Algemene privacyverklaring Rijksuniversiteit Groningen

1. Inleiding

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wil te allen tijde zorgvuldig omgaan met uw

persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving, die de RUG in acht neemt, is de RUG

daar ook verantwoordelijk voor.

Elke student, elke medewerker, elke onderzoeksdeelnemer en ieder ander moet erop kunnen

vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens door de RUG rechtmatig worden verwerkt en

passend worden beschermd. Te allen tijde gaat de RUG zorgvuldig en behoorlijk om met de

persoonsgegevens die de universiteit verwerkt. Door minimaal te voldoen aan de geldende

privacywet- en regelgeving biedt de RUG een consistent en hoog niveau van bescherming van

de rechten en vrijheden van individuen.

De RUG is daarom transparant over wat zij met persoonsgegevens doet en neemt

verantwoordelijkheid, ook als er fouten worden gemaakt. De RUG stelt individuen in staat

hun gegevens in te zien en te corrigeren. Hun vragen en eventuele klachten worden serieus

genomen en op een correcte manier afgehandeld.

In deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over de manier waarop de RUG gegevens van u

verwerkt en over de rechten die u hebt. Deze privacyverklaring is opgesteld in samenhang met

het privacybeleid van de RUG.

2. Contactgegevens verantwoordelijke

U kunt met uw vragen en verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens terecht bij:

Rijksuniversiteit Groningen

Postadres: Postbus 72 9700 AB Groningen

T.a.v. Centraal Loket Privacy

E-mail: privacy@rug.nl

Uw bericht wordt altijd gedeeld met de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van de

RUG. De FG is ook direct te bereiken via fg@rug.nl.

3. Status van deze privacyverklaring

Dit document betreft de algemene privacyverklaring van de RUG. Deze privacyverklaring

beschrijft op hoofdlijnen welke persoonsgegeven de RUG verwerkt en voor welke doeleinden dit

gebeurt. De RUG houdt in een centraal register bij welke verwerkingsactiviteiten zij verricht.

Hierdoor is de RUG in staat u specifieker tea informeren over de verwerking van uw

persoonsgegevens. U kunt het register raadplegen via www.rug.nl/privacy.

In voorkomende gevallen is het zo dat u over de verwerking van uw persoonsgegevens vooraf

geïnformeerd dient te worden. In dat geval wordt, onder verwijzing naar deze algemene

privacyverklaring, een separate privacyverklaring voorgelegd.

4. Doel verwerkingen persoonsgegevens

In deze algemene privacyverklaring wordt op hoofdlijnen weergegeven voor welke doelen uw

gegevens worden verwerkt. De RUG spant zich ervoor in een zo volledig mogelijk overzicht te

geven.

De RUG verwerkt persoonsgegeven in het kader van onderwijsactiviteiten, wetenschappelijk

onderzoek en de bedrijfsvoering van de organisatie en ter ondersteuning van het onderwijs en

onderzoek. Meer specifiek verwerkt de RUG persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Het vaststellen van de identiteit van (potentiële) studenten.

2. Het informeren van potentiële en ingeschreven studenten over opleidingen van de RUG.

3. Het werven van nieuwe studenten en het promoten van de universiteit.

4. Het verrichten van administratieve handelingen met betrekking tot inschrijving en tot het

berekenen, vastleggen en innen van college- en examengelden.

5. Het beoordelen van vooropleidingen en het verzorgen van loting, matching en selectie.

6. Het inschrijven van studenten voor vakken en het registreren van aanwezigheid.

7. Het opnemen en vertonen van colleges.

8. Het ontvangen en beoordelen van opdrachten van studenten.

9. Het beoordelen van studieprestaties en het toekennen van studiepunten.

10. Het aanbieden en leveren van onderwijsmiddelen, IT-faciliteiten en horecavoorzieningen

en het faciliteren van samenwerking op afstand.

11. Het ondersteunen van functiebeperkte studenten of studenten in bijzondere

omstandigheden en het treffen van maatregelen n.a.v. tentamenfraude.

12. Het ondersteunen en begeleiden van studenten door een studieadviseur en/of

psycholoog.

13. Het meten en verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs en de

onderwijsvoorzieningen.

14. Het voorbereiden van beleidsbeslissingen op het gebied van onderwijs, onderzoek en

bedrijfsvoering en het creëren van managementinformatie voor de bestuursorganen

binnen de universiteit.

15. Het verrichten van kwaliteitsonderzoek ter voorbereiding van beleidsbeslissingen.

16. Het organiseren van en het geven van voorlichting over aanvullend onderwijs, stages,

afstudeerplekken, carrièrevoorbereiding en andere extracurriculaire activiteiten.

