Skip to ContentSkip to Navigation
About usWorking with usJob opportunities

Secretaresse Bernoulli Instituut (0,5 fte) (219409)

Organisatie

Het Bernoulli Instituut is het onderzoeksinstituut voor Wiskunde, Informatica en Kunstmatige Intelligentie binnen de Faculty of Science and Engineering. Binnen het instituut werken ongeveer 160 personen van vele verschillende nationaliteiten. In deze internationale werkomgeving is de voertaal dan ook veelal Engels. Het instituut heeft een vacature voor een secretaresse (0,5 fte). Het secretariaat bestaat uit zes secretaresses en geeft ondersteuning aan het bestuur van het instituut en aan de verschillende basiseenheden.

Functieomschrijving

We bieden een secretaresse-functie voor 0,5 fte bij het Bernoulli Instituut met een grote variatie aan taken en werkzaamheden. In deze allround functie draagt u zorg voor:
• informatieverstrekking aan medewerkers, studenten en externen
• verzuim- en verlofadministratie
• administratieve ondersteuning van docenten met betrekking tot het onderwijs
• de administratie en urenregistratie van projecten en het beheer van de bijbehorende financiën
• ontvangen van nieuwe medewerkers/PhD studenten/gasten
• het telefoon-en e-mailverkeer, in- en uitgaande post, het (elektronisch) agendabeheer en de digitale archivering
• het onderhouden van interne contacten met afdelingen als Facilitair Bedrijf, inkoop, receptie, repro, Facilitaire Zaken, Graduate School of Science and Engineering (GSSE) en andere afdelingen
• het ondersteunen van binnen- en buitenlandse dienstreizen en afhandeling declaraties
• het organiseren/voorbereiden van (kleine) bijeenkomsten, vergaderingen en kleinschalige evenementen
• coördinatie, verspreiding (website) en archivering van aankondigingen m.b.t. colloquia, seminars, e.d.
• het contact onderhouden met colloquiumcoördinatoren en sprekers
• werkzaamheden op het gebied van personeelszaken en financiële zaken, in samenwerking met de afdelingen HR en FSSC
• notuleren (in Engels) van diverse vergaderingen
• alle voorkomende werkzaamheden met betrekking tot locatiebeheer van het Bernoulli Instituut
• up to date houden van de website van het instituut en de onderzoeksgroepen.

Functie-eisen

• havo- of vwo-diploma of een secretaresseopleiding
• minimaal 2 jaar ervaring in (een) zelfstandige secretariële functie(s)
• goede contactuele en communicatieve (schriftelijke) vaardigheden
• uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Engels (mondeling en schriftelijk)
• goede ICT-vaardigheden (MS, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Apps en Prospero); ervaring met het redigeren van de inhoud van websites strekt tot aanbeveling
• competenties: leervermogen, zelfstandig, accuraat, initiatiefrijk, flexibel
• stressbestendig, klantbetrokkenen, team player
• het op de hoogte zijn van Universitaire regels en richtlijnen betreffende buitenlandse reizen en inkoopprocedures is een pre.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

  • afhankelijk van opleiding en ervaring een salaris van minimaal € 1.992,- bruto per maand tot maximaal € 2.770,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
  • een aanstelling in eerste instantie voor de periode van een jaar met bij onveranderde omstandigheden de mogelijkheid tot verlenging naar een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid.

Ingangsdatum: 1 november 2019

Solliciteren
U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 21 augustus 2019 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De briefselectie zal in week 35 plaatsvinden. De gesprekken zullen 4 september worden gevoerd.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/wp-content/uploads/2018/03/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature