten' hieronder. |
| Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.) | - Nieuwe agendapunten - Andere extra zaken die geen uitstel dulden |
| Rondvraag | Vragen over kleine kwesties die nog niet aan de orde zijn geweest. Grote kwesties worden uitgesteld tot volgende vergadering. |
| Sluiting | - Formele afsluiting en dankwoord - (Eventueel) vaststelling datum volgende vergadering |
Een formele vergadering is geschikt om op gestructureerde wijze informatie uit te wisselen of besluiten te nemen. Als je je daarbij houdt aan een vast stramien en een aantal vaste rollen, is de kans groot dat het gesprek soepel verloopt en dat de deelnemers tevreden uit elkaar gaan (zie ook Discussiëren).
De wisselende agendapunten
De wisselende agendapunten nemen normaal gesproken het grootste deel van een vergadering in beslag: hier wordt informatie uitgewisseld, worden meningen gevormd en besluiten genomen. Per agendapunt doorlopen de deelnemers ook hierbij een aantal min of meer vastliggende fasen.
| Fase | Inhoud |
|---|---|
| 1. Inleiding (door de voorzitter) |
- doel van het agendapunt - belang van het agendapunt - noodzakelijke achtergrondinformatie - behandelingsstructuur |
| 2. Beeldvorming | Uitwisseling van informatie. Bijvoorbeeld door een presentatie van een deskundige of door een groepsgesprek tussen de deelnemers. |
| 3. Meningsvorming (indien van toepassing) | Discussie met als doel tot een standpunt te komen. |
| 4. Besluitvorming (indien van toepassing) |
Verschillende formele besluitvormingsprocedures zijn mogelijk: - unanimiteit: iedereen is voor - consensus: niemand is principieel tegen - stemming: een meerderheid beslist - delegatie: de beslissing wordt gedelegeerd aan één of meerdere personen |
Rollen
In een vergadering zijn 2 rollen erg belangrijk: die van de voorzitter en van de notulist. Spreek vooraf af welke deelnemers deze taken op zich nemen. Bedenk dat een goede voorzitter onpartijdig is. Iemand die bepaalde belangen wil behartigen in de vergadering, kan beter niet in die bepaalde vergadering de taak van voorzitter op zich te nemen. De notulist zorgt voor de verslaglegging.
Tips voor de voorzitter
| Taken | Tips |
|---|---|
| Convocaties (uitnodigingen) en vergaderstukken sturen | - Stel een geschikt tijdstip en een geschikte plaats vast |
| Agenda opstellen |
- Belangrijkste agendapunten eerst - Gerelateerde agendapunten bij elkaar - Denk om de beschikbare tijd - Benoem de agendapunten duidelijk |
| Vergadering leiden |
- Handel de formaliteiten af (opening, afsluiting, notulen en dergelijke) - Bewaak de agenda. Houd de tijd in de gaten - Zorg dat de rode lijn duidelijk blijft - Voorkom afdwalingen - Aarzel niet om deelnemers tot de orde te roepen - Bepaal vooraf wat je van interrupties vindt. Sta je ze wel of niet toe? |
| Voor een goede sfeer zorgen |
- Regel dat je niet gestoord kunt worden (telefoons uit, deuren dicht) - Zorg dat iedereen elkaar kan zien - Zorg dat eventuele benodigde audiovisuele hulpmiddelen aanwezig zijn en controleer of ze werken - Regel zo nodig consumpties |
Tips voor de notulist
- Bereid de vergadering goed voor, zodat je weet waarover gepraat wordt. Bepaal vóór de vergadering op welke manier je je aantekeningen gaat structureren. Dit zal afhangen van het soort notulen dat je gaat maken:
- besluiten- en/of actielijst: alleen de uitkomsten van de discussies
- beknopt verslag: argumenten en uitkomsten van de discussies
- uitvoerig verslag: alle serieuze bijdragen van de deelnemers
- Zorg voor een goede plaats waar je iedereen kunt zien (liefst naast de voorzitter).
- Vraag om herhaling als je een bijdrage niet hebt verstaan.
- Zorg dat je geen andere taken hebt, zoals koffie inschenken.
Tips voor de 'gewone' deelnemers
Ook als gewone deelnemer ben je natuurlijk verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering.
- Bereid je goed voor op de vergadering door eventuele stukken te lezen en je standpunten te bepalen.
- Zorg voor een goed verloop van de vergadering door je eigen bijdragen duidelijk te structureren en door aandacht te hebben voor de bijdragen van de andere deelnemers.
- Kom na afloop van de vergadering de gemaakte afspraken na.
- Zorg dat je niet gestoord wordt tijdens de vergadering.
Bronnen
- Korswagen, C.J.J. (Red.). (1993). Drieluik mondelinge communicatie. III. Doeltreffend leiding geven en deelnemen aan informatie-, discussie- en vergaderbijeenkomsten. Houten/Zaventem: Bohn Stafleu Van Loghum.
- Steehouder, M., e.a. (1999). Leren communiceren. Handboek voor mondelinge en schriftelijke communicatie. Groningen: Wolters-Noordhoff.
- Swart, J.A.A. & van der Windt, H.J. (2001). Oriëntatie op biologie en samenleving: vaardigheden. Haren: Sectie Wetenschap en Samenleving, Biologisch Centrum, RUG.
© 2002 | RUG, Faculteit der Letteren, project Communicatieve Vaardigheden
| Laatst gewijzigd: | 05 april 2019 13:34 |