Toetsondersteuning

Ondersteuning van ESI bij digitale tentamens

ESI biedt ondersteuning bij digitale tentamens in de Aletta Jacobshal. Voor ieder tentamen wordt een procedure in gang gezet. Hieronder volgt een samenvatting van deze procedure, voor het uitgebreide stappenplan verwijzen wij u door naar de pagina op EDU support. Gedurende de procedure wordt u ondersteund door één persoon van team Toetsondersteuning, de procesbegeleider. We zullen met u communiceren via de ‘Exam management’ module (de beheerportal) binnen Brightspace. U zult berichten van ons ontvangen met informatie over wat wij van u verwachten bij iedere fase van de procedure.

Voor het tentamen

Meld uw tentamen aan bij de roostermaker van de faculteit. Bekijk hier met wie u contact kunt opnemen. Alleen geplande tentamens worden ondersteund door team Toetsondersteuning.

Er wordt een tentamencursus aangemaakt op basis van een sjabloon en er wordt een procesbegeleider aan uw tentamen toegewezen. De coördinator van het vak zoals aangegeven in Ocasys wordt toegevoegd en ontvangt een e-mail wanneer de tentamencursus is aangemaakt. Als u geen bericht heeft ontvangen, neem dan z.s.m contact op met team Toetsondersteuning.

U kunt collega's toevoegen aan de beheerportal en de tentamencursus. Uw collega’s kunnen dan ook kunnen communiceren met de procesbegeleider en beginnen met het maken van het tentamen.

Constructie van het tentamen

Tijdens het creëren van het tentamen kunt u gebruik maken van de handleidingen op EDU support. Bij vragen kunt u contact opnemen met uw procesbegeleider. We verzoeken u om een conceptversie van het tentamen uiterlijk een week voor aanvang van het tentamen klaar te hebben en dit door te geven. Uw procesbegeleider test dan het tentamen en checkt alle instellingen.

Tijdens het tentamen

Tijdens het afnemen van het tentamen is altijd een student-assistent van Edusupport aanwezig om de examinator te hulp te schieten bij eventuele problemen. Als een student niet in het tentamen kan inloggen zal de student-assistent ervoor zorgen dat deze student alsnog met zijn of haar eigen account kan inloggen. We controleren niet of een student ingeschreven staat in ProgRESS.

Na afloop van het tentamen

Direct na het afnemen van het tentamen sluit de student-assistent het tentamen en wordt een back-up gemaakt. Een verslag van de administratie (late inschrijvingen, technische voorvallen) wordt toegevoegd aan de tentamencursus.
Indien een meerkeuze tentamen is afgenomen, zal uw procesbegeleider een statistische analyse maken (vanaf 25 deelnemers).
Wanneer u klaar bent met beoordelen kunt u eventueel een online review sessie voor studenten organiseren.

Team Toetsondersteuning biedt ondersteuning en advies bij het verwerken en analyseren van papieren mc-tentamens. Daarvoor beschikt het over speciale software. Pre-corona werden hiermee rond de duizend mc-tentamens van 110.000 studenten verwerkt.

De tentamens die docenten aanleveren worden met een optisch leesapparaat ingelezen. Na de verwerking ontvangen docenten de uitslag, met de volgende gegevens: de score, het aantal goed beantwoorde vragen, eventueel het cijfer per student en een analyse van de toets, bestaande uit statistische gegevens over de afzonderlijke vragen en over de toets als geheel. Docenten kunnen op verzoek individueel advies krijgen over de kwaliteit van hun mc-tentamens. Dat kan zowel voorafgaand aan de afname van een tentamen, door een beoordeling van de toetsvragen, als na de afname van het tentamen, in de vorm van een toetsanalyse.

Veelgestelde Vragen:

V. Waar kan ik tentamenformulieren bestellen?
A. Deze kunt u bestellen via Order forms op de website. U logt in met uw p-nummer en wachtwoord en kunt uw bestelling van de tentamenformulieren online doorgeven. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anneke Huizinga.

V. Wat kosten tentamenformulieren?
A. Een tentamenformulier kost 0,15 cent per stuk voor intern gebruik (binnen de RUG), of 0,20 cent voor extern gebruik. Het is een 2-talig (nederlands-engels) formulier. De formulieren worden verkocht in pakken van 500 stuks.

