Skip to ContentSkip to Navigation
Universiteitsbibliotheek
Universiteitsbibliotheek Hulp Hora Finita support Informatie voor ondersteuners

Informatie voor ondersteuners

In dit deel van de Hora Finita-support website vind je algemene informatie. Meer specifieke informatie vind je bij:

Rollen & rechten in Hora Finita (Dutch only)

Rollen voor (co-)promotor, leden beoordelingscommissie, staf GS, pedel, decaan, promovendus, library staff.

Rollen worden meestal per faculteit ingesteld. Er zijn ook rollen die alle faculteiten betreffen (bijv. Promotiebureau, UB, Universitair Applicatiebeheerder).

Sommigen hebben meer dan één rol: bijv.  GS combinatierol en GS Applicatiebeheerder. Of GS combinatierol en promotor.

  • Administratief medewerker Graduate School: Deze medewerker kan alle informatie inzien en muteren die betrekking heeft op de promovendi van de aan de gebruiker gekoppelde faculteit. Informatie over cum laude en de privacy gevoelige gespreksverslagen kunnen niet ingezien worden. Informatie afkomstig uit het HR-systeem kan eveneens niet gewijzigd worden.
  • Beleidsadviseur: Rol voor medewerkers van Bureau. In deze rol is de rendementsmodule beschikbaar en kunnen gegevens ingezien, gewijzigd en geëxporteerd worden. Resultaat- en ontwikkelingsgesprekken zijn niet beschikbaar in deze rol.
  • Communicatiemedewerker: De communicatiemedewerker beschikt over alle informatie die relevant is voor wat betreft de promotietrajecten waarvan de beoordelingscommissie al akkoord is. Deze informatie betreft de basispersoonsgegevens van de promovendus, de promotiedatum en alle informatie over het proefschrift waaruit de medewerker kan opmaken of het proefschrift maatschappelijk relevant is. 
    Deze medewerker kan een eigen versie van de populaire samenvatting onderhouden. Verder beschikt de medewerker over de mogelijkheid om de promotie aan te kondigen op de website van de universiteit. Als laatste kan de medewerker een lijst met journalisten onderhouden. Deze journalisten ontvangen van de medewerker periodiek een e-mail met daarin een aankondiging van de promoties.
  • Dean van de Graduate School: Deze rol heeft leesrechten op het gehele systeem.
  • Decaan faculteit: De decaan heeft leesrechten op het gehele systeem, maar uitsluitend binnen de eigen faculteit. Daarnaast keurt de decaan de samenstelling van de referenten bij een cum laude goed.
  • Decaan faculteit - promotor combinatierol: Zie decaan en promotor.
  • Directeur GS - promotor combinatierol: Zie directeur GS en promotor.
  • GS combinatierol: Deze rol verenigt de eigenschappen van de graduate school directeur en de facultaire pedel. Uitgebreide rol voor mensen die veel moeten kunnen in Hora Finita (senior users). Coördinators van GS hebben deze rol en ook sommige pedels. 
  • Facultaire pedel: De pedel heeft de mogelijkheid om informatie omtrent cum laude in te zien, het certificaat af te drukken en de verschillende commissies te onderhouden. Krijgt rol Pedel, of GS combinatierol (rol met meer uitgebreide mogelijkheden.)
  • Graduate School applicatiebeheerder: Dit is een beheerrol. Hiermee kunnen de verschillende hulplijsten en e-mails onderhouden worden binnen de faculteit van de ingelogde gebruiker.
  • Graduate School directeur: Deze rol kan hetzelfde als de administratief medewerker Graduate School aangevuld met dat deze rol wel de privacy gevoelige gespreksverslagen kan inzien en keurt hij/zij de nieuwe toelatingen goed uit de registratiemodule.
  • Instituutsdirecteur: De instituutsdirecteur kan binnen zijn eigen instituut promotietrajecten en persoonsgegevens raadplegen. Tevens kan een instituutsdirecteur een nieuw traject als concept invoeren dat vervolgens de door de Graduate School geaccordeerd kan worden. De instituutsdirecteur kan nauwelijks informatie wijzigen.
  • Instituutsdirecteur - promotor combinatierol: Zie instituutsdirecteur en promotor.
  • Promotiebureau: Het promotiebureau kan alle informatie inzien die betrekking heeft op de promovendi. Daarnaast kan het promotiebureau de promotiedatum bepalen, het titelblad en het paspoort accorderen en afwijkende persoonsgegevens t.b.v. de bul invoeren. Tevens kan het promotiebureau de bulaanvraag afhandelen en heeft het promotiebureau inzage in cum laude. Het uiteindelijke besluit na de plechtigheid wordt ook door het promotiebureau vastgelegd.
  • Promotor: Promotores kunnen alle informatie inzien over hun promovendi. Dit is inclusief de privacy gevoelige gespreksverslagen. Promotores hebben geen kennis van cum laude. Tevens kunnen promotores onderwijsactiviteiten accorderen, manuscripten beoordelen en stellingen beoordelen . Eerste promotores kunnen tevens een suggestie voor de referenten en de promotiecommissie invoeren.
  • Promovendus: De promovendus kan al zijn informatie inzien uitgezonderd informatie over cum laude. Tevens kan de promovendus zijn promotie aanvragen, titelblad indienen, stellingen indienen, vergoeding aanvragen, manuscript uploaden, gesprekken registreren , formulier van de communicatieafdeling invullen, etcetera. Een promovendus geen persoonsgegevens wijzigen, behalve zijn voorkeurs-e-mailadres. Een promovendus kan verder uiteraard geen akkoorden wijzigen of gegevens inzien van andere promovendi.
  • Registrant: Promovendi die zich via de registratiemodule aanmelden krijgen deze rol. Nadat de registratie wordt omgezet naar een promotietraject, ontvangen ze automatische de rol "promovendus". Tot die tijd kunnen ze alleen de registratiemodule benaderen en hun eigen registratieformulier inzien.
  • Secretaresse van instituutsdirecteur: zie instituutsdirecteur. Secretaresse handelt e-mail vanuit Hora Finita voor directeur af.
  • Secretaresse van promotor: Niet elke promotor zal zelf werkzaamheden in Hora Finita uitvoeren. Het is daarom mogelijk om een secretaresse te machtigen e.e.a. voor de promotor te doen, echter het goedkeuren van het manuscript en stellingen dient de promotor nog steeds zelf te doen.
  • UB: De universiteitsbibliotheek beschikt over de informatie die door de promovendus wordt ingevoerd bij het indienen van het proefschrift bij de UB. Deze informatie zal aangevuld worden met een beperkte selectie van andere noodzakelijke persoonlijke gegevens. De universiteitsbibliotheek geeft ook de voorwaarden voor embargo aan.
  • Universitair Applicatiebeheerder: Deze rol is de functioneel beheerder van de gehele applicatie.
Secretaresse toevoegen en koppelen aan promotor