17. Het uitvoeren van uitwisselingsprogramma’s.

18. Het organiseren en houden van verkiezingen voor medezeggenschapsorganen en het

faciliteren van medezeggenschap.

19. Het vastleggen van studieresultaten, tentamenuitslagen, examenresultaten en het

verzorgen van cijferlijsten, goedkeuring vakkenpakket, verklaringen en diplomering.

20. Het adviseren en ondersteunen van studenten en beoordelen van bijzondere

omstandigheden rondom een bindend studieadvies.

21. Het behandelen van verzoeken, klachten, bezwaar- en beroepszaken en meldingen van

ongewenst gedrag, personele problemen en misstanden.

22. Het aanmelden van afgestudeerden voor alumniverenigingen.

23. Het werven van fondsen onder alumni en het onderhouden van een band met alumni.

24. Het beveiligen, onderhouden en exploiteren van de universitaire gebouwen.

25. Het beveiligen van informatie en het in stand houden van de goede werking van ITvoorzieningen.

26. Het aanvragen, registreren en uitbetalen van een studiebeurs of onderzoeksbeurs.

27. Het organiseren en registreren van een (visum- en) verblijfsvergunning voor studenten,

medewerkers en/of klanten.

28. Het archiveren van documenten en informatie.

29. Het organiseren van onderwijs en toetsen.

30. Het bevorderen van de huisvesting en het verenigingsleven van studenten.

31. Het vaststellen van de identiteit van (potentiële) medewerkers.

32. Het werven, selecteren en aanstellen van nieuwe medewerkers, extern personeel en

promovendi.

33. Het verzorgen van ontwikkeling en het beoordelen van medewerkers.

34. Het aanbieden en leveren van faciliteiten als een werkplek, apparatuur, software,

(vak)literatuur en horecavoorzieningen.

35. Het uitvoeren van overeengekomen arbeidsvoorwaarden, het nakomen van

verplichtingen op grond van de arbeids- en belastingwetgeving en het uitbetalen van

salarissen en gedeclareerde vergoedingen.

36. Het registreren van arbeidstijden, verzuim en verlof en het toepassen van de daarop

ziende regelgeving.

37. Het toepassen van de bedrijfsgezondheidszorg, het beoordelen van

arbeidsongeschiktheid en het uitvoeren van re-integratietrajecten.

38. Het aanbieden van informatie die relevant is voor medewerkers en studenten met het oog

op hun werk of studie.

39. Het meten van de tevredenheid van werknemers en studenten en de kwaliteit van de

werknemers- en onderwijsvoorzieningen.

40. Het voeren van een financiële administratie en het beheer van financiën, het opstellen en

laten goedkeuren van prognoses, begrotingen en jaarrekeningen en het voorkomen van

financiële (integriteits)fraude.

41. Het voeren van projectadministratie en het beoordelen van subsidiebesteding.

42. Het doorlopen van universitaire accreditatie- en certificeringsprocessen.

43. Het nakomen van verplichtingen uit hoofde van pensioenregelingen en andere CAOafspraken.

44. Het aanbieden en leveren van producten en diensten aan consumenten.

45. Het inkopen van producten en diensten en het beheren van contracten.

46. Het informeren van contactpersonen van studenten en medewerkers in geval van nood.

47. Het samenstellen van gebruikersstatistieken ten aanzien van voorzieningen van de RUG.

48. Het inkopen en organiseren van facilitaire goederen en diensten.

49. Het berekenen en verdelen van de onderwijslast.

50. Het organiseren van intern en extern overleg en samenwerking.

51. Het werven en selecteren van, en uitbetalen van declaraties aan commissieleden voor

commissies bij een faculteit of dienst.

52. Het organiseren, administreren en communiceren van/over een congres of evenement.

53. Het organiseren van de in- of externe detachering van medewerkers.

54. Het verrichten van wetenschappelijk onderzoek.

55. Het begeleiden, ondersteunen en aansturen van promovendi.

56. Het verzorgen van attenties voor bijzondere gelegenheden (ziekte, jubilea, verjaardag,

etc.).

57. Het behandelen en verzenden poststukken.

58. Het organiseren van reis en verblijf.

59. Het onderhouden van relaties.

60. Het organiseren van de bedrijfsvoering gelieerd aan onderzoek, waaronder registratie van

onderzoeksoutput en bewaken van wetenschappelijke integriteit.

61. Het behandelen van juridische kwesties, het realiseren van compliancy en het

beschermen van de rechtspositie van de universiteit.

5. Grondslagen verwerkingen

De grondslagen voor de verwerkingen voor de hierboven beschreven doeleinden zijn divers.

