Fred Bosman Frank den Hollander

Met ingang van dit studiejaar is de bibliotheekintroductie in de Universiteitsbibliotheek ingrijpend vernieuwd. De introductie begint nu met een web based training , bestaande uit videofragmenten gevolgd door tekstpagina’s met detailinformatie.

Elk jaar bezoeken vele honderden eerstejaarsstudenten van verschillende studierichtingen de UB voor een bibliotheekinstructie. Wat ze tijdens zo’n instructie aan informatie en cursussen krijgen aangeboden hangt af van de wensen van de betreffende faculteit. Zo is de zeer uitgebreide bibliotheekinstructie bij de studierichting geschiedenis onderdeel van het vaardighedencollege. De historici in opleiding zien bij de UB een introductiefilm, krijgen een rondleiding en oefenen zich in het gebruik van de OPC en in het ‘zoeken op onderwerp’ met speciaal daarvoor gemaakte interactieve computerprogramma’s. Naast dit (standaard-)programma krijgen de studenten door medewerkers van de UB gemaakte oefenvragen voorgelegd, waarmee ze zelf in de bibliotheek aan de slag gaan. Sommige delen van deze instructie, zoals de introductiefilm en het oefenprogramma voor de OPC, worden bij instructies van faculteitsbibliotheken ook gebruikt.

‘Door de bomen het bos’
De introductiefilm die de UB tot op heden voor studenten vertoonde, ‘Door de bomen het bos’ geheten, dateert uit 1997. De film vertelt het verhaal van een tweedejaarsstudente die voor een bijvak een referaat moet schrijven en gevolgd wordt tijdens haar zoektocht langs catalogi, bibliotheeklocaties, studiezalen en uitleenbureau. Gedurende vijf studiejaren is de film door vele duizenden studenten en andere belangstellenden bekeken.
‘Door de bomen het bos’ oogt nog steeds verrassend fris; ook de laatste groepen studenten die de film bekeken waardeerden de inhoud zeer. In de loop der tijd kwam echter één nadeel van de film steeds duidelijker aan het licht: doordat de verschillende bibliotheekprocessen zeer gedetailleerd werden gevolgd verouderde de film snel. Zo vielen bijvoorbeeld de fraaie, maar ouderwetse catalogusschermen in MS-DOS-zwartwit wel erg op. Dat feit, én de grotere mogelijkheden van Internet voor educatieve doeleinden leiden tot plannen voor een wat eigentijdsere opzet van de introductiefilm.

Pr en instructie
Waar ‘Door de bomen het bos’ een introductiefilm pur sang was, wilden we nu rekening houden met de ‘houdbaarheid’ van het medium, en de kans op eventuele snelle veroudering van de inhoud van de film zo klein mogelijk maken. Om dit doel te verwezenlijken konden we gebruik maken van de inmiddels voortgeschreden techniek: de bewegende beelden moesten onderdeel worden van een zogeheten web based training (WBT), waarbij de videofragmenten meer de grote lijnen zouden behandelen en de bijbehorende tekstpagina’s wat dieper op de materie zouden ingaan. Evident voordeel van deze werkwijze is dat tekstpagina’s, met al snel verouderde detailinformatie, in een later stadium gemakkelijker en veel goedkoper zijn te muteren als filmscènes.

   

Een nevenvoordeel van deze aanpak is dat daarmee de bibliotheek ook de beschikking krijgt over een film die, als video zonder de tekstpagina’s, ook voor pr-doeleinden kan worden ingezet, zoals bijvoorbeeld voor ouders van studerenden tijdens de jaarlijkse ouderdag.

In mei is het scenario voor de film geschreven. Deze moest een overzicht schetsen van de complexe en dynamische bibliotheekwereld, van het gebruik van de bibliotheekvoorzieningen, de aard van de collecties en de vele facetten van het werk van de bibliothecaris. In de daarop volgende tekstdelen zou, als gezegd, nadere informatie voor gebruikers worden opgenomen.
Uiteindelijk is gekozen voor de vorm van een documentaire. Aan de hand van interviews met studenten, onderzoekers en bibliotheekmedewerkers wordt een beeld geschetst van de bibliotheek als werkplek, als centrum voor de universitaire informatievoorziening, als leverancier van digitale informatie, als bewaarplaats van zeldzaam en kostbaar materiaal en als klantvriendelijke organisatie. Als uitgangspunt voor de film en voor de tekstdelen is gekozen voor én het verschaffen van informatie over de voorzieningen van de bibliotheek én het inzicht geven in wat er achter de schermen gebeurt. Dit alles onder de titel: ‘Een venster op de wereld’.