V. Wat houdt de verwerking van een tentamen in?
A. De antwoorden op de formulieren worden ingelezen met een optisch leesapparaat. Het databestand dat hieruit ontstaat wordt met de sleutel ingevoerd in een analyseprogramma. Dit programma geeft de scores per studentnummer en een itemanalyse van het tentamen (statistische gegevens per vraag en over de toets als geheel).

V. Wat kost de verwerking van een tentamen?
A. De kosten (intern) voor het verwerken van een standaard tentamen (maximaal 150 vragen) bedragen €75; een heranalyse kost €15, hetzelfde geldt voor een cijferbepaling. Voor onderdelen die extra tijd vragen kunnen toeslagen in rekening worden gebracht.

V. Kan ik het mc-tentamen aanmelden via de website?
A. Indien u een mc-tentamen op papier wilt laten verwerken door ESI, dan kunt u deze via de Intekenlijst aanmelden. U logt in met uw p-nummer en bijbehorende wachtwoord. Klik op “Add Exam” om het tentamen vooraf te registeren.

V. Waar en wanneer lever ik de formulieren ter verwerking in?
A. In het Mercatorgebouw, op een van de kamers 5415.0187, 5415.0189, 5415.0191, of 5415.0193 bij ESI, Landleven 1 (eerste verdieping), 9747 AD  Groningen. U kunt hier terecht van maandag t/m vrijdag van 8:30 tot 17:00 uur. U kunt 050 36 33640 bellen voor nader overleg. Hoe sneller u direct na toetsafname de schrapformulieren inlevert, des te eerder u de resultaten kunt verwachten.

V. Hoe lever ik de ingevulde tentamenformulieren in?
A. In een envelop of bij grote aantallen een doos, voorzien van:

• naam van het vak
• datum van het tentamen
• faculteit
• naam, e-mail adres en telefoonnummer van de docent/contactpersoon
• sleutel: de goede antwoorden
• Bij bijzonderheden, zoals 2 alternatieven mogen worden goed gerekend of een vraag telt niet mee, dit duidelijk vermelden op de sleutel.
• Als een vraag niet meetelt, vermeld dan ook of dit voor of tijdens het tentamen bekend is gemaakt aan de studenten, zodat daar indien nodig bij het inlezen rekening mee kan worden gehouden.
• Als het aantal alternatieven verschilt: per item/vraag vermelden of het een 2-, 3- of 4 keuze vraag betreft.
• In geval van versies: de versleuteling van de versies (m.a.w. waar is vraag 1 van versie 1 in versie 2 gebleven? enz.)  (zie ook de vraag hierover)
• Als studenten apart moeten worden geanalyseerd dan moeten de formulieren ook apart worden ingeleverd (zie ook de vraag hierover)

U kunt ons innameformulier gebruiken voor het opschrijven van uw gegevens en deze op de envelop met formulieren plakken.

V. Hoe lang duurt het voordat het tentamen is verwerkt?
A. Voor de RUG maximaal drie werkdagen en voor de Hanzehogeschool maximaal vijf werkdagen. Tentamens worden altijd op volgorde van binnenkomst nagekeken.

V. Hoe weet ik dat het tentamen is verwerkt?
A. De uitslagen worden per e-mail naar de verantwoordelijk docent gemaild (en eventuele andere genoemde contactpersonen). Tevens wordt een afhaalbewijs verzonden, wilt u deze uitprinten en inleveren wanneer de formulieren weer worden opgehaald.

Mocht u na 3 werkdagen (Hanzehogeschool: 5 werkdagen) nog niets hebben gehoord, neem dan contact op via tentamenverwerking rug.nl of tel: 050 36 33640.

V. Wat gebeurt er verder met de formulieren?
A. De docent zorgt ervoor dat de formulieren zo spoedig mogelijk worden opgehaald bij ESI. Een afdruk van het afhaalbewijs dat per e-mail naar de docent is gestuurd dient daarbij te worden ingeleverd. Eventueel geeft de docent of zijn secretariaat (op kosten van de eigen faculteit) daarvoor de vervoersdienst opdracht (tel. 050 36 38888, Servicedesk Facilitaire Organisatie). De docent/secretariaatsmedewerker stuurt het afhaalbewijs dan door aan de vervoersdienst, zodat die geprint en ingeleverd kan worden.
We sturen tentamenformulieren niet per post vanwege veiligheidsredenen.