Primair ondersteunen de verwerkingen de RUG bij de uitoefening van haar publieke taken op

het gebied van het verzorgen van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. Deze taken zijn

vastgelegd in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek. Verwerkingen

kunnen daarnaast plaatsvinden op grond van:

● De uitvoering van een met u gesloten overeenkomst;

● Het beschermen van uw of andermans vitale gezondheidsbelang;

● Het nakomen van een op de RUG rustende wettelijke verplichting;

● Een gerechtvaardigd belang van de RUG of een ander om de gegevens te verwerken

(slechts voor zover de verwerking niet plaatsvindt het kader van de uitoefening van de

publieke taak van de RUG);

● De door u gegeven toestemming voor de verwerking.

Indien de RUG uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming, dan heeft u de

mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.

6. Verdere verwerking, hergebruik voor wetenschappelijk onderzoek

Het komt voor dat de RUG persoonsgegevens verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze zijn

verzameld. Hierbij wordt altijd een afweging gemaakt tussen de impact van de verwerking voor

u als betrokkene en het doel waarvoor de RUG de gegevens verwerkt. Hierbij wordt ook

afgewogen of u als betrokkene op het tijdstip en in het kader van de verzameling van de

persoonsgegevens redelijkerwijs mag verwachten dat verwerking met dat doel kan plaatsvinden.

De RUG neemt hierbij altijd de wettelijke voorschriften in acht.

Persoonsgegevens worden alleen verder verwerkt op een wijze die verenigbaar is met de

doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De RUG beoordeelt zorgvuldig of er sprake is van

verenigbaarheid.

De RUG kan beslissen persoonsgegevens die zij voor een ander doel heeft verzameld, te laten

hergebruiken voor wetenschappelijk onderzoek. Verdere verwerking van persoonsgegevens voor

historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden wordt in het algemeen als verenigbaar

met de oorspronkelijke doelen van verwerking beschouwd. Indien nodig wordt u hierover

specifiek geïnformeerd.

7. Categorieën persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u (direct of indirect) kunt worden geïdentificeerd.

In deze algemene privacyverklaring wordt op hoofdlijnen weergegeven welke categorieën

persoonsgegevens de RUG verwerkt. De RUG spant zich ervoor in om een zo volledig mogelijk

overzicht te geven. De RUG verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Gegevens over naam zoals achternaam en voorletters.

2. Contactgegevens zoals adres of e-mailadres.

3. Gegevens over verwantschap zoals burgerlijke staat.

4. Gegevens over geslacht.

5. Gegevens over geboorte en overlijden.

6. Verblijf- en visumgegegevns.

7. Financiële gegevens.

8. Accountgegevens, metadata en locatiegegevens.

9. Nummers ter identificatie van een persoon.

10. Gegevens over aanmelding, inschrijving of uitschrijving.

11. Studievoortgangs-, volg- en diplomeringsgegevens.

12. Gegevens over dienstverband.

13. Onderzoeksgegevens.

14. Biometrische gegevens.

15. Gegevens betreffende gezondheid.

16. Gegevens betreffende religie of levensbeschouwing.

17. Gegevens betreffende het lidmaatschap van een vakbond of vakvereniging.

18. Gegevens betreffende het seksuele leven.

19. Gegevens betreffende politieke gezindheid.

20. Gegevens betreffende ras of etnische afkomst.

Het kan hierbij gaan om persoonsgegevens die de RUG van u of een derde heeft gekregen dan

wel om gegevens die de RUG zelf heeft verzameld.

8. Ontvangers van uw persoonsgegevens

Binnen de organisatie van de RUG worden uw persoonsgegevens uitsluitend verwerkt door de

personen voor wie dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie.

De RUG schakelt voor de uitvoering van haar processen diverse partijen in die daarbij ten

behoeve van de RUG persoonsgegevens verwerken (bijv. IT-leveranciers of onderzoeksbureaus).

Met deze ‘verwerkers’ worden altijd schriftelijke afspraken gemaakt waarmee de zorgvuldige en

veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

De RUG wisselt daarnaast persoonsgegevens uit met overheidsinstanties, universiteiten

(nationaal en internationaal) en andere derden. Ook kan het voorkomen dat de RUG samen met

een ander verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer uw

persoonsgegevens door de RUG aan een partij worden verstrekt, is het mogelijk dat deze partij

ze weer doorgeeft aan een ander. Wanneer de RUG voor die doorgifte aan een ander

verantwoordelijk is op grond van de wet, worden maatregelen getroffen waarmee de zorgvuldige

en veilige omgang met uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

De RUG kan persoonsgegevens waarover zij beschikt aan een ander verstrekken ten behoeve

van wetenschappelijk onderzoek. De voorwaarden voor hergebruik van persoonsgegevens voor

wetenschappelijk onderzoek, zijn in dit verband van overeenkomstige toepassing.

