Erasmus+ docentenmobiliteit (STA)

Voorwaarden Erasmus+ teaching staff mobility

• Het gastdocentschap moet een duur van ten minste 8 lesuren per week omvatten.
• De minimale duur van een gastdocentschap is 2 dagen en maximaal 60 werkdagen (in meeste gevallen maximaal 14 dagen)
• De faculteit der Letteren ondersteunt verblijven van langer dan 14 dagen slechts bij uitzondering omdat de vergoeding vanuit Erasmus+ vanaf dag 14 t/m 60 nog maar 70% van de dagvergoeding beschikbaar wordt gesteld.
• Er moet een Erasmus+ contract zijn waarin het gastdocentschap is vastgelegd. Voor meer informatie, zie het overzicht van Erasmus+ uitwisselingspartners (voor studenten en medewerkers).
• Indien geen contract aanwezig is, dan dient een nieuw of hernieuwd contract afgesloten te worden. Het contract dient door beide partneruniversiteiten getekend te zijn vóór aanvang van de reis.

Aanvraag en boeken van de reis

• De start van de aanvraagprocedure is minimaal 4 weken voor het beoogde buitenlandverblijf. Aanvragen binnen 4 weken voorafgaand aan het buitenlandverblijf kunnen mogelijk niet meer in behandeling genomen worden.
• Het formulier Aanvraag/Opdracht buitenlandse reis invullen. Op het formulier is ruimte voor een begroting, het is belangrijk dat u die zo realistisch mogelijk invult. (Overigens de gevraagde projectcode is 101244 Erasmus+)
• Laat het formulier vervolgens ter goedkeuring ondertekenen door uw leidinggevende en upload het met de overige formulieren via de aanvraagportal buitenlandverblijf . Om in aanmerking te komen voor een vergoeding via Erasmus+ moeten de volgende formulieren ook ingevuld, ondertekend, ge-üpload en verzonden worden.
• Erasmus+ Teaching Mobility Agreement
• Erasmus+ Grant Agreement
• Het goedgekeurde en getekende reisaanvraagformulier wordt vervolgens door het hoofd van het Mobility Office(de budgethouder) ondertekend en ingediend bij het Financial Shared Service Centre(FSSC) zodat de reis geregistreerd staat voor declaratie en de collectieve reisverzekering van de RUG.
• U kunt de reis boeken bij ATP Business Travel BV die de kosten voorschieten op grond van het goedgekeurd reisaanvraagformulier
• De goedgekeurde en getekende Erasmus+ formulieren stuurt u vòòr aanvang van de reis naar de gastinstelling om aldaar door de verantwoordelijke te laten tekenen. Het Mobility Office ontvangt deze volledig ingevulde en ondertekende formulieren graag retour vòòr uw vertrek.
• Vòòr vertrek ontvangt u van het Mobility Office een Certificate of Attendance dat door de verantwoordelijke van de gastinstelling tijdens uw verblijf dient te worden ingevuld en ondertekend.

Declaratie van de kosten en verslaglegging reis

• Het formulier Declaratie buitenlandse reis invullen en samen met alle bonnen en andere bewijsstukken van de te declareren kosten inleveren bij secretariaat Mobility Office. Reist u per vliegtuig, dan graag uw boarding pass ook inleveren! Alleen originele betalingsbewijzen, geen kopieën, worden in behandeling genomen.
• Bij onvolledig ingevulde formulieren of ontbreken van formulieren en/of betalingsbewijzen is de Faculteit gerechtigd de declaratie niet volledig toe te kennen en evt. ontbrekende bedragen in mindering te brengen.
• De declaratie kan alleen in behandeling worden genomen als de volgende documenten ook zijn bijgevoegd.
  - Erasmus+ Teaching Mobility Agreement
  - Erasmus+ Grant Agreement
  - Certificate of Attendance
• - Verslaglegging van reis (uitkomsten, ervaringen, meerwaarde voor faculteit/opleiding/persoonlijk) in max 1 A4 (Engels/Nederlands is beide mogelijk)
• Binnen 2 maanden (60 dagen) na afloop van de reis moet de declaratie ingediend zijn. Na deze termijn komen kosten voor eigen rekening en vervalt aanspraak op vergoeding van gemaakte kosten voor reis en verblijf.

Subsidiebedragen

Voor studiejaar 2016-2017 zijn de bedragen voor Europese subsidie voor verblijfs- en huisvestingskosten en voor de reiskosten afhankelijk van reisbestemming (afstand en landengroep). Voor de afstandsberekening maakt de Europese Commissie gebruik van een eigen Online Distance Calculator. In uitzonderingsgevallen, vanwege extra kosten, kan een wat hoger bedrag worden toegekend uit de EU-gelden. Dit hogere bedrag moet vooraf aangevraagd dan wel expliciet verantwoord worden in een begeleidend schrijven. Binnen redelijkheid wordt de subsidie aangevuld uit facultaire middelen; mede hierom is het van belang zo realistisch mogelijk te begroten bij uw reisaanvraag. Substantiële overschrijdingen van de begroting die zonder overleg zijn ontstaan, worden niet vergoed.

Vragen?

Vragen of onduidelijkheden? Neem dan contact op via mobilityoffice.arts rug.nl.