Dissertaties publiceren

De promovendus wordt geacht 2 gedrukte versies van het proefschrift in te leveren plus 2 kopieën van de stellingen.

Zowel de gedrukte versie als de digitale versie moeten formeel 3 weken voor de promotie zijn aangeleverd.

De gedrukte versie van het proefschrift (2 exemplaren plus 2 losse exemplaren van de stellingen) kan worden ingeleverd bij de Library Support Desk van de Universiteitsbibliotheek of verzonden naar ons postadres.

Adres UB Library Support Desk:
Afdeling dissertaties
Broerstraat 4
9712 CP Groningen

Je kunt eventueel 7 dagen na verzending via dissertations rug.nl om een ontvangstbevestiging vragen. Meestal is het proefschrift echter binnen deze termijn verwerkt en is er reeds een bevestigingsmail via Hora Finita gestuurd.

Deze bevestigingsmail wordt echter pas verzonden wanneer ook de digitale versie al via Hora Finita is ingeleverd.

Meestal levert de drukker ook een digitale versie (pdf) van het proefschrift, informeer hier naar. Anders kan de versie zoals die naar de drukker is verzonden worden gebruikt (pdf).

Nee, je kunt geen ISBN meer aanvragen via de UB.

Sommige drukkers bieden aan om een ISBN aan te vragen voor je proefschrift, deze optie kun je negeren.

Voor de vindbaarheid van het proefschrift is een DOI belangrijker en nuttiger.

Voor de vindbaarheid van het proefschrift is een DOI (Digital Object Identifier) als identifier belangrijk. Aan alle proefschriften wordt na inlevering via Hora Finita een DOI toegekend door de Universiteitsbibliotheek Groningen. De DOI hoeft niet door de promovendus te worden aangevraagd of in het proefschrift worden opgenomen. De DOI komt op de landingspagina van het proefschrift in de RUG research portal te staan.

Sinds de invoering van het nieuwe promotiereglement is digitaal aanleveren verplicht. Het proefschrift komt in de University of Groningen research portal te staan.

Bij het uploaden van het proefschrift naar Hora Finita moet een ondertekende licentieovereenkomst worden aangeleverd. Het is mogelijk om te vermelden dat er materiaal in het proefschrift is ingediend of in voorbereiding is voor publicatie en daarom niet open access gepubliceerd kan worden. Het volledige proefschrift komt dan een jaar lang onder embargo te staan.

Indien afspraken het wenselijk maken het materiaal voor een periode langer dan 1 jaar na de datum van promotie onder embargo te stellen, dan zal de rector magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen, gelet op de met de uitgever gemaakte afspraken en gelet op de eventuele toelichting daarop van de promovendus, de duur van het embargo in redelijkheid vaststellen. De promovendus dient daarvoor een schriftelijk verzoek in te dienen, met redenen omkleed en gericht aan de rector magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen. Het verzoek wordt afgehandeld op de UB en moet worden gemaild aan dissertations rug.nl.

Voor een patentaanvraag kan het nodig zijn ervoor te zorgen dat het proefschrift niet reeds geheel of gedeeltelijk open access beschikbaar is vóór de effectieve indieningsdatum van uw patent aanvraag. In de regel is de promotor op de hoogte van de procedure die gevolgd moet worden, bespreek dit met hem/haar.

Ook wanneer je een commerciële editie uitbrengt moet er een digitale versie worden aangeleverd, op verzoek kan een embargo op de volledige pdf worden gezet voor de periode die de auteur met de uitgever heeft afgesproken, sommige onderdelen zoals een abstract, titel en inhoud etc. kunnen in overleg wel open access geplaatst worden. Omdat we bij een commerciële uitgave als RUG er naar streven het embargo zo kort mogelijk te houden, attenderen we je op de mogelijkheden die er bij de onderhandelingen met een uitgever zijn om dit te realiseren.

Waarom moet ik een licentieovereenkomst invullen?

Door de licentieovereenkomst in te vullen, geeft u de RUG toestemming om het proefschrift te publiceren via de RUG Research Portal.

Als u volledig akkoord gaat met het open access (niet-exclusieve openbaarmaking) publiceren van uw proefschrift, kunt u de punten 1 t/m 3 overslaan en direct ondertekenen.

Indien materiaal in uw proefschrift niet open access is, wordt uw proefschrift volledig onder een voorlopig embargo van een jaar geplaatst. Bij punt 1 en 2 in de licentieovereenkomst kunt u aangeven wat van toepassing is:

Bij punt 1 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat u van plan bent te publiceren. Dit zijn vaak hoofdstukken van het proefschrift met de status 'Submitted', 'In preparation' of 'Under review'.

Bij punt 2 geeft u aan dat er materiaal in het proefschrift staat dat al gepubliceerd is.

Indien je een commerciële editie van het proefschrift publiceert, vermeld dit dan even via een notitie op de licentieovereenkomst. Je kunt via Hora Finita de uitgeversovereenkomst als bijlage uploaden.

Bij punt 3 geeft u aan dat er afspraken zijn die zorgen dat de bibliotheek in eerste instantie een embargo van één jaar op het volledige proefschrift legt, ingaande op de promotiedatum. Dit embargo vervalt automatisch. Indien overeenkomsten met een uitgever een verlenging van dit embargo na het eerste jaar vereisen, verzoeken wij u een e-mail te sturen naar dissertations rug.nl.