9. Externe bronnen van gegevens

De RUG verkrijgt de persoonsgegevens die zij over u verwerkt in de meeste gevallen van uzelf.

In sommige gevallen worden de gegevens uit een externe bron verkregen. Waar mogelijk, wordt

u daarvan van tevoren specifiek op de hoogte gebracht. U kunt te allen tijde hierover nadere

informatie opvragen bij de RUG.

10. Internationale verwerking

Het kan voorkomen dat voor een bepaald doel uw persoonsgegevens onder

verantwoordelijkheid van de RUG worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte,

waar de Europese privacywetgeving niet van toepassing is. In dat geval zorgt de RUG ervoor dat

maatregelen zijn getroffen waarmee de zorgvuldige en veilige omgang met uw persoonsgegevens

wordt gewaarborgd.

11. Bewaartermijnen

De RUG bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het realiseren van

de doelen van de verwerking. De RUG hanteert hiervoor de selectielijst voor universiteiten en

universitair medische centra 2020 als leidraad. Persoonsgegevens kunnen langer bewaard

worden wanneer dit noodzakelijk is voor historische, statistische of wetenschappelijke

doeleinden.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

De RUG kan in het kader van het verstrekken van passend onderwijs of in het kader van

onderzoek gebruik maken van profilering. Indien de RUG gebruik maakt van geautomatiseerde

besluitvorming op basis van persoonsgegevens, zal zij de betrokkene daarover informeren en de

wettelijke verplichtingen in acht nemen. Er wordt inzage gegeven in de logica achter de

besluitvorming, als deze eveneens geautomatiseerd is.

13. Uw rechten

U hebt op grond van de privacywetgeving diverse rechten. U kunt voor de uitoefening van uw

rechten contact opnemen met de RUG via privacy@rug.nl. Uw verzoeken worden binnen een

maand na ontvangst beoordeeld en afgehandeld. Als uw verzoek complex is of als u veel

verzoeken indient, is deze termijn maximaal drie maanden.

Voor behandeling wordt eerst vastgesteld of het verzoek is ingediend door een bevoegd persoon

en of het verzoek legitiem is. Daarom kan om uw legitimatie worden gevraagd voordat het

verzoek in behandeling wordt genomen.

U hebt het recht de RUG te verzoeken om een overzicht van de over u verwerkte

persoonsgegevens, de verwerkingen daarvan en de toepasselijke bewaartermijnen. Wanneer u

vindt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of wanneer u niet langer wilt dat uw gegevens

worden verwerkt, kunt u vragen om deze gegevens aan te passen of om verwerking van uw

persoonsgegevens te stoppen en deze te verwijderen.

U hebt recht op een afschrift van uw persoonsgegevens in een bruikbaar formaat. Dit is het geval

wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van een overeenkomst met u of op basis van uw

toestemming. Dit recht geldt alleen ten aanzien van persoonsgegevens die geautomatiseerd

worden verwerkt.

Wanneer u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw gegevens, hebt u het recht die

weer in te trekken. Om uw verzoek te beoordelen en af te handelen, worden vanzelfsprekend uw

persoonsgegevens verwerkt.

14. Klachten

Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden

nageleefd of u vanwege een andere redenen een klacht hebt over de omgang met uw

persoonsgegevens, kunt u uw klacht indienen bij het Centraal loket privacy van de RUG,

bereikbaar per email: privacy@rug.nl.

De bepalingen van de Regeling Centraal Loket Rechtsbescherming Studenten, de

Algemene Klachtenregeling Rijksuniversiteit Groningen en de

Algemene wet bestuursrecht kunnen van toepassing zijn op de behandeling van uw klacht. U

wordt hierover geïnformeerd bij de behandeling van uw klacht.

Naast het feit dat u bij de RUG terecht kunt met uw vragen, verzoeken en klachten, hebt u het

recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Dit is in Nederland de

Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen van deze privacyverklaring

De eerste versie van deze privacyverklaring is vastgesteld door het CvB op 23 april 2018 en is

daarna gepubliceerd op de publieke website van de RUG en vanaf dat moment ook van

toepassing. De RUG kan deze privacyverklaring wijzigen. Aanleiding hiervoor kunnen onder

meer zijn: (wijziging van) wet- en regelgeving, wijziging in het algemene privacybeleid van de

RUG en voortschrijden van de techniek. Uiteraard wordt u hiervan op de hoogte gesteld.

Laatstelijk gewijzigd op: 22 december 2022.