Rijksuniversiteit Groningen
Rugbalk
Reacties op DEZE pagina Abonneren op email bij wijziging 23 Jan 2003

Nieuw Webplatform in aantocht:
Drie

Bert Wiersema 
b.wiersema@eccoo.rug.nl

Op 1 juni 2001 maakte het project Webplatform een doorstart. Een nieuwe stuurgroep en projectleiding kregen van het College van Bestuur de taak het tot dusver ontwikkelde gedachtegoed te vertalen naar een werkend webplatform. Waar staan we een jaar later? Wanneer gaat het nieuwe webplatform de lucht in? En wat hebben we dan?

Drie vragen over een project dat de universiteit verder moet brengen op de drie w’s: het world wide web.

1. Waar we staan.
Het project Webplatform is een van de vele projecten waarin een bedrijf een nieuw technisch systeem in de organisatie invoert. Niet om de techniek zelf, maar om het bereiken van de missie van dat bedrijf dichterbij te brengen. Op de huidige website van de RUG staat een mooie tekst over onze (!) missie.  

                                                     

 

 

Het belang van een goed gebruik van het internet daarvoor is evident. Voor de activerende leeromgeving kent de RUG inmiddels Nestor, dat tijd- en plaatsonafhankelijke werkvormen biedt in aanvulling op het face to face onderwijs. Diverse koppelingen tussen Nestor en het Webplatform zijn voorzien, bijvoorbeeld de nieuwe onderwijscatalogus, het project elektronische readers en het project Matrix bij de faculteit Medische Wetenschappen, dat gericht is op het via trefwoord kunnen doorzoeken van het gehele curriculum.
In de onderzoekswereld zijn communicatie- en informatieuitwisseling op het world wide web inmiddels niet meer weg te denken. De zichtbaarheid van de RUG op het world wide web voor overheden, bedrijfsleven en andere kennisinstellingen is in toenemende mate van belang voor de maatschappelijke inbedding van ons onderwijs en onderzoek.

Kortom, het project Webplatform sluit 100% aan bij onze missie. Maar zoals bij veel van dit soort ICT-projecten komt het gevaar voor falen uit een andere hoek: de techniek die het laat afweten en/of heel andere dingen doet dan de gebruikers er van verwachten. Op dit punt heeft het project de vorm van een drietrapsraket. Allereerst is, gegeven wat het systeem moet doen, een keuze gemaakt voor een algemene technische aanpak. Momenteel werken we die techniek verder uit samen met zes clubs uit de universiteit, de prototypes. De derde stap is het overzetten van de informatie van de huidige website in het nieuwe webplatform, de migratie.

 

 

 

De technische aanpak
Op het gevaar af voor sommige lezers zaken te herhalen, kort iets over het technisch fundament van het webplatform. Dat fundament bestaat uit een driebanden-model. Als een gebruiker het webplatform bezoekt, dan krijgt hij informatie op zijn scherm getoverd langs drie stappen.
Stap 1. De benodigde gegevens zijn in XML-formaat opgeslagen in een centrale database. Die database werkt onder Oracle, dat onder andere het Internet File System (iFS) kent. Het iFS biedt naast een gebruiksvriendelijke toegang voor dataopslag vele andere voor het webplatform onmisbare kenmerken: rechtenstructuur, ondersteuning van meer dan 100 verschillende bestandsformaten (waaronder video), mogelijkheid voor metadata, etc.
Stap 2. Ophalen uit de database en structureren van de gegevens die nodig zijn voor de opbouw van informatie, wederom in XML-formaat.
Stap 3. Toepassen van de opmaak, die we onafhankelijk van de inhoud zelf kunnen kiezen.

driebandenmodel

Dit driebanden-model biedt het voordeel dat dezelfde informatie desgewenst op verschillende manieren kan worden afgebeeld op het scherm van de gebruiker. Gegeven de zeer diverse ‘eigen’ gebruikers van de universiteit en de vele externe doelgroepen, is dit een kenmerk dat veel gebruikt zal worden. Ook is het mogelijk gegevens uit andere bronbestanden (Peoplesoft, Baan) via het webplatform te tonen, zonder die gegevens ‘zelf’ in de database te hebben.
Momenteel is de techniek zover dat de prototypes (zie volgende paragraaf) er al ontwikkelend mee kunnen werken. Wat nog te gebeuren staat is ondermeer het integreren van de inline editor Xopus en de caching.

