Skip to ContentSkip to Navigation
About us Working at the University of Groningen Job opportunities

Secretarieel medewerker Faculteit der Letteren (0,8 fte) (220380)

Functieomschrijving

Wij zoeken een collega voor wie onderbrekingen in het werk geen obstakel vormen, die met geduld en interesse luistert naar de vragen van staf en studenten en die door klantgericht vragen te stellen de kern van de vraag helder krijgt. Een belangrijk onderdeel van het takenpakket is het notuleren van vergaderingen in het Engels en Nederlands. Spelen met woorden, vragen om verduidelijking indien nodig, en een beheersing van het Engels op B1-B2 niveaus zijn voor jou gesneden koek. Je vindt het leuk en belangrijk om zaken netjes af te ronden, je hebt oog voor details, bent leergierig, wilt weten hoe een en ander in elkaar zit en weet je kennis met elkaar te verbinden, waardoor je in staat bent om verbeterpunten te signaleren en uit te werken in concrete voorstellen. Daarnaast houd je van organiseren; je kunt een project opsplitsen in deelstappen, je bent in staat hier realistische deadlines aan te hangen die je zorgvuldig bewaakt.
Hoewel je deel uitmaakt van een zelfstandig werkend team werk je binnen de kaders en richtlijnen die we samen hebben vastgesteld en onder directe aansturing van de coördinerend secretaresse. Humor in het werk en uitspreken van irritaties gaan hand in hand.

Functie-eisen

• opleiding op mbo+/havo-niveau, aangevuld met een secretariële opleiding of vergelijkbare werkervaring
• excellente beheersing van Word
• goede kennis van Excel
• plezier hebben in het spelen met woorden om een juiste verslaglegging te kunnen maken
• geduldig blijven in alle omstandigheden
• goed kunnen organiseren en overzicht behouden
• initiatief nemen, werk zien en uit jezelf oppakken
• bewezen klantgerichte en flexibele instelling
• bewezen stressbestendigheid
• ervaring met Prospero en het zakelijk gebruik van sociale media is een pre
• uitstekende kennis, zowel mondeling als schriftelijk, van het Nederlands en het Engels (B1-B2)
• gevoel voor humor.

Organisatie

De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) behoort tot de top van de Europese research universiteiten en is internationaal georiënteerd. De universiteit is maatschappelijk actief en voelt zich betrokken bij haar omgeving. In een breed scala van vakgebieden beoefenen onderzoekers en docenten hun vak vanuit wetenschappelijke hartstocht. Iedereen wordt in staat gesteld om het beste uit zichzelf te halen. Talent, ambitie en prestatie van de 35.000 studenten en 6.000 medewerkers worden zoveel mogelijk gehonoreerd.

Onderdeel van de RUG is de Faculteit der Letteren, een grote dynamische faculteit in het hart van de stad Groningen. Ruim 5.000 studenten en 700 medewerkers werken er elke dag aan de grenzen van het weten. De Faculteit heeft een gevarieerd onderwijsaanbod, dat bestaat uit 16 bacheloropleidingen en meer dan 50 masterprogramma's. Op internationaal gebied vindt er onderzoek plaats op het gebied van archeologie, cultuurstudies, geschiedenis, internationale betrekkingen, journalistiek, letter- en taalkunde.

Sinds januari 2018 kent de Faculteit der Letteren een nieuwe bestuursstructuur voor het onderwijs.
Er zijn vijf clusters van opleidingen gevormd. Elk cluster heeft een eigen secretariaat dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de onderwijsprocessen op administratief en secretarieel vlak. Leidinggevende van het secretariaat als geheel is de clustercoördinator. Op dit moment zijn er diverse ontwikkelingen gaande. Er staat een grote interne verbouwing van het hoofdgebouw – het Harmoniegebouw – op stapel, de organisatie van het onderwijsinstituut waar alle secretariaten onder vallen wordt opnieuw bekeken en de organisatie en het takenpakket van de ondersteuning is onderwerp van gesprek. In deze context zoeken wij een teamlid voor het secretariaat van cluster 5. Dit secretariaat, ACM genaamd, ondersteunt een drietal opleidingen, 2 Research Masters en een universitaire minor.
Aan deze opleidingen zijn ca. 80 medewerkers verbonden. De opleidingen samen verzorgen onderwijs voor ongeveer 800 studenten. Op het secretariaat zijn 3 mensen werkzaam. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de onderwijs- en administratieve processen goed lopen. Naast algemene taken heeft ieder teamlid enkele specifieke, bij de persoon passende taken. De werkzaamheden op het secretariaat zijn georganiseerd in rollen, die door één of meerdere personen worden vervuld, zoals de rol van Huisvester, Organisator Afstudeerder, Mailboxer, Excursie Organisator etc.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden in overeenstemming met de cao Nederlandse Universiteiten:

  • een salaris afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring van minimaal € 2.052,- tot maximaal € 2.853,- (schaal 6) bruto per maand bij volledige werktijd
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering over het jaarlijks bruto-inkomen
  • een tijdelijk contract voor de periode van 2 jaar.

Vanwege het belang van diversiteit op de werkvloer (en op dit niveau een overwegend vrouwelijk team) nodigen we voor deze functie expliciet mannen uit te reageren.

Datum van indiensttreding: uiterlijk 1 februari 2021 maar liefst eerder.

Sollicitatie

Je kunt solliciteren door je sollicitatiebrief voorzien van curriculum vitae te sturen vóór 27 november 2020 uitsluitend aan de hand van het sollicitatieformulier.

De RUG is een inclusieve organisatie: een veelzijdige werkgever voor alle groepen in de samenleving. We verwelkomen daarom een diversiteit aan perspectieven, achtergronden en kennis. Onze selectieprocedure volgt de richtlijnen van de sollicitatiecode NVP, http://kpz.nl/wp-content/uploads/2018/03/sollicitatiecode.pdf

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Informatie

Voor informatie kunt u contact opnemen met:

  • Mevrouw M.G.J. Meulman, clustercoördinator, m.g.j.meulman rug.nl
  • Mevrouw J.L. Koster, coördinator secretariaat ACM, j.l.koster rug.nl

Bovenstaand(e) e-mail adres(sen) gelieve niet te gebruiken voor het reageren op de vacatures.

Reageren op deze vacature