Skip to ContentSkip to Navigation
About us Working at the University of Groningen Job opportunities

Management/Office assistent/Communicatiemedewerker (0,4 fte) (221643)

Functieomschrijving

• je bent gewend om zelfstandig te werken en te plannen. Je denkt vooruit en anticipeert op komende activiteiten. Je werkt hard, maar bent ook een gezellige collega. Je maakt deel uit van een team waarin samenwerken, meedenken, kwaliteit en klantvriendelijkheid centraal staan
• je doet de telefoonafhandeling, beheert verschillende mailboxen en handelt e-mails zelfstandig af of stuurt ze door naar de juiste afdeling
• je bereidt vergaderingen en trainingen logistiek en inhoudelijk voor, regelt geschikte vergaderlocaties en boekt gepaste catering
• je beheert diverse bestanden, gaat discreet om met persoonsgegevens, voert op zorgvuldige wijze gegevens in en test nieuwe functionaliteiten
• je bent medeverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van evenementen en handelt aanmeldingen voor meerdere evenementen af
• je biedt het team secretariële ondersteuning en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste en daadkrachtige secretaresse die voldoet aan de volgende eisen:

• minimaal: afgeronde mbo 4-opleiding, b.v. officemanagement en enkele jaren ervaring in het vak
• uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift
• ruime kennis van en ervaring met MS-Office (Word, Access, Excel, Power Point) en CRM-systemen
• initiatiefrijk, stressbestendig, gevoel voor verhoudingen, punctualiteit en accuratesse
• aantoonbare ervaring met het (mede-)organiseren van evenementen
• flexibiliteit en de bereidheid om af en toe ook ’s avonds of in het weekend te werken
• hands-on mentaliteit.

In elk geval beschikbaar op dinsdag, donderdag en vrijdag.

Organisatie

Afdeling Communicatie, team Studievoorlichting Nederland en Evenementen
De afdeling Communicatie verzorgt en coördineert zowel de interne als externe communicatie van de Rijksuniversiteit Groningen. Binnen de afdeling bestaan verschillende teams, zoals Design & Editorial, Online Development, Corporate, Studievoorlichting Nederland & Evenementen en Internationale Marketing. Het team Studievoorlichting Nederland & Evenementen houdt zich vooral bezig met de organisatie van voorlichtingsevenementen, zoals de Bachelor Open Dagen, Masterweken, voorlichtingsdagen voor ouders en schooldecanen, beursbezoeken, schoolontvangsten en schoolbezoeken. Daarnaast organiseert het team af en toe ook corporate evenementen. Het team telt momenteel acht parttime medewerkers. Daarnaast is een wisselend aantal oproepkrachten aan het team verbonden. Binnenkort verhuizen de teams Studievoorlichting Nederland & Evenementen en Internationale Marketing naar het nieuwe cluster Onderwijs & Studenten.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

  • salaris afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring van minimaal € 2.367,- en maximaal € 3.196,- (schaal 7) bruto per maand bij volledige werktijd. De functie is ingedeeld in het UFO-profiel Secretaresse 2
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
  • een aanstelling van 0,4 fte voor een periode van een jaar. Bij goed functioneren volgt een vaste aanstelling.

Datum van indiensttreding 1 januari 2022

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen voor 30 november 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

  • Joke Jalvingh, teamleider. 050-3639010/06-34294812, j.j.jalvingh rug.nl

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature