Promotie

Je persoonlijke gegevens worden in Hora Finita geïmporteerd vanuit het Human Resource (HR) systeem. Je dient dus contact op te nemen met de HR-afdeling van je onderzoeksinstituut en hen te vragen je gegevens te corrigeren.

UMCG: PhD studenten van het UMCG kunnen hun persoonlijke gegevens zelf wijzigen op InSite: https://cms.umcg.nl/ personeel/insite/. Deze webpage is te bereiken via de intranet pagina van het UMCG.

Als je vragen heeft over de registratie neem dan contact op met je graduate school. Voor vragen over UMCG-registratie neem je contact op met  Graduate School of Medical Sciences.

Gelieve contact op te nemen met het Promotiebureau: promoveren rug.nl.

Om de informatie over je onderzoeksinstituut en/of je programma te wijzigen, dien je contact op te nemen met je graduate school.

Nee, dat is niet mogelijk voor een promovendus. Alleen de promotor heeft rechten om dat te doen.

Lees de instructie in de handleiding voor promotieslots Ned v03.

Bij problemen kun je contact opnemen met het promotiebureau:

• telefoon: 050 3635276
• mail: promoveren rug.nl

• Ga in Hora Finita naar de tab Promotiefase. 
• Selecteer Proefschrift indienen en scroll naar omslag (jpg-formaat). 
• Voor uploaden van het cover: kies Bladeren. 
• Voor wijzigen: klik delete en vervolgens selecteer Bladeren en upload het juiste omslag (in jpg-formaat).

Aan het eind van het promotietraject krijgt de PhD-student een mail van het promotiebureau. Met een link naar Hora Finita is het mogelijk naamgegevens, nationaliteit en geboortenaam te wijzigen voor op de bul. Het promotiebureau zal deze gegevens controleren met behulp van het paspoort.

Als je niet meer in Hora Finita kunt inloggen, omdat je promotietraject is afgelopen, vraag dan verlenging van het traject aan bij de graduate school van je faculteit.

De graduate school kan dan besluiten om je account te verlengen, of om de gegevens zelf in Hora Finita te zetten.

Binnenkort vindt jouw promotieplechtigheid plaats. Een heuglijk moment waar je de afgelopen paar jaar naar toegewerkt hebt. Middels dit bericht willen wij jou zo goed mogelijk informeren over de voorbereidingen voorafgaand aan de promotieplechtigheid en het verloop van de ceremonie zelf, zodat je weet waar je aan toe bent op deze grote dag.

Praktische informatie
Je dient een half uur van tevoren aanwezig te zijn in het Academiegebouw. Je kunt je bij aankomst in het Academiegebouw melden bij de Front Office, direct naast de ingang. Je zult door de dienstdoende pedel begeleid worden naar de voor jou gereserveerde faculteitskamer. Het is van belang dat je twee paranimfen en, indien van toepassing, de fotograaf ook aanwezig zijn in de faculteitskamer. De pedel loopt vervolgens alle belangrijke informatie over de ceremonie met je door. Ook kun je natuurlijk nog vragen stellen, mocht je die hebben. Daarna is het tijd voor de laatste voorbereidingen. Je kunt je eventueel nog omkleden, je haar en make-up bijwerken of nog wat leuke foto’s maken. Wanneer de ceremonie van start gaat, zal de pedel je ophalen bij de faculteitskamer.

Je kunt het volgende document raadplegen wanneer je meer wilt weten over het verloop van de ceremonie: https://www.rug.nl/education/phd-programmes/promotieregeling/protocol-promotieplechtigheid-ned.pdf

Parkeergelegenheid
Voor jou, de promovendus, wordt er één parkeerplek gereserveerd op het parkeerterrein naast het Academiegebouw. Je kunt je bij aankomst melden bij de intercom. Gasten kunnen parkeren in de nabijgelegen parkeergarages Q-Park Ossenmarkt of Parkeergarage Forum. Deze bevinden zich op ongeveer 7 minuten loopafstand vanaf het Academiegebouw.

Toegankelijkheidsvoorzieningen
Het Academiegebouw beschikt over verschillende voorzieningen voor mensen met een (fysieke) beperking. Rolstoelgebruikers kunnen de Aula bereiken via de zijingang, te vinden aan de linkerzijde van het Academiegebouw (liggend aan de parkeerplaats). Bij de zijingang staat ook een rolstoel (mits beschikbaar), mocht een van de gasten hier gebruik van willen maken. De lift en een rolstoellift bevinden zich ook bij de zijingang. Op dezelfde etage als de Aula is een rolstoelvriendelijk toilet aanwezig. 

Paranimfen
Het is verplicht om voor de plechtigheid twee paranimfen aan te stellen. Minder of meer dan twee paranimfen aanstellen is niet toegestaan.

Helaas mogen kinderen onder de 6 jaar niet in de Aula aanwezig zijn gedurende het eerste gedeelte van de plechtigheid. Tijdens de laudatio en het uitreiken van de bul mogen zij wel in de Aula aanwezig zijn. Kinderen onder de 6 jaar kunnen tijdens het eerste gedeelte van de plechtigheid, samen met een oppas, verblijven in de voor jou gereserveerde faculteitskamer. Indien mogelijk zal de pedel hier de livestream van de plechtigheid aanzetten.

Kledingvoorschriften
Voor de promotieplechtigheid gelden protocollaire kledingvoorschriften. Dit is voor de promovendus en de twee paranimfen bijvoorbeeld een rokkostuum met wit vest en strik, een ‘national costume’, of passende feestelijke kledij.

Receptie
Na de promotieplechtigheid is er gelegenheid om een receptie te houden in de Spiegelzaal van het Academiegebouw. De kosten hiervoor zijn voor eigen rekening.
Een receptie in de Spiegelzaal is (minimaal 6 weken van tevoren) te boeken via onderstaand formulier:
https://myuniversity.rug.nl/infonet/medewerkers/faciliteiten-voorzieningen/facilityportal/vergaderen-evenementen/entryform-phd-defence
Uiteraard kun je ook zelf een receptie regelen bij een externe locatie.

Fotograaf
Tijdens het eerste gedeelte van de plechtigheid - de verdediging - mogen er geen foto’s gemaakt worden. Er mogen wel foto’s gemaakt worden voorafgaand aan de plechtigheid, tijdens de laudatio en na de plechtigheid. Het is aan jou of je professionele foto’s wilt laten maken van de plechtigheid door een fotograaf of dat je een vriend of familielid vraagt hiervoor. 

Livestream
Familie/vrienden/collega’s/etc kunnen de plechtigheid live volgen via de volgende link: https://www.rug.nl/about-ug/latest-news/events/promoties/digital-phd-ceremony 
Let op: deze gaat pas aan op het moment dat de ceremonie begint.