De inline editor maakt het mogelijk webpagina’s op gemakkelijke wijze aan te passen: à la Word ga je op de tekst staan en voer je de wijzigingen door. Geen down- en upload-perikelen. Caching is nodig om de responstijd lekker kort te houden. Elke pagina in het webplatform bestaat uit een optelsom van enkele tientallen objecten: de menubalk en de knoppen daarin, de inhoud van het sectie-menu, de inhoud zelf, de links op de pagina, etc. Door de meest opgevraagde pagina’s alvast als geheel van samengepakte iFS-file’s klaar te zetten, krijgen de gebruikers snel de gevraagde informatie op hun beeldschermen.

De Zes Prototypes
Zoals gezegd, het gevaar van elk ICT-project is het ontwikkelen van een techniek die niet landt in de organisatie, om welke reden dan ook. In het project Webplatform is dit gevaar geminimaliseerd door, nog tijdens het ontwikkelen van die techniek, gebruikers de nieuwe website te laten vullen met informatie uit hun huidige websites. Dat geeft de mogelijkheid al ontwikkelend feedback te krijgen van gebruikers op tal van punten: bevalt de navigatiestructuur, werkt de techniek zoals verwacht, zijn er aanvullende wensen, etc.

Grote dank gaat uit naar die organisaties die hier veel energie insteken: de faculteit Rechtsgeleerdheid, de gezamenlijke bibliotheken, het bureau van de universiteit (betrokken bij twee verschillende pilots), de onderzoekschool GUIDE en het studentenadviesbureau (STAG). Zoals bedoeld, staan deze pilots voor de brede waaier van gebruikers en doelgroepen binnen en buiten de RUG. Inmiddels zijn zes student-assistenten aangetrokken die de prototypes ondersteunen.
Aanvullend op dit intensieve contact met gebruikers, zullen enkele van de resulterende portals aan een user testing onderworpen worden. Hiervoor is contact gelegd met KPN-Research Groningen, de firma PentaScope en dr. Ben Mulder uit de faculteit PPSW die een soort digitale werkplaats heeft. Bij die test gaat het er om na te gaan of verschillende doelgroepen daadwerkelijk op inzichtelijke wijze de door hun gezochte informatie kunnen vinden. Dit gebeurt door eerst een oordeel door zgn. usability experts en aanvullend door representanten van die doelgroepen in het laboratorium te halen alwaar we hun zoek- en vindgedrag systematisch onderzoeken.

Migratie
Uit onderzoek door Archipol, een project van het Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen (DNPP) dat websites archiveert, blijkt dat onder de huidige RUG-website 230.000 HTML-pagina’s hangen. Uit eigen onderzoek is enig inzicht verkregen in de ordening van die pagina’s – of het ontbreken daarvan. Verreweg de meeste pagina’s bevatten informatie over het onderwijs. Een zeer klein deel van de pagina’s maakt reeds gebruik van een database. Al die informatie staat op tal van locale servers, dwarsverbanden zijn niet systematisch, de opmaak is behoorlijk variabel, veel informatie is verouderd.

Dat de RUG toch twee jaar lang nummer 1 is van de universitaire websites, heeft vooral te maken met de mensen achter de schermen. Het zijn de mensen die actief informatie aanleveren en via contactinformatie op het web goed bereikbaar zijn voor bezoekers die het verschil uitmaken. Het zijn ook die mensen die we vragen ons te helpen bij de migratie.
We gaan niet al die 230.000 pagina’s informatie eventjes omzetten naar het nieuwe webplatform. Wat we wel doen is de sites over de universiteit als geheel (corporate), over de faculteiten en diensten, het onderwijs en onderzoek, de bibliotheek, etc overzetten. Kortom, de bezoeker moet de ervaring hebben dat het surfen door het webplatform de universitaire lading goed dekt.

