Algemene Voorwaarden Booking Career Services

Contact met Career Services

Verzoek voor booking diensten Career Services

De aanvrager dient het verzoek voor een booking in bij Career Services door het online formulier in te vullen dat te vinden is op deze pagina. NB. In dit formulier zal direct om een kostenplaatsnummer of projectcode (indien beschikbaar) en/of factuuradres (indien relevant) worden gevraagd. Ondanks het feit dat er voor de diensten van Career Services geen kosten in rekening worden gebracht is deze informatie noodzakelijk in het geval van te late annulering van een booking. Zie voor meer informatie Annulering of wijziging van een booking door aanvrager.

Tijdspad

Een booking dient minimaal 6 weken voorafgaand aan het geplande evenement aangemeld te zijn bij Career Services via dit formulier.

Videocall met Career Services

Tijdens het invullen van het aanvraagformulier dient de aanvrager ook een videocall te plannen met Career Services. Gedurende deze videocall zullen de details van de booking doorgesproken en afgestemd worden.

Acceptatie van een aanvraag

Career Services streeft ernaar om alle gewenste bookings uit te voeren. Echter, het indienen van een verzoek is geen garantie dat de booking geaccepteerd wordt. Acceptatie van een booking is afhankelijk van beschikbaarheid van tijd en personeel van Career Services.

Afwijzen van een aanvraag

Career Services behoudt zich het recht voor om een aanvraag voor een boeking af te wijzen n.a.v. het ingevulde formulier of de daaropvolgende videocall. Een reden van afwijzing kan zijn dat de kwaliteit van de workshop niet gegarandeerd kan worden vanwege de beschikbare tijd, het aantal (verwachte) deelnemers, de inhoud van de aanvraag, etc.

Opdrachtbevestiging

Wanneer het verzoek voor een booking geaccepteerd en de aanvrager af- en overeenstemming heeft bereikt met Career Services middels videocall en/of e-mail, wordt de opdracht vastgelegd in een opdrachtbevestiging. Deze wordt per e-mail door Career Services naar de aanvrager verstuurd.

Communicatiekanalen

Nadat een booking is geaccepteerd door Career Services, dient alle vervolgcommunicatie over de betreffende booking naar en vanuit workshopscareerservices rug.nl (workshops en career talks) of careerservices rug.nl (overige bookings, zoals CV-checks) te geschieden.

Benodigde informatie

Volledig- en tijdigheid van informatie

Van de aanvrager wordt verwacht dat deze alle informatie die Career Services naar hun oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de booking in de gewenste vorm, op de gewenste wijze en tijdig ter beschikking van Career Services te stellen. Career Services bepaalt wat moet worden verstaan onder tijdig, de gewenste vorm en de gewenste wijze en informeert de aanvrager hierover via Google Form en het (video)gesprek dat hierop volgt.

Juist- en betrouwbaarheid van informatie

De aanvrager staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door hem of haar aan Career Services verstrekte informatie, ook als deze van derden afkomstig zijn.

Vereisten voor plaatsvinden booking

Minimale tijdsduur

In het geval van een booking van een workshop geeft Career Services in principe geen workshops van korter dan 2 uur. Uiteraard geldt deze minimum tijdsduur niet voor bookings voor andere diensten, zoals career talks of CV checks.

Minimum aantal deelnemers

Het minimum aantal deelnemers voor doorgang van een workshop booking is zes (6). Van de aanvrager wordt verwacht dat deze in de gaten houdt of dit minimum aantal gehaald wordt. Indien de aanvrager opmerkt dat dit niet het geval is, dienen zij dit minimaal 48 uur voorafgaand aan de geplande booking door te geven aan Career Services. In wederzijds overleg kan er dan gekeken worden of de booking verzet kan worden naar een andere datum. Wanneer dit niet tijdig is gemeld, beoordeelt Career Services of de booking wel of niet kan doorgaan. Wanneer deze wegens te weinig deelnemers geannuleerd moet worden, zonder dat er hierover van tevoren contact is opgenomen door de aanvrager, behoudt Career Services het recht om een late cancellation fee in rekening te brengen.

Online bookings

Indien een workshop of career talk booking online dient plaats te vinden, zal Career Services gebruik maken van een van de volgende twee platforms: Google Meet of de videotool die via Brightspace beschikbaar wordt gesteld. Gedurende het vaststellen van de opdracht, wordt dit afgestemd tussen aanvrager en Career Services.

Annulering of wijziging van een booking door de aanvrager

Tijdige annulering of wijziging

Indien de aanvrager de booking wil annuleren of de datum, tijd of locatie van de booking wil wijzigen, kan dit kosteloos indien dit minimaal 5 werkdagen voorafgaand aan de geplande booking aan Career Services wordt doorgegeven via de juiste communicatiekanalen.

Let op: het is niet mogelijk om de inhoud van de booking van een workshop nog zo kort voorafgaand aan de geplande booking te wijzigen. Een dergelijke wijziging moet minimaal 2 weken voorafgaand aan de geplande booking afgestemd worden met Career Services.

Te late annulering

Indien de aanvrager de booking wil annuleren, maar dit minder dan 5 werkdagen voorafgaand aan de geplande booking aan Career Services doorgeeft of hiervoor niet de juiste communicatiekanalen gebruikt waardoor de kans aannemelijk is dat de annulering niet tijdig door Career Services wordt ontvangen, behoudt Career Services het recht om een late cancellation fee in rekening te brengen om de reeds gemaakte kosten (in de vorm van voorbereidingstijd of reeds ingeroosterde oproepkrachten) te dekken.

Te late wijziging

Indien de aanvrager de datum, tijd of locatie van een booking wil wijzigen, maar dit minder dan 5 werkdagen voorafgaand aan de geplande booking aan Career Services doorgeeft of hiervoor niet de juiste communicatiekanalen gebruikt waardoor de kans aannemelijk is dat de gewenste wijziging niet tijdig door Career Services wordt ontvangen, behoudt Career Services het recht om kosten in rekening te brengen om de reeds gemaakte kosten (in de vorm van bijvoorbeeld al ingeroosterde oproepkrachten) te dekken.

Late cancellation fee

De kosten voor late annulering is afhankelijk van het type booking. Voor de booking van een workshop bedraagt deze €90,-, voor bookings van diensten als CV-checks of een korte career talk (ca. 30 min) is de late cancellation fee €45,-.

Annulering wegens overmacht

In het geval van een te late annulering door de aanvrager wegens overmacht, zal er geen late cancellation fee in rekening worden gebracht. De aanvrager dient in het geval van overmacht echter wel zo snel mogelijk contact op te nemen met Career Services. Career Services zal beoordelen in hoeverre er inderdaad sprake is van overmacht. Ook zal er gekeken worden of de booking op een ander moment kan plaatsvinden. De uiteindelijke en definitieve beoordeling of er sprake is van overmacht is aan Career Services.

Annulering van een booking door Career Services

Career Services zal er alles aan doen om een booking te laten plaatsvinden. Echter, mocht Career Services om wat voor reden dan ook de booking moeten annuleren, dan ontvangt de aanvrager hier zo snel mogelijk bericht over. In overleg zal er een nieuwe afspraak voor deze workshop gemaakt worden.