Information for Graduate Schools staff member

Manuscript opnieuw opladen zonder nieuwe procedure te starten : 

Nota bene: Als bij het manuscript reeds motivatieteksten bij beoordelingen zijn gegeven: bewaar deze eerst in een apart document voordat wijzigen worden doorgevoerd en bewaard (!). Deze motivatieteksten bij de beoordelingen moeten namelijk later weer toegevoegd worden, anders zijn ze echt weg!

1. Pedel met GS-combi-rol heeft de mogelijkheid om het oude manuscript te vervangen door het nieuwe. Er vanuit gaande dat de betrokken beoordelaars van het manuscript het hiermee eens zijn. (Dit verzoek komt regelmatig. De procedure in HF is: manuscript afkeuren en daarna opnieuw indienen. Het afkeuren van een manuscript heeft een te grote negatieve klank. Dat wil men zoveel mogelijk voorkomen. Daarom kiest men voor vervangen zonder afkeuren.)
2. Ga naar het betreffende promotietraject.
3. Zet allereerst in tabblad Algemeen de mail-functie uit. (vinkje uitzetten bij “mailen ingeschakeld: mails worden verzonden”. Dan krijgt niet iedereen hier mail over. De te versturen mail-berichten zijn nog wel te zien onder de tab (beneden) E-mails.
4. Ten besluit van de wijziging wel zelf een mail versturen, buiten HF om, omdat de procedure is afgerond.
5. Belangrijk: Sluit elke actie af met een klik op het rechter Opslaan-icoontje onderaan de pagina!
6. In de pagina Manuscript kun je de oude versie deleten en de nieuwe versie uploaden.
7. Daarna kun je in de Beoordeling-tab de beoordeling van beoordeler op goedgekeurd zetten. 
8. Controleer aan het eind in het tabblad Beoordeling (onderaan bij Akkoord manuscript) of de beoordeling van Afgekeurd op Goedgekeurd is gezet.
9. En aan het eind van deze acties de mailfunctie weer aanvinken  (in tabblad Algemeen).

Aanmelden door promotor van promovendus: deze procedure gaat via de graduate school.

Toegang tot HF als staf-medewerker: de Hora Finita-coördinator van GS stuurt een mail naar horafinita rug.nl. Voeg in cc de directeur van de graduate school toe.

Always inform Hora Finita-support, if during a PhD trajectory there are changes in:

• (co-)promoters and/or
• the members of the review committee.

The following changes affect the (joint) approval of the manuscript :

• upon removal of (co-)promoters and/or members of the Assessment Committee
• when (co-)promoters and/or members of the Assessment Committee are replaced
• addition of (co-)promoters and/or members of the Assessment Committee.

Failure to communicate these changes can have consequences at the end of the process for

• the (joint) approval of the manuscript,
• and placing a check mark in the promotion checklist.

Hora Finita support will have to contact the Hora Finita vendor in these cases to make the approval visible in Hora Finita.

Note Bene: So it is actually about 2 joint checkmarks:

• that of the (co-)promoters (tab (co)-promoters)
• that of the assessment committee (tab assessment)

In both cases visible in tab promotion checklist.

Promotiebureau regelt alle acties met betrekking tot de doctoraalbul (het getuigschrift), niet de graduate school (promoveren rug.nl).

PhD-studenten van het UMCG moeten aanpassingen doen in het cursusregistratiesysteem van het GSMS.

PhD’s van FMW moeten zich zelf aanmelden via https://horafinita.rug.nl/registratie/ . Deze registratie moet wel goed afgerond worden (bevestigen / save). Anders houden de studenten houden de rol registrant en krijgen ze niet de rol promovendus.

Wijzigingen vóór de promotie worden beheerd door promoveren rug.nl. Na de promotie worden de wijzigingen beheerd door dissertations rug.nl.