Octrooieringsprocedures bij de RUG en het UMCG

In het RUG/UMCG octrooibeleid sinds 2008 is een centraal budget beschikbaar voor octrooikosten, bestaande uit (1) het Octrooifonds RUG/UMCG en (2) het Octrooibudget SBGG. De dienstverlening door TLG/SBGG wordt niet aan de onderzoeksgroep doorberekend. Om tot een verantwoorde besteding van de octrooimiddelen te komen, heeft TLG/SBGG een procesmatige aanpak ontwikkeld voor het screenen van vindingen. Na het melden van een uitvinding door een onderzoeker wordt een vast, stapsgewijs, traject doorlopen:

 

1. Allereerst wordt een intakegesprek gehouden en wordt de onderzoeker gevraagd een Invention Disclosure formulier (IDF) in te vullen. Hierin wordt gevraagd naar de inhoud van de vinding, relevante eerdere publikaties, en naar contracten met een IP paragraaf. Op grond hiervan wordt een eerste inschatting van de mogelijkheden voor octrooïering gemaakt: TLG scant de octrooieringsmogelijkheden (Prior art scan) en SBGG de commerciële mogelijkheden (Idea scan): zie schema. Indien beide positief zijn (ca. 50% v/d aanmeldingen), volgt uitgebreider onderzoek:

2. Uitvoering van een Nieuwheidsonderzoek (Prior art search) door de patent informatie specialist van TLG, die daarvoor gebruik maakt van specialistische databanken. Indien de vinding buiten zijn expertise valt, kan de search worden uitbesteed. De gevonden prior art wordt met de onderzoeker besproken, en er wordt een Prior art report opgesteld.

3. Uitvoering van een Idea Scan (verkennend marktonderzoek) door SBGG met als doel de economische waarde van de vinding zo goed mogelijk in te schatten; ook hiervoor staan specialistische databanken ter beschikking. Als het Idea report positief uitvalt, dan wordt besloten tot een octrooi-indiening.

   Soms bestaat al tijdens deze fase de behoefte om advies in te winnen bij een (externe) octrooigemachtigde (budget maximaal € 2.500).Deze adviseert over de mogelijke octrooi-claims.

4. De beoogde octrooiaanvraag wordt voorgelegd aan het College van Bestuur (CvB) van de RUG voor goedkeuring en daarmee voorgedragen voor financiering uit het centrale budget. Het CvB beslist over alle octrooizaken, ook – via een mandaat -over UMCG/AZG octrooien. Na akkoord wordt opdracht gegeven aan een octrooigemachtigde, meestal van Vereenigde, om de octrooiaanvraag op te stellen en in te dienen.  

Het gehele evaluatie-traject neemt 6-15 weken in beslag. In deze periode mag de uitvinding uiteraard niet openbaar worden gemaakt. Een enkele keer moet een octrooiaanvraag met spoed worden ingediend vanwege een uitkomende publicatie. Getracht wordt dit te vermijden omdat er dan een verhoogde kans bestaat op een slechte beoordeling door de octrooiverlenende instanties hetgeen de hoge kosten van een octrooi-indiening niet rechtvaardigt.

Als een octrooi-initiatief sneuvelt in één van bovengenoemde stappen, dan zijn de tot dan toe gemaakte kosten voor rekening van het centrale budget (“pre-advies” budget van max. € 2.500). Geschat wordt dat dit bij ongeveer één op de 3 à 4 aangemelde en uitgebreid onderzochte uitvindingen het geval is. Als wel besloten wordt tot octrooi-indiening, dan worden de kosten vrijwel geheel door het octrooifonds gedragen. De indieningskosten kunnen sterk variëren maar liggen meestal rond € 10.000,-.Een kwart hiervan, met een maximum van € 2.500,-, komt – eenmalig - ten laste van de onderzoeksgroep.

Onderzoekers wordt er op gewezen dat, conform de Nederlandse Rijksoctrooiwet, de octrooiaanvraag altijd op naam komt te staan van de werkgever: RUG, en bij UMCG aanvragen RUG+AZG samen. Incidenteel is er een aanvraag vanuit de kliniek die t.n.v. AZG komt te staan.

Alle correspondentie over RUG/UMCG octrooi(aanvrag)en gaat naar TLG, met cc aan SBGG en de uitvinder, en eventueel aan een derde mede-eigenaar. Het octrooibeheer inclusief archivering en het financiële beheer wordt door TLG uitgevoerd, SBGG begeleidt de valorisatie. In principe dient een licentie/overdracht/spin-out gerealiseerd te zijn voor het ingaan van (dure) Nationale Fasen, dat is 30 maanden na indiening.