Centre for Operational Excellence (COPE)

Het aantal afspraken is sinds maart 2020 door ziekenhuizen sterk verminderd, onder andere om patiënten met COVID-19 goed op te kunnen vangen. Maar de reguliere zorg kan natuurlijk niet langdurig uitgesteld worden. Dus het verhogen van het aantal afspraken op alle afdelingen van het ziekenhuis heeft een hoge prioriteit. Toch valt niet te verwachten dat het makkelijk is om weer op 100% van het normale volume te werken zolang de 1,5 meter regel moet worden aangehouden. De uitdaging bestaat er daarom uit om alle processen te ontwerpen zodat toch zoveel mogelijk afspraken kunnen worden gehouden. Er zijn vier soorten maatregelen te onderscheiden.

1. Wachtkamers opnieuw inrichten

Het begint bij een goede (her)inrichting van de wachtkamers. In de meeste gevallen zal het aantal zitplaatsen sterk moeten worden verminderd. Er moet anderhalve meter ruimte tussen stoelen aangehouden worden. Maar ook als patiënten naar een stoel lopen, moet de onderlinge afstand tussen patiënten altijd minstens 1,5 meter blijven.

Lees verder over inrichten van de wachtkamer

2. Verminderen van het aantal afspraken

Als er minder afspraken worden ingepland, dan zal dat uiteraard ook voor minder wachtende patiënten zorgen in de wachtkamers. Maar het doel is nu juist om weer meer afspraken in te gaan plannen. Toch zal niet van het ene op het andere moment weer kunnen worden overgeschakeld naar de normale hoeveelheid afspraken. We weten namelijk niet wat er dan precies gaat gebeuren. Het is dus verstandig om voorzichtig te beginnen en geleidelijk op te bouwen. Om dat mogelijk te maken geeft onze planningstool meerdere afsprakenschema's, elk met een verschillend aantal afspraken. Iedere keer als in de praktijk blijkt dat een bepaald schema goed werkt, kan daarna de overstap naar een voller schema overwogen worden.

3. Invoeren van nieuwe organisatorische maatregelen

Patiënten die heel erg vroeg aankomen, zitten lang in de wachtkamer. En als patiënten te laat komen of een arts wordt weggeroepen voor een spoedgeval, dan raakt het rooster ontregeld en lopen de wachttijden op. Normaal is er meestal voldoende ruimte in de wachtkamer om dit soort gebeurtenissen op te vangen. Maar nu zijn er minder stoelen in de wachtkamer. Er zijn diverse organisatorische maatregelen mogelijk om dit proces beter te waarborgen. In onze planningstool nemen we aan dat deze maatregelen allemaal genomen worden.

Lees verder over organisatorische maatregelen

We hebben een tool ontwikkeld waarmee afsprakenschema's kunnen worden gemaakt voor het plannen van afspraken in ziekenhuizen.

De tool is niet meer online beschikbaar. Aanmelden is daarom niet meer mogelijk.

Gegevens om te verzamelen
Voorbeeld rapportage

Afsprakenschema's van ziekenhuizen zijn meestal zo ingeregeld dat het proces goed verloopt, dat artsen een fijn werkschema hebben en van alle typen afspraken de juiste hoeveelheden ingepland staan. Maar de afsprakenschema's zijn niet ontworpen om het aantal wachtende patiënten te minimaliseren. Juist dat is nu echter van het grootste belang. Doordat minder patiënten tegelijk in de wachtkamer kunnen zitten, wordt dit opeens een doorslaggevende factor om te bepalen of een afsprakenschema goed is. De tool die wij op deze website aanbieden, is precies daarvoor geschikt.

We hebben een wiskundig model ontwikkeld dat afsprakenschema's genereert, waarbij het aantal wachtende patiënten zo laag mogelijk wordt gehouden. Het model probeert dat voor elkaar te krijgen met allerlei opties. Zo worden niet alle afspraken tegelijk begonnen, maar worden begintijden van afspraken verschoven met 5 of met 10 minuten. Verder wordt er vaak ruimte tussen afspraken aangehouden. Dat is natuurlijk minder efficiënt voor de artsen, die daardoor soms moeten wachten tot de volgende patiënt binnenkomt. Maar toch is dat vaak noodzakelijk om te kunnen garanderen dat er niet teveel patiënten tegelijk in de wachtkamer komen. Verder wordt geprobeerd met de pauzes van de artsen te schuiven om zo een betere spreiding van afspraken over de dag te verkrijgen.

Ook wordt er gepland op het gebruik van behandelkamers als wachtruimte. Dit kan natuurlijk alleen als er meer kamers beschikbaar zijn dan er artsen aan het werk zijn. Een patiënt kan dan alvast in een behandelkamer gelaten worden als hij/zij aankomt. Zodra de arts klaar is met de vorige patiënt gaat de arts naar de behandelkamer waar de patiënt al zit te wachten. Op deze manier hoeft de patiënt vaak helemaal niet naar de wachtkamer. Ons model rekent deze optie expliciet mee bij het bepalen van het afsprakenschema.

Het model geeft ook de risico's weer op mogelijke overschrijding van de maximale capaciteit van de wachtkamer. Immers er is altijd een kans dat het in de praktijk anders loopt dan verwacht, bijvoorbeeld doordat een afspraak uitloopt. Wij proberen daar een zo goed mogelijke inschatting van te geven.