Skip to ContentSkip to Navigation
About us Working at the University of Groningen Job opportunities

Management/Office-assistent (0,6-1,0 fte) (T084222)

Functieomschrijving

Ben jij die enthousiaste management/office-assistent met oog voor correcte spelling en draai jij je hand niet om voor agendabeheer, organiseren en correspondentie? Vind je het leuk om in een team en in een dynamische werkomgeving te werken? Dan zoeken wij jou!

Wegens ziekte zijn we per direct op zoek naar een proactieve management/office-assistent die snel kan schakelen, accuraat is, sterk in haar schoenen staat en niet te vergeten stressbestendig is.

Je werkt voornamelijk voor de medewerkers van de afdelingen Facility Management, Inkoopmanagement en Contractmanagement. Je werkt met meerdere management/office-assistenten samen binnen het Facilitair Bedrijf. Indien nodig, ben je ook bereid een collega van een andere afdeling te vervangen.

De voornaamste taken zijn het redigeren van juridisch getinte teksten, telefoon- en e-mail verkeer en het ordenen en beheren van binnenkomende post. Daarnaast hoort agendabeheer ook bij jouw dagtaak, evenals het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen. Als management/office-assistent is notuleren geen probleem voor je.

Verder zijn de werkzaamheden:

● plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op de nakoming hiervan
● bewerken en verwerken van zakelijke correspondentie
● documenteren en archiveren van informatie
● het incidenteel mede-organiseren van speciale evenementen.

In overleg zijn minder uren ook mogelijk. Het is namelijk ook een optie dat de functie door 2 personen wordt uitgevoerd.

Functie-eisen

Voor deze functie zijn de eisen als volgt:

● havo aangevuld met een afgeronde secretaresseopleiding
● minimaal 1 jaar relevante werkervaring
● je bent goed in de Nederlandse spelling en ziet snel een type- of schrijffout in teksten
● goede spreek- en schrijfvaardigheid in het Nederlands en redelijke beheersing van het Engels
● goede beheersing van Word en ervaring met de overige MS Officeprogramma's
● ervaring met het werken in een Google-omgeving is een pre
● zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
● je staat stevig in je schoenen en kunt goed prioriteiten stellen.

Stressbestendigheid is noodzakelijk, want het Facilitair Bedrijf is een hectische omgeving, waar vaak op korte termijn dingen moeten worden geregeld. Je bewaakt hierbij je eigen grenzen.

Organisatie

Bij het Facilitair Bedrijf van de Rijksuniversiteit Groningen zetten ruim 260 mensen zich elke dag in voor het ondersteunen en faciliteren van onderwijs en onderzoek. Binnen het FB zijn er vijf afdelingen: Servicebureau, Facility Management, Inkoopmanagement, Services en de Vastgoedorganisatie. Samen zorgen we ervoor dat ons vastgoed van binnen en buiten goed onderhouden of vernieuwd wordt en dat alle benodigde faciliteiten en voorzieningen - van potloden tot printers, van beveiliging tot restaurants - in en rondom de gebouwen aanwezig zijn. Daarvoor werken we samen met de faculteiten en de andere diensten.

Het Facilitair Bedrijf is volop in beweging en biedt een dynamische en uitdagende werkomgeving.

Arbeidsvoorwaarden

De Rijksuniversiteit biedt in overeenstemming met de cao voor Nederlandse Universiteiten:

  • biedt een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.402,- tot maximaal € 3.026,- (schaal 6) bruto per maand bij een volledige werkweek. De CAO NU kent een uitstekend secundair arbeidsvoorwaardenpakket.
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • in eerste instantie een aanstelling voor de duur van 6 maanden. Maar de RUG kent vele mogelijkheden dus maak jezelf onmisbaar.

Ingangsdatum: zo spoedig mogelijk

Sollicitatie

U kunt solliciteren door middel van uw sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae zo spoedig mogelijk, of in ieder geval te sturen vóór 29 september 2022, uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De Rijksuniversiteit Groningen streeft ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Het werken aan onze kernwaarden inclusiviteit en gelijkwaardigheid zien we als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en wij werken constructief aan het creëren van een sociaal veilige omgeving. Diversiteit van studenten en medewerkers verrijkt het academische debat en draagt bij aan de kwaliteit van ons onderwijs en onderzoek. Daarom moedigen wij met name sollicitanten uit maatschappelijk ondervertegenwoordigde groepen aan te solliciteren. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid: https://www.rug.nl/about-ug/policy-and-strategy/diversity-and-inclusion/

Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP: https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

  • Roelf Pieter Datema, 050-3638899, r.p.datema rug.nl

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature