Licentie, embargo en open access

Volgens het  promotiereglement (artikel 4.7, lid 3) wordt elk proefschrift openbaar gemaakt via de  Research Portal van de Rijksuniversiteit Groningen. Je vult hiervoor een licentieovereenkomst in waarmee je de RUG toestemming geeft om het proefschrift te publiceren via de RUG Research Portal. Er zijn meerdere mogelijkheden rondom het openbaar maken. Hierna / hieronder een aantal opties:

Als je zelf het auteursrecht bezit op al het materiaal dat in je proefschrift is opgenomen, dan kun je de digitale versie van je proefschrift open access in de RUG Research Portal op laten nemen. Na opname krijg je een URL die je kunt gebruiken om naar je proefschrift te verwijzen.
Je kunt de punten 1 t/m 3 overslaan in het licentieformulier overslaan en direct ondertekenen.

Als je van plan bent één of meerdere hoofdstukken nog als artikel te publiceren, dan kun je beter nog even wachten met de openbaarmaking van de digitale versie van je proefschrift. Dit zijn vaak hoofdstukken van het proefschrift met de status 'Submitted', 'In preparation' of 'Under review'.

Lever de digitale versie aan bij de bibliotheek en vraag om een embargoperiode. Dit kun je bij punt 1 op het licentieformulier aangeven. 

Als een hoofdstuk uit je proefschrift al eerder is gepubliceerd als artikel, dan heb je misschien het auteursrecht overgedragen aan de uitgever. Raadpleeg dan het contract met de uitgever om na te gaan of daar al iets in staat over hergebruik ten behoeve van een proefschrift en het openbaar maken daarvan. 

Is in het contract hierover niets vastgelegd, raadpleeg dan de Open Policy Finder.

Als een hoofdstuk uit je proefschrift al eerder gepubliceerd is in een open access-tijdschrift, dan is er geen embargo op dat hoofdstuk nodig, en mogelijk ook niet op het hele proefschrift.

Bij punt 2 in het  licentieformulier kun je aangeven wat van toepassing is. 

Als van je proefschrift een commerciële uitgave (handelseditie) verschijnt, overleg dan met je uitgever over een embargoperiode. Bijna alle uitgevers zijn bekend met de verplichting om een digitale versie van het proefschrift in een universitaire repository te publiceren. Je kunt een embargoperiode van bijvoorbeeld 6-12 maanden afspreken op het openbaar maken van je proefschrift. Deze embaroperiode kan ook langer, of korter zijn. 
Vermeld dit via een notitie op de licentieovereenkomst. Je kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.

Bij het uploaden van het proefschrift via Hora Finita moet een ondertekende licentieovereenkomst worden aangeleverd.
Het is mogelijk om daarin te vermelden dat er materiaal in het proefschrift ingediend is voor publicatie, of in voorbereiding is voor publicatie en daarom niet open access gepubliceerd kan worden.

Het volledige proefschrift komt in dat geval een jaar lang onder embargo te staan.

• Afbeeldingen met auteursrecht

Als je afbeeldingen wilt gebruiken waar auteursrecht op zit, dan zul je vooraf toestemming moeten aanvragen. 
Dit is alleen niet nodig als deze afbeeldingen beschikbaar zijn gesteld met een licentie die hergebruik toestaat (meestal een CC-licentie). Alleen in dat geval hoeft er vooraf geen toestemming worden gevraagd.
Een goede bronvermelding is dan wel noodzakelijk; geef bij voorkeur aan welke CC-licentie de afbeelding heeft.

• Zelfgemaakte afbeeldingen    

Voor het gebruik van zelfgemaakte afbeeldingen van museumobjecten is niet één algemeen antwoord te geven. 
- Musea kunnen hun eigen regels hebben, en die regels kunnen ook nog per verzameling verschillen. 
- Soms mag er helemaal niet gefotografeerd worden in een museum. 
- Soms mag het wel gefotografeerd worden, maar mogen de foto’s alleen gebruikt worden voor eigen gebruik, en dan is opname in een proefschrift die publiekelijk toegankelijk wordt, niet mogelijk.

In sommige gevallen zijn er speciale afspraken met de uitgever of er sprake is van octrooien waardoor het wenselijk en/of noodzakelijk is dat er in eerste instantie een embargo van één jaar op het volledige proefschrift komt ingaande op de promotiedatum. Dit embargo vervalt automatisch. 
Indien overeenkomsten met een uitgever een verlenging van dit embargo na het eerste jaar vereisen, vragen wij je ons een e-mail te sturen naar dissertations rug.nl.
Bij punt 3 in het licentieformulier kun je dit aangeven.

In verband met een uitgeversembargo (copyright) wordt het hele proefschrift onder embargo geplaatst voor een jaar. Sinds afgelopen januari 2026 zijn we vanwege bezuinigingsredenen en personeelstekort gestopt met het opknippen van de proefschriften in individuele hoofdstukken.

Dat betekent dat als één hoofdstuk niet open access mag zijn, dat het hele proefschrift onder embargo komt.

Soms is het wenselijk afspraken te maken het proefschrift langer dan 1 jaar na de datum van de promotie onder embargo te stellen. Daarvoor zal de rector magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen de duur van het embargo in redelijkheid vaststellen. Hiervoor wordt rekening gehouden met de uitgever gemaakte afspraken en met de eventuele toelichting daarop van de promovendus.

Kijk op de website over Dissertaties publiceren. Of stuur ze naar dissertations rug.nl.