De Rijksuniversiteit Groningen onderzoekt alternatieven voor Qualtrics

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) onderzoekt alternatieven voor Qualtrics vanwege de aanhoudende ontwikkelingen op het gebied van gegevensbescherming, de stijgende financiële kosten en de verandering van focus van Qualtrics naar commerciële partijen. Een landelijke Data Protection Impact Assessment (DPIA), uitgevoerd door SURF, heeft 14 hoge risico’s voor Qualtrics vastgesteld. SURF adviseert haar leden momenteel om voorzichtig te werk te gaan en geeft een negatief advies over het gebruik van de tool.

Qualtrics blijft voorlopig beschikbaar voor gebruik binnen de RUG. Tegelijkertijd onderzoekt een universiteitsbrede werkgroep alternatieve enquête tools en streeft ernaar om vóór het einde van 2026 een voorstel te doen voor een alternatief. Tot die tijd wordt gebruikers aangeraden zorgvuldig na te denken over welke persoonsgegevens zij verzamelen en ervoor te zorgen dat er na afloop van de gegevensverzameling geen gegevens in Qualtrics achterblijven.

Waarom onderzoeken we alternatieven? 

Qualtrics wordt al jarenlang aan de RUG gebruikt voor enquêtes en vragenlijsten in het onderwijs en onderzoek. De tool biedt uitgebreide functionaliteiten en wordt breed binnen de universiteit gebruikt. Ontwikkelingen op het gebied van gegevensbescherming, stijgende financiële kosten en de focus van Qualtrics op commerciële partijen zijn echter aanleiding geweest om het toekomstige gebruik van de tool opnieuw te beoordelen. De SURF-DPIA onderstreept de noodzaak om zich opnieuw zorgvuldig te oriënteren op de rol van Qualtrics in het toekomstige landschap van enquêtetools van de RUG. 

Op zoek naar een veilige en duurzame oplossing 

Een universiteitsbrede werkgroep, met vertegenwoordigers van de faculteiten en het Center for Information Technology (CIT), onderzoekt mogelijke alternatieven. Het doel is om een oplossing, of combinatie van oplossingen, te vinden die: 

• voldoet aan de behoeften van het onderwijs en onderzoek;
• persoonsgegevens en onderzoeksgegevens beschermt;
• goed wordt onderhouden en ondersteund;

• duurzaam binnen de universiteit kan worden ondersteund.

In deze fase worden verschillende opties onderzocht en is er nog geen beslissing genomen over welke enquêtetool of enquêtetools de RUG in de toekomst zal gebruiken. Uiteindelijk kunnen verschillende tools nodig zijn voor verschillende soorten enquêtes en gebruikssituaties.

Wat gebeurt er nu? 

We streven ernaar om vóór het einde van 2026 een duidelijker beeld te hebben van de beschikbare alternatieven en een voorstel te doen voor de toekomst van enquêtetools binnen de RUG. Een eventuele overstap naar een andere enquêtetool zal zorgvuldig worden gepland, met name voor lopende onderzoeks- en onderwijsprojecten. Gebruikers zullen ruim van tevoren worden geïnformeerd over belangrijke wijzigingen.

Wat betekent dit voor jou? 

Voorlopig kun je Qualtrics aan de RUG blijven gebruiken. Als je echter een nieuwe studie start die meerdere jaren zal lopen, is het goed om er rekening mee te houden dat het landschap van enquêtetools aan de RUG kan veranderen. Wees bij het ontwerpen van nieuwe enquêtes tot die tijd extra zorgvuldig met het verzamelen van persoonsgegevens. Ga na welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel van de enquête en voorkom dat je gegevens verzamelt die je niet nodig hebt. 

Het is ook belangrijk om te bedenken dat Qualtrics een cloudapplicatie van een derde partij is en niet bedoeld is als opslagsysteem. Nadat de gegevensverzameling is afgerond, dien je je gegevens over te zetten naar een geschikte, door de RUG goedgekeurde opslagomgeving en deze uit Qualtrics te verwijderen. Voor afgeronde onderzoeken mogen er geen gegevens in Qualtrics achterblijven.