Is er praktische informatie over de promotieplechtigheid?
Binnenkort vindt jouw promotieplechtigheid plaats. Een heuglijk moment waar je de afgelopen paar jaar naar toegewerkt hebt. Middels dit bericht willen wij jou zo goed mogelijk informeren over de voorbereidingen voorafgaand aan de promotieplechtigheid en het verloop van de ceremonie zelf, zodat je weet waar je aan toe bent op deze grote dag.
Praktische informatie
Je dient een half uur van tevoren aanwezig te zijn in het
Academiegebouw. Je kunt je bij aankomst in het Academiegebouw
melden bij de Front Office, direct naast de ingang. Je zult door de
dienstdoende pedel begeleid worden naar de voor jou gereserveerde
faculteitskamer. Het is van belang dat je twee paranimfen en,
indien van toepassing, de fotograaf ook aanwezig zijn in de
faculteitskamer. De pedel loopt vervolgens alle belangrijke
informatie over de ceremonie met je door. Ook kun je natuurlijk nog
vragen stellen, mocht je die hebben. Daarna is het tijd voor de
laatste voorbereidingen. Je kunt je eventueel nog omkleden, je haar
en make-up bijwerken of nog wat leuke foto’s maken. Wanneer
de ceremonie van start gaat, zal de pedel je ophalen bij de
faculteitskamer.
Je kunt het volgende document raadplegen wanneer je meer wilt
weten over het verloop van de ceremonie: https://www.rug.nl/education/phd-programmes/promotieregeling/protocol-promotieplechtigheid-ned.pdf
Parkeergelegenheid
Voor jou, de promovendus, wordt er één parkeerplek
gereserveerd op het parkeerterrein naast het Academiegebouw. Je
kunt je bij aankomst melden bij de intercom. Gasten kunnen parkeren
in de nabijgelegen parkeergarages Q-Park Ossenmarkt of
Parkeergarage Forum. Deze bevinden zich op ongeveer 7 minuten
loopafstand vanaf het Academiegebouw.
Toegankelijkheidsvoorzieningen
Het Academiegebouw beschikt over verschillende voorzieningen voor
mensen met een (fysieke) beperking. Rolstoelgebruikers kunnen de
Aula bereiken via de zijingang, te vinden aan de linkerzijde van
het Academiegebouw (liggend aan de parkeerplaats). Bij de zijingang
staat ook een rolstoel (mits beschikbaar), mocht een van de gasten
hier gebruik van willen maken. De lift en een rolstoellift bevinden
zich ook bij de zijingang. Op dezelfde etage als de Aula is een
rolstoelvriendelijk toilet aanwezig.
Paranimfen
Het is verplicht om voor de plechtigheid twee paranimfen aan te
stellen. Minder of meer dan twee paranimfen aanstellen is niet
toegestaan.
Helaas mogen kinderen onder de 6 jaar niet in de Aula aanwezig
zijn gedurende het eerste gedeelte van de plechtigheid. Tijdens de
laudatio en het uitreiken van de bul mogen zij wel in de Aula
aanwezig zijn. Kinderen onder de 6 jaar kunnen tijdens het eerste
gedeelte van de plechtigheid, samen met een oppas, verblijven in de
voor jou gereserveerde faculteitskamer. Indien mogelijk zal de
pedel hier de livestream van de plechtigheid aanzetten.
Kledingvoorschriften
Voor de promotieplechtigheid gelden protocollaire
kledingvoorschriften. Dit is voor de promovendus en de twee
paranimfen bijvoorbeeld een rokkostuum met wit vest en strik, een
‘national costume’, of passende feestelijke
kledij.
Receptie
Na de promotieplechtigheid is er gelegenheid om een receptie te
houden in de Spiegelzaal van het Academiegebouw. De kosten hiervoor
zijn voor eigen rekening.
Een receptie in de Spiegelzaal is (minimaal 6 weken van tevoren) te
boeken via onderstaand formulier:
https://myuniversity.rug.nl/infonet/medewerkers/faciliteiten-voorzieningen/facilityportal/vergaderen-evenementen/entryform-phd-defence
Uiteraard kun je ook zelf een receptie regelen bij een externe
locatie.
Fotograaf
Tijdens het eerste gedeelte van de plechtigheid - de verdediging -
mogen er geen foto’s gemaakt worden. Er mogen wel
foto’s gemaakt worden voorafgaand aan de plechtigheid,
tijdens de laudatio en na de plechtigheid. Het is aan jou of je
professionele foto’s wilt laten maken van de plechtigheid
door een fotograaf of dat je een vriend of familielid vraagt
hiervoor.
Livestream
Familie/vrienden/collega’s/etc kunnen de plechtigheid live
volgen via de volgende link: https://www.rug.nl/about-ug/latest-news/events/promoties/digital-phd-ceremony
Let op: deze gaat pas aan op het moment dat de ceremonie
begint.