V. Wat houdt de verwerking van een tentamen in?
A. De antwoorden op de formulieren worden ingelezen met een optisch leesapparaat. Het databestand dat hierdoor ontstaat wordt met de sleutel ingevoerd in een analyseprogramma. Dit programma geeft de scores per studentnummer en een itemanalyse van het tentamen (statistische gegevens per vraag en over de toets als geheel).

V. Hoe weet ik dat het tentamen is verwerkt?
A. De uitslagen worden, binnen 3 werkdagen, per email naar de verantwoordelijk docent gemaild en tevens een afhaalbewijs zodat de formulieren zsm weer kunnen worden opgehaald.
Mocht u na 3 werkdagen nog niets hebben gehoord, neem dan contact op via tentamenverwerking rug.nl of tel: 3633640 .

V. Kunnen behalve scores ook cijfers berekend worden?
A. Ja. De docent kan hierom verzoeken, bij voorkeur door het beantwoorden van ons bericht met de uitslagen.
Vermeld welke cesuur gebruikt moet worden, en hoeveel decimalen achter de komma. Standaard wordt deze formule gebruikt:
als score<cesuur: cijfer = 1,0 + 4,5 * (score – gokscore)/(cesuur – gokscore)
als score >= cesuur: cijfer = 5,5 + 4,5 * (score – cesuur)/(aantal vragen – cesuur)
Als u een andere formule wilt toepassen, dan deze graag vermelden.

V. Wat als later blijkt dat er een sleutelfout is gemaakt, er vragen moeten worden verwijderd of er meerdere alternatieven juist zijn
A. Dan kan de verantwoordelijke docent per e-mail de wijzigingen doorgeven en een heranalyse van het tentamen aanvragen, bij voorkeur door het beantwoorden van ons bericht met de uitslagen.
Wij voeren de analyse dan nogmaals uit en sturen u de nieuwe resultaten.
De gegevens zijn opgeslagen in ons archief, dus de tentamenformulieren hebben we daarbij niet meer nodig.

V. Hoe is de procedure als het tentamen verschillende versies kent, m.a.w. de studenten krijgen allemaal dezelfde vragen maar niet allemaal in dezelfde volgorde?
A. Als van het tentamen meerdere versies bestaan is het belangrijk dat alle studenten hun versienummer op het formulier aanstrepen (boven het studentnummer, op het Engelstalige formulier heet het "examnumber"). Als het versienummer niet is aangestreept kan het formulier niet worden verwerkt.

Bovendien moet de docent bij het inleveren van de formulieren en de sleutel aangeven hoe de versies te herleiden zijn naar versie 1. Bijvoorbeeld: vraag 1 t/m 16 in versie 1 is vraag 17 t/m 32 in versie 2, enz. Er mogen maximaal 8 blokken van vragen zijn die ten opzichte van elkaar worden verplaatst. Vragen helemaal willekeurig door elkaar gooien kan dus niet.

Als de versies niet tot elkaar te herleiden zijn, dan moeten er aparte analyses gemaakt worden. De formulieren moeten dan ook gescheiden worden aangeleverd!

V. En als het tentamen door verschillende groepen studenten is gemaakt?
A. Als het tentamen voor de verschillende groepen niet identiek is, bijvoorbeeld als een deel van de studenten een aantal vragen niet hoeft te beantwoorden, kunnen de verschillende groepen niet tegelijk worden verwerkt en moeten de formulieren per groep gescheiden worden aangeleverd.

Ook als men om een andere reden verschillende groepen studenten gescheiden wenst te houden, bijvoorbeeld op grond van studierichting of studielocatie, moeten de formulieren gescheiden worden aangeleverd.

V. Ik kan sommige bestanden met de uitslag niet openen. Wat moet ik doen?
A. Aan het einde van de analyse vindt u een uitgebreide toelichting. Voor verdere vragen kunt u ons bellen: 050 36 33640 tussen 8:30 en 17:00 u. U kunt ook advies krijgen over cijferbepaling en de kwaliteit van het tentamen.

V. Hoe kan ik jullie bereiken?
A. We zijn in principe iedere werkdag bereikbaar op bovenstaande telefoonnummers. U kunt ons ook e-mailen, gebruik dan ons gezamenlijke e-mail adres: tentamenverwerking rug.nl, dan ontvangt het hele team de e-mail en kunnen we u zo snel mogelijk helpen.