Marco Polo Fonds

Per kalenderjaar is 6000 euro ter beschikking vanuit de Faculteit der Letteren. Dit wordt vanuit het College van Bestuur (CvB) aangevuld met 6000 euro. Totaal is dus voor medewerkers van de FdL 12.000 euro voor inkomende en uitgaande reizen via het Marco Polofonds per kalenderjaar beschikbaar. De aanvragen worden behandeld en indien van toepassing gehonoreerd op volgorde van binnenkomst. De start van de aanvraagprocedure is minimaal 8 weken voor beoogd buitenlandverblijf. Aanvragen binnen 8 weken voorafgaand aan buitenlandverblijf, kunnen mogelijk niet meer in behandeling genomen worden.

Aanvragen voor gebruikmaking van dit budget kunnen gedurende het jaar ingediend worden door via de aanvraagportal buitenlandverblijf de volgende van toepassing zijnde documenten te verzenden o.v.v. projectcode  150 101744 Marco Polofonds.

• het getekende Marco Polo Agreement (outgoing mobility)
• het getekende Staff Mobility Agreement
• het getekende Marco Polo Agreement ( incoming staff mobility)
• het getekende   Aanvraag/Opdracht buitenlandse reis inclusief begrotingsvoorstel.
• een ondersteuningsbrief van het afdelingsbestuur
• motivatiebrief

Belangrijk selectiecriterium voor toekenning door het faculteitsbestuur is uitwerking van meerwaarde en belang voor de FdL en haar studieprogramma's.

Na toekenning kan de reis geboekt worden bij ATP Business Travel BV die de kosten voorfinancieren op grond van het goedgekeurd buitenlandse reisaanvraagformulier. Het goedgekeurde reisaanvraagformulier zorgt er ook voor dat de reis geregistreerd staat voor declaratie en de collectieve reisverzekering van de RUG.

Declaratie van de kosten en verslaglegging reis

• Het formulier declaratie buitenlandse reis, het formulier Statement of the host én het Marco Polo Report form Outgoing staf of het Marco Polo Report form Incoming staf invullen en samen met alle bonnen en andere bewijsstukken van de te declareren kosten inleveren bij het Mobility Office. Reist u per vliegtuig, dan graag uw boarding pass ook inleveren! Alleen originele betalingsbewijzen, geen kopieën, worden in behandeling genomen.
• Bij onvolledig ingevulde formulieren of ontbreken van formulieren en/of betalingsbewijzen is de Faculteit gerechtigd de declaratie niet volledig toe te kennen en evt. ontbrekende bedragen in mindering te brengen.
• De declaratie kan alleen in behandeling worden genomen als de volgende documenten ook zijn bijgevoegd.
  - Marco Polo report form en het formulier Statement of the host
• Binnen 2 maanden (60 dagen) na afloop van de reis moet de declaratie ingediend zijn. Na deze termijn komen kosten voor eigen rekening en vervalt aanspraak op vergoeding van gemaakte kosten voor reis en verblijf.