Skip to ContentSkip to Navigation
About usWorking with usJob opportunities

Coördinerend secretaresse Onderwijsinstituut Letteren - Cluster 5 (0,8 fte) (219436)

Organisatie

De Rijksuniversiteit Groningen is gesticht in 1614 en behoort tot de mondiale top 100. Wij bieden een breed scala aan vakgebieden, zijn maatschappelijk actief en hebben een internationale oriëntatie. Wij hebben een leer- en werkomgeving waar ruimte is voor talent, ambitie en prestaties.

Onze dynamische faculteit is gevestigd in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. Wij hebben een gevarieerd onderwijsaanbod dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 50 mastertracks. Wij doen onderzoek en geven onderwijs op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde en communicatie.

Het onderwijs in de Faculteit der Letteren wordt georganiseerd in vijf ‘clusters’. Elk cluster heeft een eigen secretariaat dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de onderwijsprocessen op administratief en secretarieel vlak. Leidinggevende van het secretariaat als geheel is de clustercoördinator.
Voor het secretariaat van cluster 5 zoeken wij een coördinerend secretaresse. Het secretariaat ACM verzorgt de ondersteuning van de opleidingen Archeologie, Art History en Arts, Culture and Media. Aan deze opleidingen zijn ca. 70 medewerkers verbonden. De opleidingen samen verzorgen onderwijs voor ongeveer 700 studenten. Op het secretariaat zijn 3 mensen werkzaam. De coördinerend secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de clustercoördinator. Als coördinerend secretaresse ben je aansturend en meewerkend voorman/vrouw van het secretariaat. Samen met je team ben je verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de diverse onderwijs- en administratieve processen. Elk teamlid is contactpersoon voor een opleiding en heeft daardoor meer feeling met wat er leeft en speelt binnen die specifieke opleiding maar is ook betrokken bij de andere opleidingen.

Functieomschrijving

Coördinerend secretaresse voor Archeologie, Kunstgeschiedenis en Kunsten Cultuur en Media

Hoewel je een zelfstandig werkend team hebt, ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en moeten ze op jou kunnen terugvallen voor het vinden van oplossingen. Ook al kent de organisatie een vaste agenda van jaarlijks terugkerende activiteiten en handelingen, toch is elke dag weer anders. Ongestoord een klus afmaken komt zelden voor, je moet snel kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werkzaamheden en vragen. Snel schakelen tussen Nederlands en Engels- in woord en geschrift- gaat je probleemloos af. Dagelijks komen verschillende typen medewerkers en studenten met allerlei soorten vragen bij jou en je team. En jij voelt precies aan wat de juiste woorden zijn om het doel te bereiken. Je hebt ook oog voor de verschillende stijlen en behoeftes van je team en weet hoe je voor een optimale dienstverlening moet zorgen. Je gebruikt je kennis van systemen, processen en mensen om de ondersteuning zo efficiënt en effectief mogelijk te organiseren. Waar nodig kom je met verbetervoorstellen. Je hebt overzicht over de taken die voorhanden zijn dan wel nog liggen te wachten en je weet welke taken in de nabije toekomst moeten worden opgepakt. Humor in het werk en uitspreken van irritaties gaan hand in hand.

Je ondersteunt ook waar nodig de clustercoördinator bij werkzaamheden op het terrein van HR en financiën, terreinen waar je goed ‘thuis’ in bent. Je wilt je ook graag verder ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van cursussen.

Functie-eisen

• minimaal mbo+ niveau, aangevuld met een aantal jaren relevante ervaring in een soortgelijke functie
• ruime ervaring (minimaal 3 jaar) met het op een verbindende wijze aansturen van collega’s
• goede beheersing van het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
• ruime ervaring met notuleren van vergaderingen (Nederlands/Engels
• ervaren in het gebruik van Word, Excel; ervaring met Prospero en het zakelijk gebruik van sociale media strekt tot aanbeveling
• persoonlijke eigenschappen en competenties die goed aansluiten bij bovenstaande functieomschrijving.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:
• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.261,- en maximaal € 3.052,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
• het betreft een tijdelijke functie voor de duur van 2 jaar; bij goed functioneren en onder voorbehoud van formatieve ruimte kan de aanstelling worden omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Sollicitatie

U kunt solliciteren door uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 30 september 2019 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: Een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Als de gender diversity doelstelling van toepassing is: Voor deze functie nodigen we ook nadrukkelijk vrouwen uit om te solliciteren). Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/wp-content/uploads/2018/03/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature