Erasmus+ staftraining (STT)

Voorwaarden Erasmus+ staftraining (STT)

Erasmus+ training (STT) heeft als doel de vaardigheden en de competenties van de stafleden te verbeteren en zo de professionele ontwikkeling te bevorderen. De training kan bestaan uit (taal)trainingen, job shadowing/observatieperiodes, korte trainingen, of een opleiding bij een partnerinstelling. Uitgesloten zijn conferenties en workshops. (bron: Nuffic handboek 2016-2017)

• De duur is minimaal 2 dagen (excl. reistijd). Verblijven tot maximaal 2 weken (incl. reisdagen) kunnen worden gehonoreerd. Langere verblijven (tot max. 60 dagen) kunnen mogelijk niet in zijn geheel uit Erasmus+ worden ondersteund.
• STT’s kunnen tot uiterlijk 31 maart worden aangemeld bij de RUG contactpersoon Regine van Groningen ( r.j.van.groningen rug.nl).
• Er zijn voor RUG als geheel 10-15 plekken beschikbaar, dit is afhankelijk van de hoeveelheid aanspraken op het beschikbare budget. In de praktijk betekent dat voor de faculteit der Letteren ca. 2 verzoeken op jaarbasis mogelijk gehonoreerd kunnen worden. Er geldt echter wie het eerst komt, wie het eerst maalt.
• Voorrang wordt gegeven aan verzoeken voor STT aan OBP.
• PhD-ers kunnen géén gebruik maken van STT omdat zij eigen opleidingsbudget kunnen aanboren.
• Mogelijkheden van trainingen die door partneruniversiteiten worden aangeboden, zullen hier worden gepubliceerd.

Aanvraag en boeken van de reis

• Het formulier Aanvraag/Opdracht buitenlandse reis invullen. Op het formulier is ruimte voor een begroting, het is belangrijk dat u die zo realistisch mogelijk invult.
• Laat het formulier vervolgens ter goedkeuring ondertekenen door uw leidinggevende en stuur het naar r.j.van.groningen rug.nl . Om in aanmerking te komen voor een vergoeding via Erasmus+ moeten de volgende formulieren ook ingevuld en ondertekend worden
• Erasmus+ Training mobility agreement
• Erasmus+ Grant Agreement
• Het goedgekeurde en getekende reisaanvraagformulier wordt vervolgens door het hoofd van het Mobility Office(de budgethouder) ondertekend en ingediend bij het Financial Shared Service Centre(FSSC) zodat de reis geregistreerd staat voor declaratie en de collectieve reisverzekering van de RUG.
• U kunt de reis boeken bij ATP Business Travel BV die de kosten voorschieten op grond van het goedgekeurd reisaanvraagformulier
• De goedgekeurde en getekende Erasmus+ formulieren stuurt u vòòr aanvang van de reis naar de gastinstelling om aldaar door de verantwoordelijke te laten tekenen. Het Mobility Office ontvangt deze volledig ingevulde en ondertekende formulieren graag retour vòòr uw vertrek.
• Vòòr vertrek ontvangt u van het Mobility Office een Certificate of Attendance dat door de verantwoordelijke van de gastinstelling tijdens uw verblijf dient te worden ingevuld en ondertekend

Declaratie van de kosten en verslaglegging reis

• Het formulier Declaratie buitenlandse reis invullen en samen met alle bonnen en andere bewijsstukken van de te declareren kosten inleveren bij secretariaat Mobility Office. Reist u per vliegtuig, dan graag uw boarding pass ook inleveren! Alleen originele betalingsbewijzen, geen kopieën, worden in behandeling genomen.
• Bij onvolledig ingevulde formulieren of ontbreken van formulieren en/of betalingsbewijzen is de Faculteit gerechtigd de declaratie niet volledig toe te kennen en evt. ontbrekende bedragen in mindering te brengen.
• De declaratie kan alleen in behandeling worden genomen als de volgende documenten ook zijn bijgevoegd.
  - Erasmus+ Training mobility agreement
  - Erasmus+ Grant Agreement
• - Certificate of Attendance
• - Verslaglegging van reis (uitkomsten, ervaringen, meerwaarde voor faculteit/opleiding/persoonlijk) in max 1 A4 (Engels/Nederlands is beide mogelijk)
• Binnen 2 maanden (60 dagen) na afloop van de reis moet de declaratie ingediend zijn. Na deze termijn komen kosten voor eigen rekening en vervalt aanspraak op vergoeding van gemaakte kosten voor reis en verblijf.

Subsidiebedragen

Voor studiejaar 2016-2017 zijn de bedragen voor Europese subsidie voor verblijfs- en huisvestingskosten en voor de reiskosten afhankelijk van reisbestemming (afstand en landengroep). Voor de afstandsberekening maakt de Europese Commissie gebruik van een eigen Online Distance Calculator. In uitzonderingsgevallen, vanwege extra kosten, kan een wat hoger bedrag worden toegekend uit de EU-gelden. Dit hogere bedrag moet vooraf aangevraagd dan wel expliciet verantwoord worden in een begeleidend schrijven. Binnen redelijkheid wordt de subsidie aangevuld uit facultaire middelen; mede hierom is het van belang zo realistisch mogelijk te begroten bij uw reisaanvraag. Substantiële overschrijdingen van de begroting die zonder overleg zijn ontstaan, worden niet vergoed.

Vragen?

Vragen of onduidelijkheden over de voorwaarden van STT? Neem dan contact op met RUG-contactpersoon r.j.van.groningen rug.nl