Is de supply chain waarin u opereert volledig lean ingericht? Zijn alle schakels naadloos met elkaar geïntegreerd? Werkt iedereen samen om de gemeenschappelijk vastgestelde doelen te bereiken? En worden uw klanten altijd op de juiste manier bediend? Als dat het geval is, dan is een Quick Scan overbodige luxe.

Heeft uw supply chain echter nog niet de hoogste graad van perfectie bereikt? Dan heeft u beslist baat bij een Quick Scan. In het beste geval geeft deze aanpak u een objectieve bevestiging dat u op de juiste weg bent in het creëren van een volwassen supply chain. Onze ervaring leert echter dat wij u altijd kunnen wijzen op zogenaamde ‘quick-wins’ en op meer fundamentele verbetermogelijkheden.

Systematische aanpak

De Quick Scan Audit Methodology is een systematische aanpak om zowel kwalitatieve als kwantitatieve data van een supply chain te verzamelen en analyseren. De methode is ontwikkeld door Cardiff University en voor het eerst toegepast in de automobielindustrie. In de loop der jaren hebben meer dan honderd bedrijven uit verschillende sectoren en verschillende landen een Quick Scan Audit Methodology ondergaan. De Quick Scan bestaat uit een vast stramien van technieken om data te verzamelen en te analyseren:

1. In kaart brengen van goederen- en informatiestromen,
2. Interviewen van managers op sleutelposities,
3. Analyseren van historische data,
4. Creëren van inzicht in de mate van integratie binnen bedrijven en in de barrieres die een naadloos productieproces belemmeren middels standaard vragenlijsten.

Hoe volwassen is de supply chain?

Op basis van drie factoren wordt een oordeel geveld over de volwassenheid van de supply chain:

1. De onzekerheid in de keten met betrekking tot de vraag van klanten, de aanvoer van materialen en de controle over processen. Het reduceren of zelfs elimineren van onzekerheden leidt immers tot meer controle en verbeterde coördinatie in de supply chain en daarmee tot lagere kosten en hogere (service)kwaliteit.
2. De mindset van managers bij het nemen van beslissingen in de supply chain, vastgesteld door observatie van gedrag en door vragenlijsten over hun argumenten op die beslismomenten.
3. De score op vier klassen (dynamisch gedrag, operationele kenmerken, fysieke situatie en organisatiekenmerken) van in totaal 24 variabelen.

De totale doorlooptijd van de Quick Scan bedraagt ongeveer een maand. De scan zelf neemt zo’n twaalf werkdagen in beslag, waarvan niet meer dan drie of vier dagen bestaan uit het verzamelen van data op locatie bij het bedrijf. Het traject eindigt met een presentatie van de resultaten, de overhandiging van een rapport en een rondetafeldiscussie. Tijdens de discussie komen de goede en zwakke punten, oorzaken en gevolgen en de voorgestelde quick-wins en fundamentele verbeteringen aan bod. Het doel van de discussie is het opstellen van een bedrijfsbreed gedragen actieplan dat moet leiden tot een ‘seamless’ supply chain.

Frans Bakker. Dit team heeft de afgelopen jaren veel onderzoek gedaan bij bedrijven in de foodindustrie en houdt zich daarnaast bezig met vraagstukken op het gebied van supply chain integratie en duurzame productie. Voor het Center for Operational Excellence (COPE) is de Quick Scan een manier om waardevolle data te verzamelen die input vormt voor doorlopend wetenschappelijk onderzoek. De geanonimiseerde data worden daarnaast toegevoegd aan de internationale database van bedrijven die al een Quick Scan hebben ondergaan en waarmee de bestaande database wordt uitgebreid en geactualiseerd. Het bedrijf krijgt dankzij de Quick Scan dus niet alleen inzicht in het functioneren van de supply chain en de eigen rol daarin, maar kan zich ook benchmarken met de andere bedrijven in deze database.

Deelonderzoek: Hoe vind je de balans tussen flexibiliteit en efficiëntie?

Eén van de bedrijven die een Quick Scan heeft ondergaan, kampte met wat Frans Bakker het ‘flexibility/efficiency-dilemma’ noemt. "Het betrof een projectmatig opererend bedrijf dat producten maakt waarover gedurende het project lange tijd grote onzekerheden bestaan: onzekerheden over de exacte eisen van klanten, de regelgeving waaraan het product moet voldoen, de specificaties van de componenten, enzovoorts. Om met die onzekerheden te kunnen omgaan, is een flexibele organisatie vereist. Een flexibele organisatie blinkt doorgaans echter niet uit in efficiëntie, terwijl binnen dit bedrijf juist een grote noodzaak bestond om kosten te besparen", verklaart Bakker, één van de vijf wetenschappers die de Quick Scan hebben uitgevoerd.

Bakker en zijn collega’s hebben voorgesteld om een extra ontkoppelpunt te creëren, waardoor het proces in twee delen wordt opgeknipt. In het eerste deel is het aan verkoop en productontwikkeling om de onzekerheden weg te nemen, wat resulteert in een complete lijst met specificaties voor producten, componenten en documenten. Op het ontkoppelpunt wordt deze lijst overhandigd aan de collega’s van het tweede deel die de uitvoering van het project op zich nemen. Dat omvat onder meer inkoop, assemblage, testing en verzending van het product. Bakker: “Door het tweede deel van het proces slim te plannen, kunnen grote hoeveelheden onderhanden werk en lange doorlooptijden worden voorkomen. Bijkomend voordeel is dat het bedrijf wordt gemotiveerd om het ontkoppelpunt naar voren te halen zodat projecten eerder kunnen worden opgeleverd.”