Ketenvisie bevordert digitaal werken | FEB onderzoek voor Ministerie van Veiligheid en Justitie

Het vormgeven van digitaliseringstrajecten op basis van een ketenvisie en duidelijke ketendoelstellingen bevordert digitaal werken in de strafrechtketen, terwijl gebrekkige afstemming tussen partners de grootste belemmering vormt. Dit blijkt uit onderzoek naar de ervaringen met digitalisering in de strafrechtketen in Denemarken, Estland, Engeland en Oostenrijk, dat werd uitgevoerd door de Rijksuniversiteit Groningen voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Juridische en puur ICT-gerelateerde zaken zijn van minder groot belang voor het succesvol overgaan van een papieren naar een digitale werkwijze en dossiervoering in de strafrechtketen.

Digitalisering voor betere ketenkwaliteit

In 2016 moeten verschillende partijen die samenwerken in de strafrechtketen, zoals de politie, het openbaar ministerie en de rechtspraak, op een veilige manier digitaal informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Door papieren dossiers en documenten te vervangen door digitale verwacht men sneller en beter te kunnen werken én samenwerken. Daarnaast verwacht men veel tijd en geld te besparen doordat documenten niet meer gescand, geprint en per post verstuurd hoeven te worden. Nederland is niet het enige land dat streeft naar digitalisering in de strafrechtketen. Ook andere landen in Europa zijn hiermee bezig en daar kan mogelijk van geleerd worden.

Succesfactoren en belemmeringen

Het onderzoek laat zien dat digitalisering in geen van de onderzochte landen volledig, in de gehele keten, is ingevoerd. Tegelijkertijd laat het onderzoek tal van goede voorbeelden en succesfactoren zien. Zo blijkt dat een duidelijke ketenvisie en heldere ketendoelstellingen, uitgedragen door bijvoorbeeld een coördinerend ministerie, bijdragen aan succesvolle digitalisering. Daarnaast is het belangrijk dat digitalisering niet wordt gezien als een doel op zich, maar als een middel om de werkprocessen van de ketenpartners te verbeteren en op elkaar af te stemmen. Zo ontwierp men in Estland een goed beveiligde centrale database waar elke ketenpartner op aangesloten is. Hierdoor hoeft informatie over bijvoorbeeld een verdachte slechts één keer ingevoerd te worden waardoor fouten worden voorkomen. Geautoriseerde personen van verschillende organisaties kunnen op elk gewenst moment bij de benodigde informatie. In Engeland is men bezig met een centrale database waarin bewijsmateriaal digitaal opgeslagen kan worden, waardoor men geen cd-roms of dvd’s meer van de politie naar het OM en de rechtbank hoeft te sturen.

Digitaliseringsinitiatieven mislukken doordat ketenpartners te veel gericht zijn op hun eigen organisaties, maar ook door gebrekkig projectmanagement en het nemen van te grote stappen in één keer. Bijvoorbeeld doordat een nieuw en alomvattend informatiesysteem in één keer bij alle ketenpartners geïmplementeerd wordt.

Lessen voor Nederland

De gekozen aanpak en de nagestreefde doelen ten aanzien van digitalisering verschillen sterk tussen de onderzochte landen waardoor het lastig is om daar geleerde lessen direct op de Nederlandse strafrechtketen toe te passen. Een belangrijke boodschap is wel om digitalisering niet als één omvangrijk project te zien, maar als een continu traject waarin de werkprocessen binnen en tussen partners in de strafrechtketen stapsgewijs worden verbeterd. Hierin is het gebruik van ICT een hulpmiddel .

Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoekers vanuit de vakgroep Operations en de vakgroep Strafrecht van respectievelijk de Faculteit Economie en Bedrijfskunde en de Faculteit Rechtsgeleerdheid van de Rijksuniversiteit Groningen in opdracht van het Wetenschappelijk Onderzoek en Documentatiecentrum van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Het doel van het onderzoek was inzicht te krijgen in de keuzes die in andere landen zijn gemaakt bij het inrichten en invoeren van digitale informatie-uitwisseling in de strafrechtketen. Het rapport vormt een bouwsteen in het verder ontwikkelen van digitaal werken in de Nederlandse strafrechtketen.

Het volledige rapport en een samenvatting

Verdere informatie
Dr. Carolien de Blok of Prof. Dr. Dirk Pieter van Donk.

________________________________________________
> Meer nieuws van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde
> FEB-experts in de media