De web based instructie (film en tekstdelen) is ook inzetbaar bij facultaire bibliotheekintroducties. Eigen aan de vernetwerkte informatievoorziening van de RUG-bibliotheken en het onderling sterk op elkaar afgestemde bibliotheekbeleid is dat veel van de geboden informatie tevens betrekking heeft op faculteitsbibliotheken.
Dat geldt niet voor een opvallende scène in de film. Daarin vertelt professor Tauber, de architect van het UB-gebouw, over het ontwerp en de bouw van de UB op de aanvankelijk omstreden plek in de binnenstad. Samen met zijn zoon Frans, die tekende voor het interieur, spreekt hij over de hobbels die genomen moesten worden, de oplossingen waarvoor gekozen werd, en het resultaat dat hem - en ons - bijna twintig jaar na dato nog steeds met tevredenheid vervult.

Een venster op de wereld De informatievoorziening aan de Rijksuniversiteit Groningen Scenario: Fred Bosman, Frank den Hollander Projectleiders: Martin de Jonge, Maurice Foulon, Pentascope Groningen Regie, video-editing: Marcel Krol Camera: Peter Buis Voice over: Carmen Schilstra Muziek: Karlo Feunekes Vormgeving wbt: Rijk …, Manfred Hindimith Additionele geluidsproductie: Soundbase Groningen Medewerkers aan de film: Meindert Donker, Peter Eijgelshoven, Rose Headley, Frank den Hollander, Gerda Huisman, Janny Jonkers, Peter van Laarhoven, Renate Meijer, Vincent Peters, Dorien van Rheenen, Anton Scheurink, F.A. Tauber, P.H. Tauber, Anita Verhoeven, Suzanne van der Weide Bijdragen aan de wbt: Henk Druiven, Gerda Huisman, Peter van Rees, Johan Stadtman, P. H. Tauber

Productie
Voor het vervaardigen van de film werd aangeklopt bij Pentascope, een bedrijf dat zich bezig houdt met het implementeren van veranderingen van allerlei aard in organisaties. Pentascope heeft ook een grote vestiging in Groningen, met activiteiten op onder meer het gebied van multimedia en e-learning.
Allereerst werd gezamenlijk een werkdocument opgesteld met een beschrijving van de doelen en deliverables. Video-experts van Pentascope hielden het op de UB geschreven scenario tegen het licht, er werd een uitgebreid draaiboek gemaakt en er werden twee dagen in de maand juni geprikt waarop ‘gedraaid’ zou gaan worden.

Deze dagen bleken ideaal voor de opnames van de film. In het UB-gebouw heerste een topdrukte, met duizenden studenten blokkend voor de laatste grote tentamens voor de zomervakantie. De filmploeg probeerde uiteraard zo weinig mogelijk overlast te veroorzaken, en ondanks enige gefronste wenkbrauwen is dat ook goed gelukt, met als resultaat mooie beelden van volle studiezalen, hardwerkende studenten en natuurlijk ook veel (sociaal) verkeer in het trappenhuis. Een mooi voorjaarszonnetje leverde precies dat extra licht op dat de cameraman nodig had.
Eind juni was er op de UB een eerste vertoning van de film in ruwe montage. Tegelijkertijd liet de vormgever van de web based training enkele proefpagina’s zien met teksten, illustraties en het venster met de videofragmenten. De maand juli werd vervolgens gebruikt om zowel de teksten van de web based training in de definitieve vorm aan te leveren, als om de opmerkingen naar aanleiding van de eerste vertoning van de bewegende beelden in de definitieve montage te verwerken. Een tweede ronde voor kleinere correcties volgde in augustus, waarna het geheel gereed is voor gebruik.

    

Opzet van de web based training
Zoals gezegd: de film ‘Een venster op de wereld’ is een documentaire over de wetenschappelijke informatievoorziening in Groningen. Getracht is vooral de ‘grote lijnen’ vast te houden, waarna in aansluitende tekstpagina’s meer instructieve elementen aan bod komen.
De film (met de bijbehorende teksten) is opgedeeld in zeven hoofdstukken (scènes) waarin onder meer de volgende onderwerpen worden behandeld:

1. De bibliotheek als werkplek
   Verschillende studenten en een universitaire medewerker komen aan het woord. Hoe gebruiken zij de bibliotheek en haar voorzieningen? Met in de tekstpagina’s informatie over de voorzieningen van de verschillende bibliotheken van de RUG.
2. Informatie door de eeuwen heen (oude en kostbare werken)
   Conservator Gerda Huisman laat enkele schatten uit de collectie zien. Met in de tekstpagina’s informatie over de Zaal Oude en Kostbare Werken en in aansprekende beelden een selectie uit het oude bezit.
3. Een venster op de wereld
   Dierfysioloog Anton Scheurink vertelt over de mogelijkheid vanaf de eigen werkplek elektronische tijdschriften op te sporen en in te zien, en te worden geattendeerd op nieuw verschenen artikelen op zijn vakgebied. In de tekstpagina’s krijgt de student informatie over de catalogi, bestanden en andere middelen waarmee men literatuur kan vinden.
4. Het gebouw
   De architecten vader en zoon Tauber vertellen over de hoofdlijnen van het ontwerp van de UB. In de tekstpagina’s voor geïnteresseerden meer informatie over de vormgeving en inrichting van het gebouw.
5. De klantgerichte organisatie
   Vakreferent Peter van Laarhoven wordt geïnterviewd over het afsluiten van licenties voor elektronische tijdschriften, het zo goed mogelijk ontsluiten van elektronische bronnen voor de gebruiker en de toekomst van de (elektronische) informatievoorziening. Met in de tekstpagina’s onder meer informatie over de elektronische informatievoorziening, over het zoeken op onderwerp, cursussen en de inrichting van het universitaire netwerk.
6. De collecties
   Vakreferent Anita Verhoeven vertelt aan de hand van een voorbeeld over de geschiedenis van de collectie en magazijnmedewerker Meindert Donker laat zien hoe snel een levering uit het magazijn plaats vindt. Met in de tekstpagina’s informatie over de groei van de collectie en over de aard van de collecties van faculteitsbibliotheken en UB.
7. Lenen uit de collecties
   De medewerkster van het uitleenbureau Janny Jonkers legt de gang van zaken bij het lenen uit en de zaalmedewerkster Dorien van Rheenen vertelt meer over de studiezaalcollecties. In de tekstpagina’s informatie over leentermijnen, lenerspas, interbibliothecair leenverkeer en dergelijke.

Het gebruik van de web based training
De film, zonder de tekstpagina’s met detailinformatie, duurt ruim twintig minuten en kan desgewenst als een geheel worden vertoond. Daartoe is een versie op VHS-video aangeleverd. Naar verwachting zal deze vorm van vertoning toegepast worden bij enkele wat kortere bibliotheekintroducties en vooral bij gelegenheden als bijvoorbeeld de jaarlijkse ouderdag.

Voor de meest gebruikelijke instructie zal de web based training, film en tekstdelen, in complete vorm via het universitaire intranet en internet worden ingezet. Bij een instructie zoals die doorgaans in de Multimedia-onderwijsruimte op de 1e verdieping van de UB wordt gegeven, is het dan de bedoeling dat de student, aan een eigen pc gezeten, de gehele web based training lineair doorloopt. Dus: eerst een filmscène bekijkt, daarna de vervolgpagina’s doorleest, dan de volgende scène, etc. Het gaat hier niet om een echt interactieve cursus, waarbij de student ook nog vragen moet beantwoorden en daarop weer feedback van het programma krijgt. De meeste groepen eerstejaars die de bibliotheekinstructie volgen werken na deze web based instructie nog met de trainingmodule voor het gebruik van de OPC en met die voor het zoeken op onderwerp. Deze beide computerprogramma’s zijn wel interactief van opzet.

Het spreekt voor zich dat de training op de homepage van de UB wordt opgenomen. In september zal de training waarschijnlijk alleen in de UB gevolgd kunnen worden, daarna komt deze ook via de nieuwe website van de UB beschikbaar. Het is vanaf dan dus ook mogelijk de web based training via internet op willekeurig welke andere plaats te volgen. Aan het slot van de training kan de student door het opsturen van een e-mailformulier aan de docent kenbaar maken deze gevolgd te hebben.

Weer op niveau
Met de productie van ‘Een venster op de wereld’ is de bibliotheekinstructie van de UB weer op het niveau waarop deze hoort te zijn. De film geeft een mooi beeld van een modern bedrijf dat voorop wil blijven lopen op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening, maar tegelijkertijd zijn geschiedenis niet verloochent en schatten uit het verleden koestert. De web based training biedt studenten de benodigde informatie over de Groningse universitaire bibliotheekwereld, maar ook interessante extra weetjes en prachtige illustraties.

De training is gemaakt in nauwe samenwerking met Pentascope. De keuze voor dit bedrijf bleek een goede. Mede door de grote expertise en inzet van de medewerkers van Pentascope kon de training in een heel plezierige samenwerking en in heel korte tijd worden geproduceerd.