Skip to ContentSkip to Navigation
About us Working at the University of Groningen Job opportunities

Secretariaatsmedewerker Onderwijsinstituut Letteren (2,1 fte) (221080-82)

Functieomschrijving

Het Onderwijsinstituut Letteren zoekt enthousiaste en kundige secretariaatsmedewerkers die secretariële en administratieve ondersteuning gaan bieden bij een of meer van de volgende afdelingen:

a) de opleidingssecretariaten
Je wordt ingezet bij alle voorkomende werkzaamheden: in- en uitgaand mailverkeer, beheer vak- en werkgroepintekening, afstudeerprocedures, (digitale) archivering, roostering, voorlichtingsactiviteiten en dergelijke. Je helpt docenten, studieadviseurs en opleidingscoördinatoren hun werk goed te doen.

b) de Examencommissie Letteren (ECL)
Je verwerkt alle inkomende en uitgaande post van de Examencommissie en notuleert bij vergaderingen van de ECL en bij beroepsprocedures.

c) het Bureau van het Onderwijsinstituut
Je assisteert de secretaris van OWI bij alle voorkomende werkzaamheden, in het bijzonder met de jaarlijkse wijzigingen van de facultaire Onderwijs- en Examenregelingen.

d) interfacultair centrum Globalisation Studies Groningen (GSG)
Je helpt met het organiseren van congressen, met de administratie rond de universitaire minor Globalisation Studies en met andere voorhanden projecten.

Bij de invulling van het vacaturedeel onder a) gaat het om tijdelijke contracten voor een periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij goed functioneren en waar de bedrijfsvoering dit toestaat, met een omvang van in totaal 1.2 fte.
Bij de invulling van het vacaturedeel onder b), c) en d) gaat het om tijdelijke contracten voor een periode van een jaar met een omvang van in totaal 0.9 fte.

Bij welke afdeling(en) je komt te werken hangt af van je competenties, beschikbaarheid en belangstelling en van de samenstelling van de betrokken teams.

Functie-eisen

• je beschikt over een opleiding op mbo+/havo-niveau aangevuld met een secretariële opleiding of vergelijkbare werkervaring
• je beschikt over een servicegerichte, klantvriendelijke en oplossingsgerichte instelling
• je kunt overzicht houden en prioriteren, waarbij je realistische deadlines bewaakt
• je werkt accuraat en houdt oog voor details
• je neemt graag initiatief, ziet het werk liggen en pakt dit uit jezelf op
• je kunt zelfstandig werken waarbij je je houdt aan de afgesproken kaders en richtlijnen en de werkwijze van het team
• je kunt snel schakelen tussen de verschillende taken en opdrachtgevers
• je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, in woord en geschrift, waarbij het niveau van je Engels aantoonbaar op B2-niveau moet zijn
• Microsoft Office (met name Word en Excel) en Google Suite hebben geen geheimen voor jou
• je hebt bij voorkeur ervaring met binnen de RUG gebruikte software als Corsa, ProgressWWW, Progressnet, Nestor of vergelijkbare programma’s.

Competenties: leergierig, nauwkeurig, plannen en organiseren, proactieve werkhouding, klantgericht, samenwerken.

Organisatie

De Rijksuniversiteit Groningen heeft een rijke academische traditie die teruggaat tot 1614. Onze traditie heeft de eerste vrouwelijke student en de eerste vrouwelijke lector in Nederland voortgebracht, evenals de eerste Nederlandse ruimtevaarder en de eerste president van de Europese Centrale Bank. Onze sterke en vitale wortels liggen in het noorden van Nederland en we koesteren deze speciale band met de regio.

Faculteit en afdeling
De Faculteit der Letteren is een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 40 masterprogramma's. Op internationaal gebied vindt er onderzoek plaats op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, mediastudies, letter- en taalkunde.

De ondersteuning van het onderwijs in alle opleidingen van de faculteit is toevertrouwd aan het Onderwijsinstituut (OWI). Het OWI heeft tot taak het bieden van optimale ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van de onderwijsprogramma’s. Die ondersteuning dient efficiënt, op niveau en servicegericht te zijn. Het primaire proces, het verzorgen van programma’s en de onderdelen door de wetenschappelijk staf, vormt daarbij de basis. Uitgangspunt is hierbij de bureaucratie te beperken tot een aanvaardbaar minimum met inachtneming van wettelijke, universitaire en facultaire regelgeving. Het OWI is gevestigd in het Harmoniegebouw en in de Oude Boteringestraat, maar de medewerkers werken vooralsnog vrijwel geheel online.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring van minimaal € 2.052,- tot maximaal € 2.853,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
• een tijdelijk contract voor een periode van een jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij goed functioneren en waar de bedrijfsvoering dit toestaat, voor in totaal 1.2 fte voor de taken genoemd onder a) of
• een tijdelijk contract voor een periode van een jaar voor in totaal 0.9 fte voor de taken genoemd onder b), c) en d).

Ingangsdatum: 1 maart 2021

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief, voorzien van een professioneel curriculum vitae, te sturen vóór 3 maart 2021 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

  • Drs. Miralda Meulman, clustercoördinator, m.g.j.meulman rug.nl

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Extra informatie

Reageren op deze vacature