Rollen worden meestal per faculteit ingesteld. Er zijn ook rollen die alle faculteiten betreffen (bijv. Promotiebureau, UB, Universitair Applicatiebeheerder).
Sommigen hebben meer dan één rol: bijv. GS combinatierol en GS Applicatiebeheerder. Of GS combinatierol en promotor.
Administratief medewerker Graduate School: Deze medewerker kan alle informatie inzien en muteren die betrekking heeft op de promovendi van de aan de gebruiker gekoppelde faculteit. Informatie over cum laude en de privacy gevoelige gespreksverslagen kunnen niet ingezien worden. Informatie afkomstig uit het HR-systeem kan eveneens niet gewijzigd worden.
Beleidsadviseur: Rol voor medewerkers van Bureau. In deze rol is de rendementsmodule beschikbaar en kunnen gegevens ingezien, gewijzigd en geëxporteerd worden. Resultaat- en ontwikkelingsgesprekken zijn niet beschikbaar in deze rol.
Communicatiemedewerker: De communicatiemedewerker beschikt over alle informatie die relevant is voor wat betreft de promotietrajecten waarvan de beoordelingscommissie al akkoord is. Deze informatie betreft de basispersoonsgegevens van de promovendus, de promotiedatum en alle informatie over het proefschrift waaruit de medewerker kan opmaken of het proefschrift maatschappelijk relevant is. Deze medewerker kan een eigen versie van de populaire samenvatting onderhouden. Verder beschikt de medewerker over de mogelijkheid om de promotie aan te kondigen op de website van de universiteit. Als laatste kan de medewerker een lijst met journalisten onderhouden. Deze journalisten ontvangen van de medewerker periodiek een e-mail met daarin een aankondiging van de promoties.
Dean van de Graduate School: Deze rol heeft leesrechten op het gehele systeem.
Decaan faculteit: De decaan heeft leesrechten op het gehele systeem, maar uitsluitend binnen de eigen faculteit. Daarnaast keurt de decaan de samenstelling van de referenten bij een cum laude goed.
Decaan faculteit - promotor combinatierol: Zie decaan en promotor.
Directeur GS - promotor combinatierol: Zie directeur GS en promotor.
GS combinatierol: Deze rol verenigt de eigenschappen van de graduate school directeur en de facultaire pedel. Uitgebreide rol voor mensen die veel moeten kunnen in Hora Finita (senior users). Coördinators van GS hebben deze rol en ook sommige pedels.
Facultaire pedel: De pedel heeft de mogelijkheid om informatie omtrent cum laude in te zien, het certificaat af te drukken en de verschillende commissies te onderhouden. Krijgt rol Pedel, of GS combinatierol (rol met meer uitgebreide mogelijkheden.)
Graduate School applicatiebeheerder: Dit is een beheerrol. Hiermee kunnen de verschillende hulplijsten en e-mails onderhouden worden binnen de faculteit van de ingelogde gebruiker.
Graduate School directeur: Deze rol kan hetzelfde als de administratief medewerker Graduate School aangevuld met dat deze rol wel de privacy gevoelige gespreksverslagen kan inzien en keurt hij/zij de nieuwe toelatingen goed uit de registratiemodule.
Instituutsdirecteur: De instituutsdirecteur kan binnen zijn eigen instituut promotietrajecten en persoonsgegevens raadplegen. Tevens kan een instituutsdirecteur een nieuw traject als concept invoeren dat vervolgens de door de Graduate School geaccordeerd kan worden. De instituutsdirecteur kan nauwelijks informatie wijzigen.
Instituutsdirecteur - promotor combinatierol: Zie instituutsdirecteur en promotor.
Promotiebureau: Het promotiebureau kan alle informatie inzien die betrekking heeft op de promovendi. Daarnaast kan het promotiebureau de promotiedatum bepalen, het titelblad en het paspoort accorderen en afwijkende persoonsgegevens t.b.v. de bul invoeren. Tevens kan het promotiebureau de bulaanvraag afhandelen en heeft het promotiebureau inzage in cum laude. Het uiteindelijke besluit na de plechtigheid wordt ook door het promotiebureau vastgelegd.
Promotor: Promotores kunnen alle informatie inzien over hun promovendi. Dit is inclusief de privacy gevoelige gespreksverslagen. Promotores hebben geen kennis van cum laude. Tevens kunnen promotores onderwijsactiviteiten accorderen, manuscripten beoordelen en stellingen beoordelen . Eerste promotores kunnen tevens een suggestie voor de referenten en de promotiecommissie invoeren.
Promovendus: De promovendus kan al zijn informatie inzien uitgezonderd informatie over cum laude. Tevens kan de promovendus zijn promotie aanvragen, titelblad indienen, stellingen indienen, vergoeding aanvragen, manuscript uploaden, gesprekken registreren , formulier van de communicatieafdeling invullen, etcetera. Een promovendus geen persoonsgegevens wijzigen, behalve zijn voorkeurs-e-mailadres. Een promovendus kan verder uiteraard geen akkoorden wijzigen of gegevens inzien van andere promovendi.
Registrant: Promovendi die zich via de registratiemodule aanmelden krijgen deze rol. Nadat de registratie wordt omgezet naar een promotietraject, ontvangen ze automatische de rol "promovendus". Tot die tijd kunnen ze alleen de registratiemodule benaderen en hun eigen registratieformulier inzien.
Secretaresse van instituutsdirecteur: zie instituutsdirecteur. Secretaresse handelt e-mail vanuit Hora Finita voor directeur af.
Secretaresse van promotor: Niet elke promotor zal zelf werkzaamheden in Hora Finita uitvoeren. Het is daarom mogelijk om een secretaresse te machtigen e.e.a. voor de promotor te doen, echter het goedkeuren van het manuscript en stellingen dient de promotor nog steeds zelf te doen.
UB: De universiteitsbibliotheek beschikt over de informatie die door de promovendus wordt ingevoerd bij het indienen van het proefschrift bij de UB. Deze informatie zal aangevuld worden met een beperkte selectie van andere noodzakelijke persoonlijke gegevens. De universiteitsbibliotheek geeft ook de voorwaarden voor embargo aan.
Universitair Applicatiebeheerder: Deze rol is de functioneel beheerder van de gehele applicatie.
In Hora Finita, under Gebruikers, Handmatige gebruikers per p-nummer, by p-number, search for the secretary. If the secretary is not known, click New at the bottom of the page. In General, person, enter the p-number. Select the correct person and fill in the role of Secretaresse van promotor under role*. Close at the bottom of the screen with Save.
Procedure for linking secretaries
In Hora Finita, under Gebruikers, select Secretaresse koppelen.
Under Secretary choose the p-number of a secretary, and under Secretary of the name, or the p-number of the promotor. If there is no link between a secretary and a promoter yet, choose New at the bottom.
Enter the p-number under Secretary relationship, link the p-number in the secretary* box. And also in the box secretary of*.
Check the box next to Copy email, receive promoter email, and under authorisation types:
beoordelen van een portfolio activiteit (assessing a portfolio activity)
gesprekken beoordelen (evaluate interviews)
voorstel beoordelingscommissie namens eerste promotor onderhouden (maintain evaluation committee proposal on behalf of first promotor)
