Netwerk bibliotheken

De bibliotheekwereld staat onder druk. Lokale overheden hebben de afgelopen jaren flink bezuinigd op de subsidies voor openbare bibliotheken. Dit betekent onder meer dat filialen sluiten en collecties krimpen. Daarnaast verandert het gedrag van klanten door digitale ontwikkelingen zoals de opkomst van e-books en webwinkels.

De Koninklijke Bibliotheek (diensten en dienstverlenging van het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken worden vanaf 1 januari 2015 onder de naam KB geleverd) is samen met bibliotheekorganisaties op zoek naar een invulling van de kernfuncties die past bij de veranderende behoeften van klanten en die het mogelijk maakt de dienstverlening overeind te houden. Alle openbare bibliotheken in Nederland worden bijvoorbeeld aangesloten op de online Nederlandse Bibliotheek Catalogus (NBC+), waarmee alle collecties via één uniform internetplatform te raadplegen zijn en waarin ook in toenemende mate de digitale collectie van bibliotheken is opgenomen. Daarnaast bestaan er plannen voor een landelijke bibliotheekpas, waarmee leden in elke bibliotheek van Nederland boeken kunnen lenen of terugbrengen.

Lagere kosten en betere dienstverlening

Ook op logistiek gebied bestaan verschillende mogelijkheden om door gebruik van nieuwe, slimme concepten de kosten van bibliotheken te verlagen en/of de dienstverlening te verbeteren. Het Center for Operational Excellence (COPE) van de Rijksuniversiteit Groningen werkt daarom samen met het KB (voorheen SIOB) en andere partners aan meerdere onderzoeksprojecten. Een aantal van deze projecten valt onder de volgende Dinalog R&D projecten:

• Internetlogistiek: onderzoek naar onder meer een optimale inrichting van distributienetwerken voor leveringen aan consumenten.
• Cargohitching: onderzoek naar geïntegreerde transportnetwerken voor vracht- en/of personenvervoer.

Binnen deze onderzoeksprojecten zijn deelonderzoeken gedefinieerd die oplossingen moeten genereren voor de verschillende problemen waarmee bibliotheken kampen:

1. Collectievorming- en plaatsing. Door collecties te delen hoeven bibliotheken minder te investeren in de aanschaf van nieuwe titels. Maar welke titels, afgaande op het leengedrag, kunnen dan het beste in welke bibliotheek worden geplaatst? En hoe dient het distributienetwerk te worden ingericht om de titels snel en efficiët op de andere locaties af te leveren? Is het bijvoorbeeld wenselijk om een deel van de collectie in een centraal landelijk depot te leggen, of vormen een groter aantal decentrale depots een betere oplossing?
2. Impact van bibliotheeksluitingen. Wat is het effect van de bezuinigingen op het gebruik van bibliotheken. Leidt het sluiten van vestigingen tot ander leengedrag of het opzeggen van lidmaatschappen?
3. Bezorging aan huis of op werk. Bibliotheken denken na over de mogelijkheid om titels via internet aan te vragen en bij de leden te laten bezorgen. Met name in krimpregio's kan dit een interessant concept zijn om de kernfunctie van bibliotheken overeind te houden. In twee pilotprojecten zijn de voor- en nadelen onderzocht: een pilot met thuisbezorging van bibliotheekboeken een krimpregio en een pilot met de aflevering van boeken uit universiteitsbibliotheken op de werkplek.
4. Interne logistiek van bibliotheken. De inrichting van bibliotheken en depots is van grote invloed op de efficiëntie van processen zoals verzamelen en terugzetten van boeken. Eén deelonderzoek betrof een studie naar de mogelijkheid om het verzamelen en terugzetten van boeken in één ronde door de bibliotheek te combineren.
5. Transport en netwerkontwerp. De verwachting is dat het nationaal, regionaal en lokaal transport tussen filialen zal blijven groeien door de mogelijkheid voor leners om niet alleen bij de lokale bibliotheekvestiging maar ook uit andere collecties in het landelijke netwerk titels te kiezen. Wat is een optimale inrichting van het netwerk van filialen en hoe kan het transport van, naar en tussen de filialen het beste worden georganiseerd?
6. Physical Internet. Het Physical Internet is een open logistiek systeem waarbij goederen - vergelijkbaar aan dataverkeer via het internet - via een fysiek netwerk worden gedistribueerd. Dit deelonderzoek is gericht op de vraag of het Physical Internet-concept kan worden toegepast om een efficiënt en duurzaam logistiek systeem voor bibliotheken op te zetten. Eén van de te onderzoeken ideeën betreft sociaal transport: het inzetten van personen (vrijwilligers) voor het transport van boeken.

Een groot aantal onderzoekers is betrokken bij dit doorlopend project. Susanne Wruck is in juni 2014 onder begeleiding van hoogleraren Vis en Boter aan de Vrije Universiteit Amsterdam gepromoveerd op het onderzoek naar het integreren van logistieke processen rondom afhandeling van uitleningen en retouren in bibliotheken. Dit onderzoek is mogelijk gemaakt door de Universiteitsbibliotheek van de Vrije Universiteit Amsterdam. Remco Germs heeft als gepromoveerd onderzoeker de logistieke processen binnen de Universiteitsbibliotheek van de Rijksuniversiteit Groningen nader onderzocht. Gerlach van der Heide is momenteel bezig met zijn onderzoek naar nieuwe logistieke concepten voor bibliotheken binnen het Dinalog R&D-project op het gebied van internetlogistiek. Binnen beide Dinalog R&D-projecten werken studenten en junior onderzoekers aan meerdere vraagstukken zoals hierboven genoemd. Ook de komende jaren zal optimalisatie van het bibliotheeknetwerk onderwerp van onderzoek blijven aan de Rijksuniversiteit Groningen.

Deelonderzoek: welke boeken leg je centraal en welke lokaal neer?

Gerlach van der Heide is na zijn afstudeeropdracht over het leenverkeer tussen bibliotheken gestart met een promotieonderzoek naar de optimale inrichting van het bibliotheeknetwerk. Een van de thema’s is centralisatie van de distributie. Door de collecties van bibliotheken in een centraal depot te stallen, ontstaan schaalvoordelen en dalen de logistieke kosten. Bovendien kan in een centraal depot het logistieke handwerk worden gedaan door magazijnmedewerkers in plaats van dure bibliothecarissen. "Eén van de vragen waarop ik antwoord probeer te vinden betreft de prijs die consumenten moeten betalen voor het verzenden van een boek vanuit het centrale depot. Deze dienst moet natuurlijk voor iedereen beschikbaar zijn en betaalbaar blijven. Als we de verzending echter helemaal gratis maken, gaan leners meer bestellen dan ze nodig hebben en kan de vraag zomaar verdrievoudigen", vertelt Van der Heide.

Een andere vraag is hoeveel exemplaren van een titel je in het centrale depot moet neerleggen en hoeveel exemplaren op de lokale vestigingen. "Het ligt voor de hand om op de lokale vestigingen vooral goedlopende titels neer te leggen en de minder populaire boeken in het centrale depot op voorraad te nemen. We proberen hiervoor een model op te zetten dat praktisch toepasbaar is, maar ook wetenschappelijk interessant is."

Van der Heide wil graag ook nog een relatie leggen tussen de logistieke uitdagingen in de bibliotheekwereld en de vraagstukken rond internetlogistiek. "Ook bibliotheken bieden straks de mogelijkheid om online vanuit huis boeken te bestellen en misschien zelfs thuis te laten afleveren. Het belangrijkste verschil is dat de bibliotheken honderd procent retour krijgen."