Op 14 mei jl. hebben een 70-tal medewerkers gezien hoe de faculteit Rechtsgeleerdheid, in de persoon van Bart Beijer, en het bureau van de universiteit, Wybe van Dijk, in de prototypefase die migratie hebben opgepakt. Dit aan de hand van de oude en de nieuwe pagina’s. Dat proces roept vragen op over de huidige website, maar zeker ook over de huidige organisatie daar omheen. Wie zet wat er op, is er iemand die de informatie actueel houdt, wie is verantwoordelijk voor welke inhoud, vindt er overleg met collega faculteiten plaats, etc?
Dan blijkt er nog veel te doen voordat het daadwerkelijk overzetten van informatie kan starten. Het project zal daarvoor in onderling overleg ondersteuning regelen, maar kan niet het denkwerk over waar wat moet komen te staan, overnemen. Dat moeten de eenheden zelf doen. En zo blijkt maar weer eens dat een ICT-project in feite een soort organisatie-veranderingsproject is. De techniek over de schutting gooien werkt nooit, eerst moet de vloer van de organisatie er liggen.

2. De lucht in
Grote vraag is natuurlijk, wanneer gaat het nieuwe webplatform de lucht in? De oorspronkelijke planning van zomer 2001 ging uit van de datum 1 september 2002 waarop de
www.rug.nl/rc/organisatie/pictogram/archief in de nieuwe jas zichtbaar zou zijn. De techniek, inclusief de eerste versie van de inline editor, is echter pas rond 1 juli af, hetgeen zou betekenen dat het migreren in juli/augustus moet plaatsvinden. Faculteiten hebben het nu razend druk met bachelor-masters, het Europese programma KP6, etc. De planning kapitaliseren op het werk in de vakantiemaanden lijkt daarom niet verstandig.

Momenteel gaat de projectleiding langs de besturen/directies van alle faculteiten en diensten om, samen met de webcontactpersoon, een realistisch plaatje te maken, inclusief de ondersteuning vanuit het project. Op 26 juni 2002 beslist de stuurgroep over een nieuwe einddatum.
Ondertussen is een vijftal werkgroepen aan de gang. De werkgroep Beheer (voorzitter prof. Koos Duppen) is drukdoende met een voorstel voor de beheerorganisatie voor het webplatform na afronding van het project. De werkgroep Scholing (voorzitter prof. Jules Peschar) ziet toe op een goede aanpak voor de scholing die er bij komt kijken: hoe schrijf ik voor het Web? Wat moeten de betrokken redacteuren en andere medewerkers weten over hoe je met het webplatform werkt? De werkgroep Integratie (voorzitter Tjalling Waterbolk) probeert helderheid te brengen in de wirwar van verschillende informatiesystemen en hun onderlinge relaties die de universiteit inmiddels kent, waarvan een groot aantal gegevens zal moeten leveren aan het webplatform. De werkgroep Inhoud (voorzitter prof. Gisela Redeker) adviseert over voorstellen voor menustructuren. En de werkgroep Techniek (voorzitter prof. Jan Bosch) is bezig met adviezen over de beste hardware/software combinatie.

3. Wat hebben we dan?
Op die nog door de Stuurgroep te bepalen deadline, is er een nieuw platform dat tenminste de functionaliteit biedt van de huidige website, met een herkenbare stijl over alle pagina’s, geschoeid op een moderne techniek. Die techniek zal in de periode na de eerste oplevering kunnen worden benut om bijvoorbeeld interactiemogelijkheden aan te bieden, zoals de mogelijkheid om te reageren op nieuwsberichten en discussionboards. De koppeling met andere systemen zal eenvoudig te maken zijn, in feite loopt nu al een goed lopend experiment met Peoplesoft. Voorwaarde voor een dergelijke koppeling is een goed functionerend en van heldere spelregels voorzien datawarehouse om gegevens tussen verschillende systemen (en –eigenaren) uit te wisselen en te beheren.
Het getal drie is leidend in dit project: www, drieband-model voor techniek, drie fases (techniek, prototypes, migratie). De redactie wordt gevraagd dit artikel op drie pagina’s te plaatsen.

Links:

Begin pagina


index Pictogram  3