Secretaresse toevoegen aan Hora Finita

Zoek in Hora Finita, onder Gebruikers, Handmatige gebruikers op p-nummer naar de secretaresse. Als de secretaresse niet bekend is, klik onder in de pagina op Nieuw. Vul in bij Algemeen, persoon het p-nummer. Selecteer de juiste persoon en vul bij Rollen de rol van Secretaresse van promotor in. Sluit onderin het scherm af met Opslaan.

gebruiker-toevoegen

Procedure secretaresse koppelen

Selecteer in Hora Finita, onder Gebruikers, Secretaresses koppelen.

Kies onder Secretaresse het p-nummer van een secretaresse, en onder Secretaresse van de naam of het p-nummer van de promotor. Is er nog geen koppeling tussen een secretaresse en een promotor, kies dan onderaan voor Nieuw.

Vul het p-nummer in onder Secretaresserelatie, koppeling het p-nummer in in het vak secretaresse*. En ook in het vak secretaresse van*.

secretaresse-relatie-toevoegen

Zet het vinkje aan naast Kopie e-mail, promotormail ontvangen, en bij autorisatietypes:

  • beoordelen van een portfolio activiteit.
  • gesprekken beoordelen
  • voorstel beoordelingscommissie namens eerste promotor onderhouden

Sluit af met Opslaan.

promotormail-portfolioactiviteit
Promovendus switcht van faculteit of onderzoeksinstituut

Promovendi stappen soms tijdens hun promotietraject over van de ene faculteit naar een andere faculteit (bijvoorbeeld van FSE naar MW, of omgekeerd).

  • In deze gevallen hoeft geen nieuwe promotietraject, of nieuwe gebruiker aangemaakt worden in HF. HF-support kan de faculteit en instituut opnieuw instellen.
  • Op deze manier wordt het traject zichtbaar voor de GS van de faculteit waarnaar het traject is overgezet.
  • Vervolgens kan de vertegenwoordiger van de nieuwe GS wijzigingen in het traject doorvoeren.

Laatst gewijzigd:23 januari 2024 14:58
View this page in: English