Skip to ContentSkip to Navigation
About us Working at the University of Groningen Job opportunities

Management assistent(e) School of Science and Engineering (0,8-1,0 fte) (222581H)

Functieomschrijving

Ter ondersteuning van de directeuren en het Onderwijs Management Team (OMT) van de School of Science & Engineering (SSE) zoeken wij z.s.m. een ervaren managementassistent(e). Onze ideale kandidaat heeft er plezier in onze tweewekelijkse vergaderingen zorgvuldig voor te bereiden, de kern van (soms complexe) discussies goed op papier te zetten, te fungeren als aanspreekpunt voor collega’s binnen de SSE en de faculteit, en zo met de directe collega’s de ondersteuning van het OMT en de SSE op hoog niveau te verzorgen.

Als managementassistent maak je deel uit van het Bureau van de SSE. Samen met je collega’s verricht je de volgende werkzaamheden:

  • het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, verslaglegging, oppakken en bewaken van de actiepunten vanuit OMT-vergaderingen
  • ondersteunen, beheren en (op basis van globale instructies) zelfstandig opstellen van inkomende en uitgaande communicatie via verschillende kanalen, n.a.v. inhoudelijke overleggen
  • proactief bij- en actueel houden van onderwijsinformatie op de website van FSE
  • ondersteunen van de directeuren van de SSE op basis van globale aanwijzingen (HR-zaken, organiseren en inplannen van overleggen, oppakken actiepunten, communicatie met verschillende betrokkenen namens het OMT)
  • het signaleren van knelpunten in systemen, werkprocessen en de dienstverlening door het Bureau van de SSE en het leveren van een (schriftelijke) bijdrage voor de aanpassing en/of vernieuwing hiervan
  • afstemmen met collega’s binnen de onderwijsorganisatie i.h.k.v. van ondersteunende secretariële processen
  • het zelfstandig bijeenbrengen van managementinformatie op basis van globale aanwijzingen.

Functie-eisen

  • afgeronde mbo-opleiding in de richting van managementassistent of directiesecretaresse of via werkervaring verkregen vergelijkbaar niveau
  • minimaal 5 jaar relevante ervaring als zelfstandig werkend managementassistent, bij voorkeur in het Hoger Onderwijs
  • uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
  • accuraat, dienstverlenend, proactief, flexibel en stressbestendig
  • uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, beide op niveau C1
  • minimaal vijf jaar ervaring met notuleren van complexe vergaderingen in het Nederlands, bij voorkeur ook ervaring met het notuleren in het Engels
  • goede ICT-vaardigheden.

Organisatie

De Faculty of Science and Engineering (FSE) biedt onderdak aan een breed scala aan disciplines en onderzoeksvelden. Onderzoeks- en onderwijsprogramma’s variëren van nanomaterialen en biomachines tot astronomie, van wiskunde tot farmacie, van neurowetenschappen tot informatica en van moleculaire en evolutionaire biologie tot mariene biologie. FSE is een zeer internationale faculteit, met een groot aandeel internationale staf en studenten. Praktisch al het onderwijs wordt in het Engels aangeboden.

Binnen FSE is de School of Science en Engineering (SSE) verantwoordelijk voor de organisatie en het aanbieden van het onderwijs. Het management van de SSE ligt bij het Onderwijs Management Team (OMT), bestaande uit drie directeuren. Het OMT is onder andere verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van alle onderwijsondersteunende processen, voor de implementatie van het onderwijsbeleid, advisering van het faculteitsbestuur, voor de uitvoering van het HR-beleid binnen de SSE en voor de uitvoering, logistiek, faciliteiten en financiën van het onderwijs.
U maakt deel uit van het Bureau van de SSE en werkt binnen dit team nauw samen met uw twee (parttime) collega-managementassistenten, een coördinator, een communicatiemedewerker en een zakelijk coördinator.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

  • een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.471,- tot maximaal € 3.336,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto inkomen
  • de mogelijkheid om te kiezen voor een 36-, 38- of 40-urige werkweek (uitgaande van een fulltime dienstverband). Minimaal 29 vakantiedagen met in het geval van een fulltime dienstverband 12 vakantiedagen extra
  • goede scholingsactiviteiten
  • in eerste instantie een contract voor een periode van één jaar om te beoordelen of je aan de functie-eisen voldoet. Bij goed functioneren volgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

De functie is ingedeeld in UFO-profiel: Management assistent 2.

Datum van indiensttreding: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door jouw sollicitatiebrief, voorzien van curriculum vitae, te sturen vóór 4 oktober 2022 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

Gezien de gewenste startdatum zullen kandidaten zo spoedig mogelijk op gesprek worden uitgenodigd, eventueel ook al voor de sluitingsdatum van de vacature.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

  • Drs. Loes Schaafsma, directeur SSE, 06-10309151, loes.schaafsma rug.nl

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature