Skip to ContentSkip to Navigation
Over onsWie zijn wij?BedrijfsvoeringAfvalArchiefopruimingen

Archiefopruimingen

Archiefopruimingen, vernietigen van vertrouwelijk papier en andere gegevensdragers

Definitie

Het materiaal kan bestaan uit personeelsdossiers, diskettes, datatapes, Cd-roms, (röntgen)films en foto’s. Voor vertrouwelijk materiaal is er een speciale beveiligde afvoerlogistiek.


Afvoer

De leverancier draagt zorg voor gesloten archiefcontainers voor de dagelijkse stroom vertrouwelijk materiaal, maar ook voor eenmalige opruimingen van archieven e.d.

Bij het aanmelden van archiefmateriaal heeft de leverancier onderstaande informatie nodig om de afvoer te kunnen regelen:

  • Om wat voor materiaal gaat het? Bijvoorbeeld papier, cassettebandjes, videobanden, Cd-roms;
  • Om welke hoeveelheid (volume en/of gewicht) gaat het? Het kan hier bijvoorbeeld gaan om archiefordners met metaal of dossiers met röntgenfilms. De verwerker kan het sorteren, maar dit zorgt wel voor extra kosten, die doorberekend worden.
  • Wanneer moeten de containers ter beschikking staan.

Werkwijze archiefopruiming in 4 stappen:

Tabel 4.1: gesloten archiefcontainers.

STRUCTUREEL (vaste container)

EENMALIG

Stap 1
De gewenste container wordt bezorgd.

Stap 2
U vult deze met vertrouwelijk materiaal

Stap 3
De volle container wordt volgens een vaste frequentie of op verzoek geleegd

Stap 1
In overleg wordt het benodigde aantal containers geleverd.

Stap 2
De containers kunnen gevuld worden hiervoor wordt een klein huurbedrag betaald.

Stap 3
via FacilityNet wordt gevraagd de containers te laten ophalen.

Stap 4

Het papier wordt in een gesloten auto, zonder enige vorm van tussenopslag, naar de speciaal beveiligde verwerkingslocatie vervoerd en binnen 24 uur vernietigd. De informatie is hierna niet meer te reconstrueren. Het gehele verwerkingsproces staat onder continue videobewaking. Na afloop wordt op verzoek een vernietigingscertificaat toegestuurd.

De container is voorzien van een slot. In het deksel zit een gleuf

waardoor de container gevuld kan worden”.

Afbeelding 4.1: gesloten archiefcontainers.

gesloten archiefcontainers
gesloten archiefcontainers

Verwerking

Het archiefmateriaal wordt binnen 24 uur vernietigd door het volgens de DIN norm 32757 te verkleinen en te verwerken. Door de diverse vernietigingsmachines kunnen zowel papier als alle overige gegevensdragers (diskettes, cd-rom´s, hard disks, tapes, pasjes, credit cards, microfiches, magneetbanden, computers, kleding, etc.) vernietigd worden. Deze afvalstromen moeten wel apart aangemeld worden in FacilityNet

Veiligheid, milieu en regelgeving

Vanuit de huidige milieuwetgeving is de Rijksuniversiteit Groningen verplicht om papier en karton, ongeacht de hoeveelheden, gescheiden af te voeren. Vertrouwelijk papier en andere gegevensdragers moeten apart ingezameld worden.

De vernietiging zal plaats vinden volgens de strengste Europese normen DIN 32757-1 en Richtlijn 95/46/EG. Het hele traject voldoet aan de voorwaarden die binnen de Wet Bescherming Persoonsgegevens beschreven worden.

Laatst gewijzigd:18 februari 2016 15:08
printView this page in: English